出張者の新幹線手配、経費処理の気をつけることと効率化に役立つBTM

東京から大阪など、国内の出張では新幹線を利用する機会が多く出てきます。新幹線の切符は管理者だけでなく出張者自身が手配することがありますが、交通費が高額ですので必ず領収書を発行してもらうよう徹底しておきましょう。また、出張費の不正受給にもつながりやすいため、旅費規程を設けたりチェック体制を整えたりする必要があります。ここでは、新幹線の切符を手配するときや経費処理の注意点について詳しく紹介していきます。

本記事の内容:新幹線の手配時と経費処理時の注意点

出張者の新幹線を代理手配するときに気をつけること

時間に余裕があるときは前もって新幹線切符を手配します。担当者が代理で手配するときに、気を付けるべき点を押さえておきましょう。

早めに事前予約をする

新幹線切符を代理手配するときは、出張の日程が確定次第すぐに手配することをおすすめします。それは、切符の予約が早く埋まってしまう可能性があるからです。東京や名古屋、新大阪等の都市を結ぶ路線の運行本数は多いのですが、時期や時間帯によってはすぐに空きがなくなることがあります。

東京や大阪間の新幹線は、平日の昼間や夕方、特に金曜日の夕方以降は出張者で混雑しやすく、さらに人気のイベント等と日程が重なった場合は、予約を取るのが困難になることを覚えておきましょう。万が一指定席で切符が手配できず、自由席の通路で立ったままでの移動になると、出張者にとって大きな負担になってしまいます。

新幹線手配後に出張がキャンセルとなった場合

切符手配後に出張がキャンセルとなった場合は、払い戻し手続きを行います。手続きの際は、切符の種類によって払い戻し期日が異なることを覚えておきましょう。その際の手数料は、すべて会社の負担となります。

また、払い戻し手続きを行う場所は、購入場所によって異なります。基本的には駅の窓口で行いますが、旅行会社で購入したときは購入した店舗で、Web予約の場合は予約サイトでそれぞれ手続きをしてください。

代理手配時の注意点
・時期や時間帯によってはすぐに空きがなくなるので、出張の日程が確定次第すぐに手配する
・払い戻し期日は、切符の種類によって異なる
・払い戻し手続きを行う場所は、購入場所によって異なる

出張時の新幹線の領収書管理を徹底しよう

出張者が自分で新幹線切符を手配するときは、切符代が高額となることから必ず領収書を提出するように徹底しておきましょう。

新幹線の領収書が提出必須とされている理由

広島や福岡など長距離移動をしたときの切符代は30,000円以上にもなることが多く、税務調査のために領収書の保管が必要です。また、領収書を提出させることで、交通費の不正受給の防止にもつながります。

移動でかかった電車賃の領収書の提出は、 一般的には必要ありません。それは支払額が30,000円未満の場合は領収書の保存が義務付けられていないこと、交通費精算が膨大な量になると経理部の負担が大きくなるという理由があります。

新幹線の領収書の発行方法について

新幹線を使う出張者に対して、領収書の発行方法について教示しておくことが大切です。駅で切符を購入した場合、みどりの窓口なら係員にお願いし、券売機なら領収証発行ボタンを押します。

Webから切符を予約した場合の発行方法は2通りに分かれます。券売機の場合は領収書発行ボタンから発行し、チケットレスサービスはサイトにある申し込み確認画面から領収書をダウンロードします。新幹線の領収書に日付は必要ですが、宛名がなくても税法上は問題ありません。

領収書の後日発行も可能ですが…

新幹線切符の購入時に領収書の発行を忘れても、後日発行が可能です。切符を利用する前であれば、購入した駅の窓口で領収書を発行してもらえ、乗車後でも改札を通る前であれば切符を領収書として使えます。しかし、改札通過後は領収書の発行ができなくなります。出張者には購入時か発券時に、領収書を発行するルールを徹底しておくことをおすすめします。

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社員単位で旅費規程の設定可能!出張費用の適正化も

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出張交通費の着服を防ごう

社員が出張交通費を不正受給しているケースも残念ながら存在します。不正受給を防ぐためにも、不正の実例や具体的な対策について理解しておきましょう。

切符の払い戻しを悪用した不正の存在

出張費の不正受給はさまざまなケースが想定されるので、実例を把握しておくと参考になります。実際は夜行バスや高速バスなど格安の交通手段で移動し、新幹線や飛行機の切符を払い戻した差額分を不正受給したケースが報告されています。また、パックプランに変更し、申請した費用との差額分をもらった事例もあるようです。

ほかにも、出張先での宿泊を申請したにもかかわらず、実際は日帰りにして宿泊代を受け取る、申請したホテルやビジネスホテルよりも安いところに宿泊し差額分を懐に入れているケースもあるのです。さらには、架空の出張をでっちあげて遊んで帰ってくる、いわゆる「カラ出張」と呼ばれる悪質なケースもあります。カラ出張は、出張者の現地での過ごし方までは経理担当者も確認できないため、不正が発覚しにくいのです。

新幹線出張費の不正受給への対策

出張費の不正受給を防ぐためには、正確な領収書の提出を徹底させて旅費規定を周知させることがポイントです。社内ルールで交通手段や宿泊先についての明確な規定がないと、出張者の虚偽を取り締まることが難しくなります。

また、正しい領収書の提出を規定内で義務付けることで、不正を防ぐ効果が期待できるでしょう。カラ出張を防止するためには、出張の必要性や内容を証明させる出張報告書の提出を義務付けると効果的です。

経理のシステム化で不正受給防止と仕事の効率化を目指す

新幹線の切符代は高額であるため、領収書を発行してもらうことを徹底しましょう。領収書は税務調査のときに必要ですし、出張費の不正受給を防ぐ効果も期待できます。

また、不正受給を防ぐためには、旅費規定を設けて社員に周知させること、経費のチェックシステムを強化することが大切です。経理や総務の業務効率化を図るために、経費精算システムを導入するのも手段のひとつでしょう。

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