カラ出張はなぜ起こる?不正請求を防ぐ仕組み&発覚時に経理・総務のすべきことは?

バク部下

部下バク

先週の出張、ホテル代と飛行機代を申請したいんですけど

バク上司

上司バク

ん?キミ出張なんて行ってないよね。そういうのカラ出張っていうんだよ

バク部下

部下バク

それです!そのカラ出張というのを一度やってみたくて。なので申請…

バク上司

上司バク

ダメだよ

実際には行っていない出張経費などを不正に請求するカラ出張。出張に関する経費は遠隔地で発生することもあり、上司や経理・総務が不正請求をチェックしにくいという現状があります。その結果、交通費の水増しや宿泊場所の無断変更などの、いわゆる“カラ出張”が起こりやすいのです。カラ出張が発覚したら、経理や総務の担当者はどういった手順で対応すべきでしょうか。ここでは、カラ出張に対応する際におさえるべきポイントや、カラ出張を防ぐ方法について解説します。

本記事の内容:カラ出張が発覚した時の対応方法と、カラ出張を防ぐ仕組みづくりについて解説

カラ出張(空出張)とは?発覚時に経理・総務担当者が取るべき対応

カラ出張発覚時に適切な対応をするために、まずカラ出張の定義や対応においての基本の注意点をしっかり理解しておきましょう。

カラ出張とは?

カラ出張とは一般的に、実際にはかかっていない出張費を申請して不正に会社から経費をだまし取ることです。

具体的なカラ出張の手口

1.領収書が不要な交通経路を利用したことにして不正申告する

電車やバスなどの運賃の領収書は、乗るたびに取得するのが難しいこともあり、多くの会社では領収書を不要としています。この交通費を精算申請する際に、乗車していない交通機関や経路を記載する人がいるのです。過去、大学助教授がカラ出張を繰り返して不正に研究費を得ていた事件では、領収書の提出が不要な鉄道で出張したと主張していました。乗車の真偽が不明ため、上司が本人の仕事内容をきちんと把握していない場合などに不正申告が通ってしまうことがあります。

2.新幹線などのチケットを払い戻す

出張旅費として会社から支給された新幹線などのチケットを払い戻し、別のより安価な交通手段を利用することで差額を着服するケースです。新幹線を自分で手配し、領収書を取ってから払い戻し、その領収書を会社に提出するという手口もあります。

3.交通費の水増し

電車などの交通機関は、ルートによって運賃が変わってきます。交通費の水増しは、実際に利用したルートよりも運賃の高いルートを申請し、差額を不正受給するというものです。

4.宿泊先を変更した差額の請求

出張前に宿泊するホテルを申請する場合、会社側から宿泊代が支給されます。この宿泊先を自分で変更してもっと安価なところに泊まり、その差額を着服するという手口です。

5.個人的な接待交際費の申請

取引先を接待した場合の飲食費用は接待交際費となり、経費として申請できますが、個人的な飲食は当然該当しません。カラ出張の手口では、プライベートの食事などの領収書を接待交際費の領収書に紛れ込ませて請求するケースが見られます。領収書などには来店人数が書かれていないことが多いため、正当な申請かを判断しにくい場合もあります。

■カラ出張は犯罪!

カラ出張は社内規定違反というだけでなく、立派な犯罪です。実際にはかかっていない費用を請求して着服することは詐欺罪に相当し、領収書を偽造することは有印私文書偽造罪と同行使罪にあたります。詐欺罪の懲役は10年以下、有印私文書偽造罪と同行使罪の懲役は3カ月以上5年以下です。

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カラ出張発覚時における対応の基本とは

初期対応はあせらずに、まず調査。証拠をそろえてから本人確認を

カラ出張が発覚したら、まず行うべきはしっかりとした調査です。疑いがあるというだけの段階でいきなり本人を問いただしては、まだ見つかっていない証拠を隠滅されてしまう可能性もあります。カラ出張を証明できないなら、否定をされたときに対策の方法がありません。

チケットのキャンセル履歴など、客観的な証拠をそろえてから当人への事実確認や指摘を行うのが対応の基本です。当人がカラ出張の事実を認めたら、その場で回答の内容を書面に起こし、本人の署名をもらいます。書面を作る時間があいてしまうと、言った言わないの水かけ論となり、調査が難航する可能性があります。

懲戒解雇処分、さらには民事訴訟や刑事事件に発展することも

事実関係が明らかになったら、会社の就業規則に応じて懲戒処分などが下されることになります。カラ出張の申告が長期にわたるなど手口が悪質な場合や被害額が大きい場合は、懲戒解雇処分などの処分だけでなく、民事訴訟や刑事事件に発展することもあるでしょう。 カラ出張が理由の懲戒解雇などの処分に妥当性があるかは、悪質性や被害額により判断が変わってくるため、処分前に弁護士に相談するのが無難といえます。しかしながら、過去の裁判では処分内容を有効とする判例が比較的多くなっています。

カラ出張(空出張)の予防策

・ICカードの履歴や領収書の提出を求める
・社内規定を整備する
・不正請求を防ぐための仕組みをつくる

ICカードの履歴や領収書の提出を求める

電車やバスの運賃など、領収書の取得が難しい経費でのカラ出張へ対策するには、交通系ICカードを利用するのが効果的です。ICカードの使用履歴は券売機やカードリーダーで確認・出力できるため、領収書の代用となります。交通機関を利用した時刻や区間も記録されるので、社員の行動実態を把握することができ、業務に必要な経費なのか、個人利用のものなのかを判断しやすくなるでしょう。

会社支給の 交通系 ICカードを社員に配り、個人使用のものとは分けてもらうと出張旅費データを抽出しやすくなります。また、タクシー代などの交通費や宿泊代の領収書、旅費精算書の提出を必須とし、不正受給へのハードルを高めていくことも有効といえるでしょう。

社内規定を整備する

出張費に関する規定が明確でないこともカラ出張を誘発する要素となります。出張旅費規程を作成したり、既存のものを見直したりすることも防止策として検討しましょう。出張旅費規程では、出張の日当などの金額を明確に定めるとともに、実費精算する交通費や宿泊代について役職ごとに上限金額を定めます。

上限金額が定まることで水増しなどの不正を防止でき、なおかつ出張費の節約にもつながるでしょう。また、出張旅費規程を定めておくと、適切な範囲での出張日当が経費として扱われ、会社側と社員双方にとって税金の節約となります。さらに、出張報告書の提出を義務付けることも有効です。行動報告により、かかった費用だけでなく業務実態も把握できるため、接待交際費の水増しなどの不正を防止できます。

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社員単位で旅費規程の設定可能!出張費用の適正化も

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不正請求を防ぐための仕組みをつくる

不正請求を見落とさないよう、請求内容をしっかりとチェックできる仕組みを作っておくこともカラ出張防止に役立ちます。上司が社員の仕事内容をきちんと把握していることも重要です。経理や総務の担当者では、旅費精算書の内容と出張実態に矛盾がないかどうか判断するのは困難なため、申請を承認する上司が責任を持って確認しなければなりません。

また、経費精算システムの導入もカラ出張防止に役立ちます。領収書の写真データ読み取り機能や、ICカードの履歴読み取り機能を利用すると、領収書の紛失やICカードの履歴の取り損ないなどを理由とした不正申請を防止できます。さらに、法人専用の宿泊予約サイトの活用も有効です。出張者のホテルの利用状況や予約変更履歴を管理画面から確認できるので、出張実態を把握でき、宿泊場所の変更による差額着服を防止できるでしょう。上司や経理・総務担当者もデータを共有できるため、詳細な旅費精算書や出張報告書の作成も必要なくなり、出張者の負担も軽減できます。

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カラ出張をなくす! 出張手配管理サービス利用のメリットとは?

カラ出張や出張経費の不正申請をなくすためには、コスト管理・出張管理の両面での対策が必要になります。出張予約・管理サービスを利用するメリットとして以下の点が挙げられます。

出張手続きの簡素化、一括支払いで、社員の手間を削減できる

出張する社員が個々に宿泊先や移動手段を予約する手間、経費清算の手間をなくすことが、本来の業務に集中してもらうことができます。立て替えも不要になるため、カラ出張や不正請求などもなくなります。かかった出張経費を会社が一括で支払うことになるため、経理担当社員の業務も軽減できます

出張データを一元管理。経費を可視化し、経費削減の道へ

社員ごと、部署ごとに出張先、回数、費用などが一覧で確認できるため、適正に経費利用がされているかを確認できます。出張状況も一元管理できるため、災害時などのリスクマネジメントに活用できます。また、データ分析によって、出張経費の削減も推進できるメリットもあります。

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しっかりとした仕組み作りでカラ出張を事前に予防しよう

カラ出張が発覚した際、しっかりと証拠をつかみ落ち着いて対応することは重要なポイントです。しかし、カラ出張が起こらない仕組みをあらかじめ作っておくことは、事後対応よりもさらに重要といえます。実際にかかった経費や出張実態を透明化するには、客観的に判断できる管理システムが役立つのです。カラ出張が起こる前にしっかりと予防策を講じ、不正受給を未然に防いでいきましょう。

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