経費削減のポイントとは?従業員のモチベーションを下げずにコストを削減する方法

バク上司

上司バク

経費削減するように社長からいわれたよ…

バク部下

部下バク

え、僕クビなんですか!

バク上司

上司バク

いやいやそんな。削減できる経費は、人件費以外にもたくさんあるんだよ

バク部下

部下バク

じゃあ、僕のリンゴも減らされちゃうのかなぁ…

バク上司

上司バク

リンゴを会社の経費で買わないでね

経営目標として売上を気にする経営者は多いでしょう。しかし、ただ売上が増えているだけで、会社が成長していると一概には言えません。その売上から費用を差し引いた「利益」を増やすことも重要です。

利益を増やすためには、売上を増やすと同時に費用を減らす、つまり経費削減を行わなければなりません。そこで今回は、経費削減をするメリットと主な削減方法について紹介します。

本記事の内容:経費削減をするメリットと主な削減方法を紹介します

経費削減に関する基礎知識

まずは会社における経費削減とは何か、どのようなメリットがあるのかについて紹介します。

経費削減とは

経費削減とは、主に会社の事業運営のために使用する経費を削ることです。
コスト削減やコストカット、合理化と呼ばれることもあります。基本的に事業運営に関係のある費用は、すべて経費に含まれることを覚えておきましょう。会社の利益を上げるには、売上を増やすことと経費を削減することが欠かせません。

効率よく経費を削減するためには、どのようなことにどれくらい経費が使われているのか、把握しておくことが重要です。まず、会社の経費は大きく分けて、オペレーションコスト、オフィスコスト、エネルギーコストの3つに分けることができます。

■オペレーションコストとは、主に物流費や社員に支払う人件費のことです。これらのコストは事業が大きくなるほど大きくなり、経費の中でも高い割合を占めます。
つまり、人件費削減(業務改善)は大きな経費削減につながります。ただし、リストラなどを行って単純に従業員の数を減らすと、業務に支障がでたり、残った社員の負担が増えてしまうので、全体的なモチベーションが下がってしまう可能性もあります。人件費削減は最終手段と言えるでしょう。

■ オフィスコストとは、建物の賃料、維持管理費、複合機のリース代から紙代、印刷代、文房具代など、職場環境を整えるためにかかる費用です。例えば、請求書などのペーパーレス化を進めて印刷費や紙代を節約するなど、工夫次第では比較的簡単に実施することが可能です。経費の中では削減を目指しやすい項目と言えるでしょう。

■ エネルギーコストとは、日常生活に欠かせない電気代や水道代などのライフラインに関わるコストです。以前は選択肢がなく節約しにくい項目でしたが、電力会社、ガス会社などの自由化に伴い、節約しやすくなりました。毎月必ず発生する費用であるため、削減できれば大きな成果を上げることも可能です。日常業務として良く使われる経費の例としては、他にも交通費、通信費、支払手数料、減価償却費などがあります。これらの経費を1つずつ確認し、無駄がないかを考えていくことも重要です。

・オペレーションコスト…物流費や人件費など
・オフィスコスト…賃料や文具代など職場環境を整えるためにかかるコスト
・エネルギーコスト…電気代や水道代などライフラインに関わるコスト

経費削減を行うメリット

経費削減を行うメリットは、無駄な出費を削減することで利益率の向上が期待できることです。無駄な経費を削減することができれば、その分会社の利益を上げることができます。売上を増やすには、PDCAを回しながら 地道に営業活動を行っていかなければならないですが、経費削減は実施すればすぐに効果を実感できるというのも大きいでしょう。

利益が上がればその分事業への投資、従業員の給料、福利厚生の充実にあてる金額も増やすことができます。経費削減が社員の利益につながることが分かれば、会社全体の士気も高まり、社員のモチベーション向上にも役立ちます。社内の環境が良くなることは、直接的、間接的に利害関係者となる顧客、消費者、株主などのステークホルダーからの信頼も得やすくなるでしょう。

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経費削減の主な方法

経費削減のためには今ある経費を1つ1つ見直していくことが大切です。経費削減の具体的な方法について項目別に見ていきましょう。

交通費・出張費

交通費の場合は、通勤手当を支給するときに、通勤経路が最短経路か、最安経路かどうかをチェックすることから始めます。電車を乗り継いで出勤している場合、経路によっては金額に差が出ることもあるためです。出張費の削減には、会議のためだけの出張を控え、インターネット回線を利用したWeb会議を導入するのもひとつの手段です。また、交通費や出張費の申請を承認制にして、承認者が確認し、承認印を押した精算書を経理に提出させるようにすると不正の抑制効果も期待できます。

さらに、法人専門の宿泊予約サイトなどを活用すれば、通常よりもお得に宿泊できるケースもあり、経費削減効果が期待できます。出張申請から手配したチケット、経理での旅費精算までを一元管理することができる出張管理システムを導入すれば、申請から出張手配、精算処理までがスムーズになるでしょう。出張先からスマホのアプリで直接管理できるものもあるため、レシートや領収書の管理も楽になり、紛失も防ぐことができます。

・通勤手当支給の際に、通勤経路の確認をする
・Web会議導入を検討する
・交通費、出張費を承認制にする
・法人向け宿泊予約サイトを利用する

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水道・光熱費

水道・光熱費の節約は、まず自社にあった契約プランになっているかどうかを確認することから始めましょう。自社の業務形態にあったプランを選ぶことが大切です。また、電力自由化により電力会社を比較して加入できるようになったため、電力会社を乗り換えることで光熱費が安くなることもあります。社内の照明に蛍光灯を使っている場合は、ランニングコストの安いLED照明に切り替えましょう。消費電力を抑えることができます。

なかなか結果の出にくい水道代の節約には、節水型トイレの導入が効果的です。トイレのふたはこまめに閉める、使っていない部屋の電気は消す、エアコンのフィルターをこまめに掃除するなど、ちょっとした心配りで節約できる項目があります。

・水道、光熱費の契約プランが自社の業務形態に最適か改めて見直す
・省エネ家電の導入

 └照明を蛍光灯⇒LED照明に切り替える/節約型トイレの導入
・省エネにつながる行動を呼びかける
 └電気をこまめに消す/エアコンのフィルターをこまめに掃除する

通信費

通信費の経費削減では、サーバーやパソコン代の見直しを行います。不要なオプションに加入していないか、高機能すぎるパソコンを購入していないか確認してみましょう。無駄をなくすために、用途に合わせて契約プランを見直すことも大切です。携帯電話やIP電話とセット料金で安くなるケースもあります。

人件費

人件費を削減するためには、業務内容を見直して不要な業務を減らすことで実現可能です。経費精算システムを導入すれば、経理作業がスムーズに進むため、余計な人員を割くことなく残業代の削減にもつながります。外部に委託できる作業などはアウトソーシングを活用することも検討してみましょう。

事務所の家賃

賃貸の場合は、周囲の家賃相場と比較して高額になっていないか確認することが大切です。毎年適正価格かどうかチェックしてみましょう。高額な場合、話し合いによっては賃料が安くなる可能性もあります。賃料は固定費として必ずかかってくる経費のため、場合によってはより安価な賃料のビルへの引っ越しも検討してみましょう。

保険料

役員、従業員にかける生命保険や損害保険なども、定期的な見直しが必要な経費のひとつです。保険内容や保険金額などは常に変動があるため、既存の保険契約が合わなくなっているケースもあります。余計な保険に入っていないか、逆に必要な保険にきちんと入っているかを定期的に専門家のアドバイスを受けて見直していきましょう。

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経費を削減するときのポイント

次に経費を削減するときのポイントについて見ていきましょう。経費削減は会社の利益向上のためにも欠かせませんが、中には経費削減をしたことによって業務に支障をきたすこともあります。

経費削減の妥当性を慎重に検討する

過度な経費削減により会社にとって不利益が出てしまうケースもあるため、経費の削減が及ぼす影響を検討した上で実行することが大切です。社員の意欲が低下し、労働効率が悪化してしまうような方法は取るべきではありません。最悪の結果、サービスや商品の品質低下し、自社の信用が低下する恐れがあります。

社員の意欲を低下させないための対策案として、「年額いくらの経費を削減したいと思っているのか」、「どうして経費削減をしなければいけないのか」を、業績とあわせて具体的に伝えておく方法があります。社員の理解を得ることができれば、社内で一丸となって経費削減を進めることができるでしょう。どのように経費削減を進めていくのか、経費削減の進め方もあらかじめ示しておくことが大切です。

業務をマニュアル化する

1人の社員が1つの業務を長く担当しているような場合、その社員が辞めると業務が滞り、後任の社員を育てるための教育コストが必要となります。この場合、事前にルーチンワークを標準化してマニュアルを作成しておくと、引継ぎの際に多くの時間をかける必要がなくなるので、結果、業務の効率化に繋がります。こういった一つ一つの細かな作業時間を減らすことができれば、余分な人員を割く必要がなくなり、人件費の抑制につながります。さらに、業務をマニュアル化し整理をすることで業務の無駄を見つけることもできます。

システムの導入を検討する

業務効率化するシステムを導入すれば、余分な業務に割いていた時間を効率的に活用することができるので、生産性の向上につながります。各種システムを導入すれば、作業が標準化されるので専門性も不要になります。人件費が削減できるだけでなく、用紙代の削減などのオフィスコスト削減も期待できます。導入するシステムの例としては、経費精算システム、出張手配管理システム、タスク管理システム、チャットシステムなどがあります。

経費精算業務の効率化は、企業全体として目的をもって取り組み、実施したい課題のひとつでもあります。経費精算システムを導入すると、経理担当者にとって負担の大きい事務処理の時間を短縮できる、申請者の誤記入が減る、従業員への問い合わせ対応の時間が短縮するなどの効果が期待できます。

【経費削減のポイント】
・経費削減を行う具体的な「理由」と「数字」を明確にする
・ルーティンワークは整理してマニュアル化。誰にでも見えるようにする
・業務効率化システムを導入し、作業の標準化をはかる


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長い目で見た経費削減を目指そう!

経費削減のためには、社員と企業が一丸となって無駄をなくそうと取り組む努力が必要です。
社員と企業側に温度差がある場合、うまくいきません。経費削減をしたことで社員に負担がいくようでは失敗でしょう。また、コストを削減したことでサービスや商品の質の低下につながることがあってはなりません。長い目で見て、社員にも企業にもメリットのあるコスト削減を行うことが大切です。

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