導入事例

出張経費だけでなく、社員の動きも「見える化」を実現

株式会社アールシーコア

株式会社アールシーコアが手がける「BESS」は、ログハウスをはじめとした個性的な木の家を扱う住宅ブランド。全国に「LOGWAY」と名付けられた展示場を展開し、訪れる人に暮らしの楽しさを伝えています。
2020年2月、「BESS」事業において出張経費を把握したいとの思いから、マイナビBTMを導入されました。導入に至る背景や、導入後の取り組みについて、株式会社アールシーコア 成毛幸夫さまにお話をうかがいました。

  • 200ー300名
  • 住宅の企画・製造・販売
  • 生産拠点の増加にともない出張回数・出張コストが増加していた
  • 社員の立替払いの負荷が大きかった
  • 災害発生時などリスク管理の面からも出張状況を把握したかった
  • 出張実態、不適切な支出などを把握したかった
  • 出張手配から精算までワンストップでの運用で、出張関連業務を効率化できた
  • 一括精算により出張者の立替精算の負担がなくなった
  • 経理部門の月ごとの経費精算工数が削減できた
  • 部門・社員ごとの出張経費の把握ができるようになった
  • 社員の動きの「見える化」ができた
株式会社アールシーコア 社長室 成毛幸夫さま(右)、同 総務・人事室 丸山登紀江さま


――御社は出張の機会が多いとうかがいましたが、その理由からお聞かせいただけますでしょうか



大きく分けて2つあります。ひとつは、全国に展示場が存在すること。当社はログハウスなど、自然材を用いた住宅を商材としており、「LOGWAY」という展示場を全国にフランチャイズ展開しています。 LOGWAYは現在約40拠点あり、昨年よりエリアマネージャーが本社から赴いて研修や指導などを行うようにしています。「梺(ふもと)ぐらし」をコンセプトとしているため、出張先は地方が多く、必然的に滞在期間も長くなってしまいます。
もうひとつの理由は、生産拠点を国内に移したことです。当社の「生産革新」の一環で、昨年からログハウスの木材を海外産の輸入から国内産に切り替えました。各地方に生産拠点を設けたため、定期的に生産管理メンバーの出張も発生します。 これらの施策により、昨年は出張経費が前年比の1.6倍にまで膨らみました。出張が多発したことで管理が追いつかなくなり、全ての実態を把握することが難しくなってしまったのです。

BESSの展示場「LOGWAY」。さまざまなログハウスが立ち並ぶ。薪割りやたき火などの体験イベントなども開催

立替払いなど、社員の負担軽減も視野に


――他にはどのような課題を感じていたのでしょうか。


管理部門の負荷も課題でしたが、社員への負荷も課題でした。出張が発生した場合、社員それぞれがホテルや飛行機の予約を行うため、どうしても立替払いになってしまいます。多いときは旅費に月100万円もかかった社員もいたため、立替の金額が負担になっていました。
また、安全上の問題もあります。出張申請に行き先を記載するようにしているのですが、細かな旅程や宿泊先までは書かないことも多く、今どこに誰が滞在しているのか把握できていなかったのです。災害発生時のことを考えれば、解決したい課題のひとつでした。


――マイナビBTMを導入した決め手はなんだったのでしょうか。


出張に抱えていた課題をシンプルに解決できるうえ、他社に比べて価格的にも優位性があったのが大きいですね。不正な出張の防止や、不適切な費用での予約も防止したかったので、「見える化」が可能なことも大きなポイントになりました。
最初に問い合わせたのが、2019年の12月ごろ。年明けから経理部門やシステム部門に説明する機会を設け、2月には導入が完了していました。

スムーズな導入を実現。「見える化」による抑止力にも期待

株式会社アールシーコア 成毛幸夫さま


――導入後、社内の反応はいかがでしたか?


新しいものに抵抗を感じる社員もいるかと思ったのですが、メリットのほうを感じてもらえたらしく、「手配が簡単」「立替払いをせずに済む」と、プラスの反応をよく聞きました。もともと社員が自分でホテルや飛行機をネット予約していたこともあり、「使い方がわからない」などの問い合わせもありませんでしたね。
マイナビのカスタマーサクセス部門から説明会の提案もいただいていましたが、結局、社内周知だけで十分使いこなせるようになっていました。部署を限定するといったスモールスタートも必要なく、出張が発生した社員がいたら利用をうながすようにしています。


――管理部門への効果についてはいかがですか。


マイナビから出張費用が一括請求されるため、月初に行っていた経費精算伝票処理の工数を削減できました。また、どの部門の誰がどれくらい旅費を使っているのか、可視化できるようになったのは非常に大きいですね。これまでも経費データを集計すれば数字を見ることはできましたが、マイナビBTMはボタン一つで直ぐにグラフが確認できるので助かっています。
管理部門が経費の費用対効果や生産性をチェックできる体制が整えば、他の部門は自分たちの業績を上げることにリソースを集中できます。その一歩として、やはり「見える化」は欠かせません。旅費がいつでも可視化できることで、社員に「使い方が見られている」ことが浸透すれば、コストカットの意識も芽生えるのではと思います。

社員の動きがわかれば、コミュニケーションが生まれる


――他に副次的な効果などはありましたでしょうか。


ホテルや飛行機、レンタカーなどの予約を一元化できるので、社員同士で動きが見えやすくなったのは良かったですね。「この人は今日ここに行ってるんだ」「今あそこでこんなことをしているんだ」ということが分かれば、コミュニケーションの糸口にもなりますから。

あと、これは副次的な効果に含めていいのかわかりませんが、社内の月次表彰制度で管理部門の役員から推薦をもらい、マイナビBTMの導入が「ナイスアイデア賞」として表彰されました。
これまで誰も管理できていなかった部分を、低コストで見える化&コストダウンできたことが評価されたと聞いています。
この先、もっと社内に浸透させて、さらなるコストダウンを図るように……というプレッシャーも感じますが(笑)

月次表彰で「ナイスアイデア賞」を受賞。マスコットの「ビッグフットボーイ」も贈られた

感性が大切な商品だからこそ、出張はなくならない


――さらなる業務改善など、今後のIT活用について展望をお聞かせください。


IT関連の業務改善は遅れを取っていた部分も多く、生産管理や物流など新たな仕組みの導入を続けています。出張経費の把握もそのひとつで、今回のマイナビBTMにつながりました。社風として、新しいことに挑戦しよう、どんどんいい方向に変えていこうというマインドは持っていますので、こうした動きを続けていきたいですね。

今年に入ってから新型コロナウイルスの影響もあり、展示場や生産拠点の運用・管理などはかなりイレギュラーな状態にありました。ただ、状況が落ち着けば、今後出張も増えると思います。ログハウスという商品である以上、実際にお客様に来ていただき、感じていただく部分が大きいのです。感性が大切になりますので、リモートでは伝わらないことも多いのです。

現地での説明や、エリアマネージャーによる研修が再び行われるようになれば、よりマイナビBTMを活用する場面も多くなるでしょう。改めて、周知によって利用をうながしたり、利用者の声を拾ったりなどして、さらに社内に浸透させていければと思います。


(2020年7月 株式会社アールシーコア 本社にて取材)

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