出張手当とは?相場など経理担当者が覚えておくべきポイントと役立つサービス

企業が事業を拡大するにつれて、従業員が出張をする機会も増える場合があります。そうした場合には、出張に際する宿泊費などの上限金額の設定や、日当のあり・なしの設定などを取り決めた出張旅費規程を作成する必要性がでてきます。とくに金額の設定や手当をつけるか・つけないかは相場や一般的な傾向を知って決めたいものですよね。そこで今回は、出張手当に関する基礎知識と設定のポイントをご紹介します。

本記事の内容:出張手当に関する基礎知識と相場・設定のポイントについて解説

出張手当(日当)の基礎知識

まずは出張手当(日当)とは何か、出張手当の支給目的と内容、間違えやすい出張経費との違いを解説します。

出張手当とは

出張手当は、役員や従業員が勤務地を離れて遠方に出張する際に一律で支払われる手当や日当のことです。出張日当、宿泊日当などと呼ばれることもあり、出張者が出張時に発生する宿泊料や交通費を除いた諸経費の精算や、出張に伴う精神的、肉体的疲労に対する慰労をねぎらうために支給されます。多くの会社で出張はみなし勤務となり残業代がつきませんが、出張業務は移動や会食などで一日の拘束時間も長くなることが多く、日常業務と比較しても従業員の負担は大きくなります。また、食事代や土産代などこまごまとした支出が発生しますが、その費用は経費として認められないものがほとんどです。そこで、出張手当として一律に支給することで精神的負担への慰労や経済的負担を減らすのが主な目的です。

出張手当は法的に義務付けられているものではなく、企業が独自に定めているものなので、企業によって支給額が異なります。出張手当の支給額は、社長や課長クラスなど役職ごとの違いや宿泊日数の長さによって会社が定めた出張旅費規程に基づき支給するのが一般的です。また、出張手当は出張旅費規程が整備されていることを条件として経費計上することができます。出張旅費規程がない場合は経費ではなく給与扱いとなってしまうため注意しましょう。出張手当が経費として認められた場合非課税となり、日当を支払う会社側は消費税と法人税の節税につながります。また、従業員のほうは給与扱いとならないことで所得税、住民税、社会保険料などの節約につながり、両方にメリットがあります。

出張経費との違い

出張手当と出張経費の違いをご存知ですか?出張中に生じた費用のどこまでが経費として認められるかは、厳密に定めた法律などがないため、使用者等、各会社の基準となる出張旅費規程に基づき判断を行うことになります。一般的には出張経費とは出張において出費が避けられない必要経費のことを指し、出張手当は出張経費では認められないことの多い出張中の食事代や雑費への手当として支給されると考えておくと良いでしょう。出張経費は旅費交通費として処理されます。

例えば、出張中に発生する費用として代表的なものが、交通費、駐車場代、宿泊費などですが、出張中の交通費や駐車場代は基本的に全て経費として計上することが可能です。合理的な手段であれば、飛行機代、新幹線代、レンタカー代などは問題なく出張経費として認められます。ただし、特別な理由もなくタクシーを利用することや、一般の従業員がグリーン車を利用した場合は経費として認められないケースもあります。経費として認められるためには、あくまでも合理的な手段であると証明できることが大切です。

宿泊費の場合も、泊りでの出張の際は必要経費として認められています。ただし、宿泊費には上限額が定められている場合が多く、上限金額をオーバーした分の金額は自己負担となってしまいます。また、宿泊先のホテルでの食事代は、出張に行かなくても発生する費用のため、出張経費として認められないケースが一般的です。会社でも出張先でも、自分の食事代は自分で負担するというのが原則となります。ただし、出張先で取引先と会食した場合は接待交際費、打ち合わせを兼ねた食事は会議費などで経費計上することが可能なケースもあります。食事代を経費計上する場合は、仕事がかかわるかどうかで判断することが大切です。


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出張手当の支給額相場

出張手当の支給額について、相場を知っておきたいと思う人も多いでしょう。ここでは、国内出張の支給額相場について説明します。

出張手当の金額に法律上の取り決めはないため、一般常識と照らし合わせておかしくない範囲の金額の支給であれば問題ないと考えられています。人事労務分野の情報機関である産労総合研究所による、「2017年度国内・海外出張旅費に関する調査」によると、出張手当の支給状況と支給額の相場は以下のようになります。※1

日帰り出張の場合

「通常の日帰り出張(早朝出発,時間外〈深夜〉帰着を除く)における日当の支給状況は、「支給する」が86.8%「支給しない」が10.3%。 日当を出張の距離・時間・地域等によらず一律にしている企業の平均支給額は、社長4,621円,専務3,624円,常務3,317円,取締役3,079円,部長クラス2,491円,課長クラス2,309円,係長クラス2,076円,一般社員1,954円。※1

宿泊出張の場合(国内)

通常の宿泊出張(早朝出発,時間外〈深夜〉帰着を除く)における日当の支給状況は、「支給する」が91.4%,「支給しない」は5.7%。と日帰りの場合より約5%支給している割合が多いようです。 日当を「全員一律同額」としている企業の平均支給額は、社長4,799円,専務4,042円,常務3,759円,取締役3,518円,部長クラス2,809円,課長クラス2,593円,係長クラス2,337円,一般社員2,222円という結果となっています。※1

【参考】宿泊出張の場合(海外)

海外出張の場合の日当の平均支給額(円建て企業)は、北米で部長クラス6,189円,一般社員5,080円,中国地域で部長クラス5,604円,一般社員4,603円という結果となっています。※1

上記の調査データをみてみると日帰り出張の日当を支給する企業は86.8%、宿泊出張の日当を支給する企業は91.4%とあり、ほとんどの企業で出張手当が導入されていることがわかります。※1

また、支給されている日当額に注目してみたところ、社長や役員、一般従業員で支給金額が異なる場合が多く、企業によっては目的地までの距離や出張地域によっても異なるケースがあるようです。有期契約社員の出張については、ほとんどの企業が正社員と同様の日給を支給しており、正社員と契約社員の間で差が出ないように配慮するのが一般的となっています。この結果を踏まえて、国内出張では出張手当は大体2000円から3000円というのが相場のようです。出張手当において日帰り出張と宿泊出張で支給金額にそれほど差がないことからも、あくまでも食事代や雑費を補う程度の意味合いで支給されていることが多いことが分かります。

※1【出典】「産労総合研究所 2017年度国内・海外出張旅費に関する調査」(産労総合研究所)

出張手当の支給について経理担当者が覚えておきたいポイント

出張手当は多くの企業で導入されていますが、実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。出張手当の支給について、経理担当者が覚えておきたいポイントについて解説します。

出張手当支給のメリット・デメリット

企業として出張手当を支給することの最大のメリットは、節税効果があることです。出張手当は通常の経費と同じように損金算入することができるため、法人税や消費税などの節税につながります。これは、出張手当は会社の業務命令で行った出張に対する実費弁償であるという考え方があるからです。会社が払うはずの経費を従業員が立て替えて支払ったお金であり、その費用に課税するのは法律上適さないと判断されます。 そのため、法人税の節税につながります。

また、国内出張に対する出張手当は課税仕入(消費税込みの金額で仕入れた支出)として取り扱うことができるため、消費税の節税にもつながります。ただし、海外出張に対する出張手当は課税仕入の対象にならないため注意しましょう。 出張手当のデメリットは、出張手当の支給額が妥当な金額でない場合、無駄なコストとなることです。出張手当は従業員全員が支給の対象となります。新しく出張手当を導入する場合は、どの程度支出が増えるかを事前に試算しておくことが大切です。

出張手当に関して規程を定める必要性

出張手当を導入するためには、事前に出張旅費規程を作成する必要があります。出張手当だけでなく、出張旅費全体に関する社員規程を定め、そのなかに出張手当の項目も含めるようにしましょう。出張旅費規程で定める項目は以下の通りです。

1.出張旅費規程の目的

出張旅費規程がどのような目的で何を定めるルールであるかを明確にしておく。

2.適用範囲の定義

原則社員は全員対象となります。アルバイトやパート、契約社員などが出張する場合はその旨も明記しておきましょう。

3.出張の定義

何をもって出張とみなすのかを定義する必要があります。例えば日帰り出張は出張として手当支給に該当するかなど。出張を定義づけるのによく用いられる基準として、「距離」があります。

4.手当の種類や支給額・支給条件

交通費、宿泊費、出張手当の支給額を明記しておきましょう。距離ごとや役職ごとに金額が異なる場合はその旨も明記しておく必要があります。

5.手当の支給方法や手続き方法

申請フローを定着化、浸透させるためにも手当の支給方法や手続き方法なども明確に記すことが大切です。


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出張手当は出張旅費規程に基づき適切に処理しよう

出張手当は多くの企業が出張する従業員の費用負担軽減や節税目的のために取り入れている手当です。企業、従業員両方にメリットがあるため、導入していない企業はこの機会に導入を考えてみてはいかがでしょうか。出張旅費規程に基づき適切に処理することが必要ですが、出張旅費規程を定めることによる経理の効率化、節税効果も期待できます。

出張旅費規程を反映できる出張管理・手配サービスBTM(ビジネストラベルマネジメント)の導入で更なる効率化を!

BTM(ビジネストラベルマネジメント)は出張の際に必要な飛行機や新幹線のチケット、宿泊先などの一括手配を行うことができるサービス のことです。もちろん出張旅費規程の反映が可能。社員の旅費管理を効率的に行うことができ、最安値、規定内金額などで予約できるため、経費削減にも役立ちます。
また、社員による立替、事前の仮払金の支払い、出張後の実費精算などの業務も大幅に削ることができ、経理業務の負担軽減に役立ちます。

バク上司

上司バク

最近出張する社員も増えてきたし、出張手当の支給を考えてるんだよね

バク部下

部下バク

へー、出張手当ってなんですかー?

バク上司

上司バク

出張ってスケジュールもタイトで何かと疲れるでしょ?食事代もかさむしね。。その負担や疲労をねぎらうものなんだよ。

バク部下

部下バク

なるほどー、手当の金額相場ってどれぐらいなんだろう?僕はお金はいいからリンゴがいいなー

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