交通費精算は領収書なしでも出来る?紛失した時の対処法と交通費精算の基本

経費の精算において、基本的に領収書は必要なものです。しかし、領収書が発行されていない場合や紛失してしまうこともあるでしょう。そのような場合に、対処すべき方法を押さえておくことで、日々の経理処理もスムーズになっていくはずです。特に交通費を精算する際の基本的な事項をきちんと押さえておきましょう。今回は、領収書が手元にないときの交通費の精算について、対処法を詳しく見ていきます。

本記事の内容:領収書がない場合の交通費精算の方法について

交通費精算に領収書はなぜ必要なのか?

不正な申請を防ぐためにも、交通費の精算には領収書が必要です。ここでは経費を精算する際の基本的なポイント について解説していきます。

経費精算を行う意味

経費精算というのは、本来であれば会社が支払う経費を従業員が立て替えて支払うことを指すものであり、後日立て替えたものを精算する必要があります。経費の立て替えは、日々の業務のなかでさまざまなものがあるでしょう。たとえば、出張時に発生した旅費や取引先を訪問する際にかかる交通費などがあげられます。金額が大きなものであれば、あらかじめ経費としてかかる金額の仮払いを受けることもありますが、立て替えて支払いを行ったときには、領収書などの必要書類を添えて経費の精算を行うのが一般的です。

交通費と旅費交通費の違い

交通費は経費として精算する代表的なものであり、一般的には通勤定期券や駐車場代、電車代・バス代・タクシー代などがあります。勤務先や職場近くの取引先への訪問など、比較的近距離の移動にかかる費用といった捉え方をされています。その一方で、旅費交通費は旅費と交通費を組み合わせた勘定科目のことを指します。2つの経費が組み合わさっているのは、出張時に使用することが多い勘定科目だからです。旅費交通費は出張する際の宿泊費や出張手当などを含む「旅費」と、電車・新幹線・飛行機・タクシー他、乗り物の代金や高速代といった「交通費」を合わせて処理します。通常業務と出張などの特別な業務でかかった経費を分ける目的があるのです。

経費精算で領収書が必要となる理由

経費精算で領収書が必要なのは、支払いの根拠資料として残しておかなければならないからです。法律上認められた経費として取り扱うためには、金銭を支払ったことを証明する必要があります。一定の項目が記載されているのであれば領収書だけでなくレシートでも構いません。領収書として記載されていなければならない項目は、取引を行った年月日・取引先・取引金額・購入した商品やサービスの名目の4つとなっています。領収証や受領書といった名前のものであっても、記載項目を満たしていれば領収書と同じように扱われます。

領収書には印紙の貼付が必要であるものの、仮に印紙が貼られていなかったとしても経費と認められる可能性はあります。印紙税を納める義務は領収書を発行した相手方にあるためであり、日常の経理業務においては領収書をきちんと保管して経費精算を行えば問題ははいでしょう。

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領収書がない場合の交通費精算方法は?       

経費精算には領収書が必要ですが、領収書なしだからといって精算が行えないわけではありません。ここでは、領収書がない場合の交通費の精算方法について紹介します。

領収書がないケースでの経費精算の流れ

何らかの理由で領収書がない場合には、まず 社内規定の確認や経理担当者への相談が必要になります。旅費交通費精算書や出金伝票を提出して対応するケースが多いため、ミスや不正を防ぐためにも書類作成のためのポイントをきちんと押さえておきましょう。

「旅費交通費精算書」の作成方法

旅費交通費精算書は、単に交通費を精算する書類ではなく、出張時にかかった旅費と交通費をまとめて精算するためのものです。1つにまとめることによって、経理処理のミスを防ぐことにもつながります。旅費交通費精算書に盛り込むべき内容としては、利用年月日・氏名・所属といった基本情報のほかに、訪問先・利用交通機関・出発地・到着地などを記載します。また、各項目の金額・合計金額・片道もしくは往復の利用などの項目の記載も必要です。会社によっては、申請日・行き先・目的なども記入する必要があるでしょう。

旅費交通費精算書を作成する際には、出張が終わった月内に処理をしておくことが大切です。従業員からの申請が遅れてしまうとスムーズに処理ができなくなってしまうので、早めに提出してもらうようにしましょう。また、記入する金額や費用の名目などは正しく書き、不明点は経理担当者に相談をすることが重要です。そして、領収書を不備なく提出できるようにそろえておくことも意識することが大事だといえます。

「出金伝票」の作成方法

出金伝票は領収書が発行されない場合などに、現金を支払った記録を残しておくために作成するものです。たとえば、社用で冠婚葬祭に出席したり、自動販売機で飲料水を購入したりしたときに出金伝票を活用します。また、取引先が個人事業主などで領収書を発行してもらえないときにも、作成しておく必要があります。出金伝票に盛り込むべき内容としては申請日・氏名・支払先のほかに、勘定科目・摘要(商品などの内容)・各項目の金額・合計金額です。出金伝票を作成する際には、摘要欄の内容を分かりやすく書くといった点に気をつけておきましょう。また、公共交通機関を利用したときに領収書が発行されない場合もあるので、どういった経路でいくら使ったのかをメモに残しておくことも大切です。

出金伝票はあくまでも臨時で作成するという意味合いが強いため、可能なかぎり領収書をそろえられるようにしておきましょう。

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旅費交通費精算書・出金伝票で必要となる添付書類

旅費交通費精算書や出金伝票を作成するときには、添付書類についても意識を向けておく必要があります。交通費の領収書の取得方法として、Suicaなどのicカードでのチャージや新幹線などの固定料金での発券方法をよく確認しておきましょう。券売機で切符を購入するときには、領収書も発行するのを忘れないことが肝心です。また、実際に交通費がかかったことを裏付ける書類としては、業務日報などもあげられます。現金で支払った場合には出金伝票のほかに、現金出納帳への記帳もこまめに行っておきましょう。支払ったことを証明する書類は多ければ多いほど良く、間違いや不正を防げるだけでなく、税務調査の際に税務署から指摘を受ける箇所を減らせるはずです。

領収書は不要になる? ペーパーレス化への動きと法改正

これまで述べたような、旅費交通費精算書や出金伝票での経費精算は、時間と手間がかかるだけでなく、ミスや不正の原因にもなります。近年、ペーパーレス化へが進む中、2020年10月1日から電子帳簿保存法の改正が適用となりました。

この改正ではテレワークやキャッシュレス決済の普及によるクラウドサービスやスマートフォンアプリの利用など、より社会の実態に即した運用のための法整備がされています。実際にクラウドサービスやスマートフォンアプリを利用した経費精算はスムーズかつ短時間で行えることから、導入する企業が増えています。
今回の改正でペーパーレス化が進み、いずれは交通費精算時に紙の領収書が不要になることが期待されています。下記の手段も参考にしながら効率化を進めていきましょう。

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交通費精算を効率化するためには?

交通費の精算をできるだけ効率的に行うためには、交通系ICカードやクラウドサービス、出張手配サービスなどの活用を検討してみると良いでしょう。それぞれの特徴を解説していきます。

利用履歴をうまく活用できる交通系ICカード

交通系ICカードを活用すれば、実際に使用した区間や金額を把握しやすくなります。駅やインターネットを通じて利用履歴が分かるため、正確な情報を得られるなどのメリットがあるでしょう。細かな金額の交通費精算であれば、交通系ICカードを活用したほうが経理処理の手間を圧縮できます。

クラウドサービスを利用する方法

経費の精算を手動で行っていると手間や時間がかかるだけでなく、ミスが発生しやすくなります。交通費精算システムを備えたクラウドサービスなどを利用することによって、システムを自動化し、業務の効率化を図っていくことが大切です。交通費計算・記録・申請の作業を簡略化でき、自動計算によって消費税の記載漏れなどのミスも防げます。PCだけでなく、スマートフォンアプリで入力ができるものもあるので、手軽に利用できて便利です。自社に合った会計ソフトを導入してみましょう。

また、経理作業にそれほど手間をかけられない場合もあります。rpa(ロボテック・プロセス・オートメーション)を活用すれば、エクセル(Excel)に入力するような定型作業をソフトウェア型のロボットが代行してくれるので、日々の経理業務を効率化できるのです。rpaを導入することで経費の計上漏れなどがなくなり、経理処理がスムーズに行えるでしょう。

出張手配サービスを利用して経理業務を効率化する

出張手配サービスを利用すれば、出張のために必要なホテルや交通機関の予約がスムーズに済みます。費用は会社に対して一括請求される仕組みであるため、従業員ごとの精算が不要となり、経理処理にかかるリソースを減らせるのです。交通費の不正受給やカラ出張などの不正防止にもつながり、メリットが大きいといえます。

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交通費精算がそもそも不要に?経費削減にも役立つ出張手配・管理サービス

経費管理システム・出張管理システムの導入で業務効率化を

経費管理システムの導入も、有効な方法です。たとえば、現場で経費を使う従業員が直接入力できるシステムを導入すれば、リアルタイムで支出を把握できるようになり、費用管理が簡単にできるようになります。さらに、出張管理システムも導入すれば、数値の見える化と出張管理、仕事経費精算、請求書作成業務の効率化を同時に実現できるため、経費削減のスピードが上がることも期待できます。

■システム導入時におさえるべきポイントは?
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マイナビBTMなら経理業務の簡略化、経費を可視化&経費削減も

出張管理システム「マイナビBTM」のメリットは、 めんどうな経費精算の手間をなくすことで、経理担当社員の業務も軽減できること。さらに交通費・旅費など含め、出張データを一元管理できることも特徴です。

社員ごと、部署ごとに出張先、回数、費用などが一覧で確認できるため、適正に経費利用がされているかを確認できます。データ分析によって、出張経費の削減も推進できるメリットもあります。

経費精算業務の効率化にむけて、交通系ICカードやクラウドサービスの活用を進めよう!

交通費などの経費を精算する際には、領収書をきちんと手元に保管しておく必要があります。もし、領収書がない場合は旅費交通費精算書や出金伝票で対応することになるので、作成手順をしっかりと押さえておきましょう。また、日々の経理業務を効率化してミスを防ぐためには、交通系ICカードやクラウドサービスを活用することも念頭に置いておくことが大切です。不正防止を意識しつつ、事務負担の軽減を検討してみましょう。

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