社員旅行を経費で処理するには?必要な条件と便利な出張管理システム

社員旅行は従業員等の交流を深め、良好なコミュニケーションを育むことを目的とした社内行事のひとつです。仕事の疲れを癒し、ストレス解消効果も期待できるため、社員旅行を福利厚生の一環として取り入れている、または取り入れたいと考えている企業も多いのではないでしょうか。しかし、経費処理するときにはいくつか注意が必要です。こちらの記事では、社員旅行を経費処理するときの条件と出張旅行で役立つ管理システムをご紹介します。

本記事の内容:
・社員旅行を経費処理する際の条件と注意点
・出張旅行の管理で役立つシステムについて

社員旅行を経費処理するときの勘定科目

社員旅行は一般的に福利厚生費として処理されます。ここでは、社員旅行を経費処理するときの勘定科目について詳しく見ていきましょう。

福利厚生費とは

福利厚生費は、従業員の快適な就業環境や私生活をサポートするために、役員以外の従業員に公平に支払われる給与以外の費用のことです。福利厚生の手厚さは、従業員が働きやすい環境であるか見極めるポイントとして大きな役割を担っています。

そのため、福利厚生を充実させ社内環境を整えることで、従業員の会社満足度を上げ、離職率を下げたいと考える企業も多いのではないでしょうか。福利厚生費は企業としては大きな出費となることもありますが、一定金額内に収められると非課税となるため節税効果も期待できます。

福利厚生費には法律で定められている「法定福利厚生」と企業が独自で定める「法定外福利厚生」の二種類があります。

▼法定福利厚生
「法定福利厚生」とは、事業主が全額負担している「労災保険料」や「子ども・子育て拠出金」、事業主が一部負担する厚生年金保険料、健康保険料、雇用保険料、介護保険料、などの社会保険料のことです。これらは法律で定められているため、必ず企業側が負担しなければなりません。

▼法定外福利厚生
「法定外福利厚生」とは、企業が従業員の独自に行っている福利厚生であり、「住宅手当」や「家賃補助」「レクリエーション費用」「慶弔費」などがこれに当たります。これらは使用者判断にゆだねられているため企業によって実施している内容も異なり、その種類は多岐に渡ります。


しかし、社員のために行うものを全て福利厚生費として計上できる訳ではありません。福利厚生費として計上するためには、どのような費用であっても次の3つの条件をすべて満たす必要があります。

福利厚生費として計上するための条件
1. 会社の役員を含め、従業員等すべてを対象としていること。
2. 社会通念上、常識的な範囲の金額であること。
3. 支給内容が現金ではないこと。

これらの要件を満たしていない場合は福利厚生費として認められず、課税対象となることもあるので注意しましょう。例えば社員旅行に参加する社員の旅行費を負担し、参加しない社員には旅行費用分を現金支給した場合は、経済的利益があるため給与として判断されます。この場合は社員旅行に不参加者だった従業員だけでなく、参加した従業員の旅費や宿泊費、交通費など、社員旅行に関わる費用が全て課税対象になります。ただし、社員旅行代金を給与天引きで積み立てていた場合の返金分は、課税対象とはなりません。

また、例外的処置として、交代制勤務などで業務上やむを得ない理由による不参加は、旅費分を金銭で支給することができます。その場合は当事者のみが給与所得として処理され課税対象となるので注意しましょう。

社員旅行を福利厚生費として扱うためには、慰安旅行であることが条件です。研修を目的とした研修旅行の場合は、研修費や旅費交通費として処理します。

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社員旅行を経費として処理するための条件

社員旅行の旅行費用を福利厚生費として経費計上するためには、旅行内容なども一定の要件をクリアしなければなりません。詳しい条件を確認しておきましょう。

社員旅行は要件さえ満たすことができれば、宿泊費、往復の交通費、食事代、国内旅行保険、観光費用などが社員旅行の経費として認められます。しかし、少額の旅行であっても、要件を満たさなければ税務調査で指摘され、給与所得となったり交際費として処理されたりするケースもあるようです。福利厚生費として認められる事例と認められない事例をチェックしていきましょう。

旅行期間

旅行期間は国税庁によって明確に定められており、国内旅行と海外旅行で日程が異なります。国内旅行の場合は旅行期間が4泊5日以内であること、海外旅行の場合は滞在日数が4泊5日以内となっており、海外旅行において機内泊は旅行期間に含まれません。

参加人数

参加率においても、従業員の50%以上が参加していることが条件となっています。従業員には正社員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイト等も含まれます。会社の規模が大きい場合は、全社合同でなく支店ごとに開催することが可能ですが、その場合も各支店の従業員の過半数が参加しなければなりません。

このため、営業成績優秀者による褒章を目的とした旅行や、役員のみが参加する旅行は社員旅行として認められず、課税対象となる可能性が高いです。一部の社員が参加する旅行の場合は給与所得扱いとなり、役員のみが参加する旅行は役員賞与とみなされます。ただし、業務上必要な出張としていく視察旅行の場合は、旅行交通費として処理することが可能です。

また、社員旅行に家族同伴や取引先を招待するケースもありますが、福利厚生費は従業員に対するものなので家族分の旅費を福利厚生費として計上することはできません。個人事業主で家族が事業専従者として働いているケースでも、単なる家族旅行と区別がつかないため否認され、福利厚生費とならない可能性が高いでしょう。取引先を接待目的で社員旅行に同伴させた場合は、取引先の旅費は交際費として処理することとなるため課税対象となります。

金額

社員旅行の金額については明確な規定がないため、社会通念上一般的な行程となっているか、贅沢過ぎない金額かどうかがポイントとなります。一般的には会社負担分が一人当たり10万円までという見方が強いようです。

例:旅行費用15万円(その内会社負担割合50%7万5000円)
  旅行費用10万円(会社負担割合100%10万円)

この場合はいずれも会社の負担額が10万円以下となるため、金額的には問題ないと判断されるでしょう。また、社員旅行にふさわしくない豪華な旅行内容であると判断されます。

例:3年に一度開催、旅行費用30万円→否認される可能性が高い

社員旅行が数年に一度でも、上記のような一人あたりの社員旅行の費用が高額になった場合などは、福利厚生費として処理できなくなる可能性があります。

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社員旅行についての就業規則を整備しよう

社員旅行としての要件を満たさずに福利厚生費として計上していた場合、税務調査で指摘を受けることがあります。追徴課税の対象となってしまうこともあるため注意が必要です。税務調査では社員全員への公平な福利厚生であったかが重要視されます。福利厚生目的であることを示すためにも、就業規則などで明確なルールを設け、社員に明示するようにしましょう。

経費処理を効率的に進められるシステム導入の検討も◎

複雑な経理処理をスムーズにすすめる方法として経費精算システムや出張管理システムなどの導入もおすすめです。部署ごとプロジェクトごとの旅費や経費の管理もできるため、社員旅行や研修旅行を計画している企業の担当者は、検討してみるとよいでしょう。

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出張旅行の経費処理に役立つBTM(ビジネストラベルマネジメント)とは

出張旅行の経費処理は、申請や手配、承認作業など多岐に渡るため、処理方法に悩む企業も多いのではないでしょうか。近年注目されているサービスとして、出張業務をサポートし、経費処理に役立つBTM(ビジネストラベルマネジメント)があります。

BTM(ビジネストラベルマネジメント)とは、出張に関連する業務を一括で管理するシステムやサービスのことです。多岐に渡る出張業務を規程に沿って一元管理することが可能なため、業務の効率化とコンプライアンスを遵守する風土の醸成を図るために導入する企業も増えています。

出張状況、出張目的やコストの把握もできるマイナビBTM

マイナビBTMでは、社員旅行や出張の際に必要となる飛行機や新幹線などのチケットの手配、宿泊先の確保、経費処理などを簡潔に行うことが可能です。
また、出張者の申請・承認状況の確認、出張内容やコストなどを、リアルタイムで把握することもカンタンです。

こうした一括管理システムを採用することで、出張管理業務を可視化させると、不正防止にもつながります。経費処理を効率よく進めるだけでなく、コストの適正化、経費削減にも役立つマイナビBTMを利用してはいかがでしょう。

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準備~経費処理までを効率化できるシステム導入で、有益な社員旅行の計画を

社員旅行は一定の条件を満たすことができれば福利厚生費として計上することができます。条件を逸脱した場合は課税対象となり、税務調査などで指摘されてしまうこともあるため注意が必要です。

社内コンプライアンスを遵守し、適切な処理を行うことを心がけましょう。BTM(ビジネストラベルマネジメント)を利用することで業務の効率化とともに経費削減効果が期待できます。


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