交通費の不正受給とは?|有効な防止対策と対応方法&システムで防ぐ方法も

この記事では、交通費の不正受給対策について紹介します。本来、社員が正しく請求するはずの交通費を不当に請求し、受け取る不正受給が多発してしまうと、会社が受ける損失が大きくなってしまいます。労働者が不正受給を働く理由は意図的なものだけでなく、気がつかずに行っているケースもあるのですが、会社に不利益をもたらさないためにも、適切な対策を立てなければいけません。

本記事の内容:交通費不正受給の事例と対策・システムを紹介

\ ショートムービーでわかる不正受給対策 /

交通費の不正受給への対応

交通費の不正受給への対応の紹介の前に、まず「交通費」に該当する内容、交通費の不正受給でよくあるケースについて理解しておきましょう。

交通費の不正受給とは

会社から支給された交通費を社員が不当に請求して受け取ることを不正受給と呼びます。不正受給が会社に発覚した場合は当然、返還を求められます。それだけでなく、懲戒解雇等の重い処分を受けることもあり、過去には裁判まで発展した事例も多くあります。意図的・悪質なケースのほかに、気づかないうちに不正受給してしまっているケースも見受けられます。

交通費を不正受給することの責任の重さについて、社員に理解させる必要があります。交通費には含まれるものは、会社まで出勤してくる電車や車、自転車といった交通手段にかかる費用(通勤手当)と、出張や顧客を訪問するときの移動にかかった費用(出張費)などです。

※通勤や業務上でケガや病気を患った場合など、通院治療にかかる交通費が労災から支給される場合があります。

不正受給のケース

交通費の不正受給にもさまざまなケースがあります。よくあるパターンを理解しておくと参考になるでしょう。

▼交通費・旅費の不正受給

不正受給の中でもまず多いのが、実際には発生していない運賃や旅費を水増しして請求しているケースです。たとえば、出張時の交通費や宿泊代を事前に申請し、実際にはもっと安い宿泊先や移動手段を利用して差額を不正に受け取っているという場合がこれにあたります。そのほかにも、商談やセミナーに参加するといった目的で旅費を申請したにもかかわらず、実際は出張に行かないという、いわゆる「カラ出張」の事例も少なくありません。

▼通勤交通費の不正受給

上記と同じぐらい多いのが通勤手当の不正受給です。規定外の通勤経路を申告し通勤手当を不正受給しているケースは多く見られます。 通勤手当の支給については会社ごとに規定が設けられていることが多く、 個人の希望で申請する場合においても、会社がある程度の通勤経路を決めたり、一定の額を支給したりしているケースが一般的です。この通勤規定を無視して通勤手当を申請・受給してしまうと、交通費の不正受給に該当することがあります。

会社への申請漏れにより、不正受給に該当しているケースもあるようです。たとえば、社員が引っ越しをした時に、会社へ住所や交通費の変更手続きを行わず以前の経路の通勤手当を受給していた場合や、会社には電車やバスでの通勤方法を申告しているのに、実際は自転車通勤や徒歩通勤を行っていた場合も不正受給とみなされる可能性があります。 申告内容とは異なる通勤方法を行い、本来受け取る通勤手当と差額が生じてしまうのが原因といえるでしょう。 社員本人は不正受給しているつもりはなくても適切な手続きを怠っていると、結果的に不正受給となってしまっていることもあるのです。

不正受給の多くがこのようなうっかりミスによるものですが、中には故意に通勤経路を偽装して、虚偽の定期代を請求する悪質なケースも存在します。このような交通費の不正受給については、内部通報で発覚することもあります。会社が交通費の不正受給に気づけずに野放しになってしまっている可能性がないか、適切な対策が必要といえるでしょう。

【不正受給の例】
・実際に利用した経路よりも、交通費が高い経路を申請し受給する
・実際には発生していない旅費を申請し受給する
・引っ越ししたにもかかわらず申請せず、前の住所の通勤手当を受給する
・電車やバスでの通勤方法を申告しているのに、自転車・徒歩で通勤している

交通費を不正受給した社員への処罰

いずれにしても、交通費を不正受給した場合、社員に対して懲戒処分などの処罰が下るのが原則です。単純なミスで不正受給が起こった場合は注意や返還で済むことが多いですが、悪質な場合は詐欺罪や横領と認識し、懲戒解雇などの重い措置をとることもあります。中には、交通費の返還をめぐり弁護士を通じて裁判事件に発展したこともあるのです。悪質なケースを想定して、裁判例をいくつか確認しておくと参考になるかもしれません。

故意ではなかった場合は、懲戒解雇するなど重い罰則を与える可能性は低いでしょう。しかし、不正受給した金額によっては一部もしくは全額の返還を求めるか、相当のペナルティを課すことがあるので、問題の重大さについて従業員に理解させることが求められます。

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交通費の不正受給を防止する方法

交通費の不正受給を防止するためには、規則や規程を設け、社員に周知することが重要です。また経費精算システム等を活用すると多くの場合未然に防ぐことができます。

交通費の支給に関する規則・規程を設ける

交通費の不正受給は社員の認識不足によって起こり得ることがあるので、社内に交通費支給のルールについて理解を促すことが大切です。会社の就業規則や給与規程において、交通費支給に関するルールを具体的に設けておきましょう。

その際に、交通費申請に関する詳細な申請フローを作成しておくとより効果的です。たとえば、定期券や出張旅費にかかった費用を証明する目的で領収書の提出を義務付けるといったように、どのような書類や手続きが必要なのかを明確にしておくと良いでしょう。

あわせて、交通費の不正受給が発覚した際の返還請求に関する規定も設けておきましょう。たとえば、不正受給した際の返還方法として、本人同意のうえで賃金から控除する合意相殺や調整相殺の処分方法があることを明記しておきます。

たとえ、不正受給の金額がわずかだったとしても、年数を重ねるとそれなりの金額になり会社に不利益を与えていきます。罰則や返還方法を明確にすることで、交通費を不正受給する行為のリスクの高さを社員に認識してもらい、不正受給防止へとつなげていきましょう。

経費精算システムを活用する

経費精算システムを導入し、交通費の精算を自動化するのも有効策の一つです。手作業で交通費や経費を申請すると、どうしても入力ミスや確認漏れが発生しやすくなってしまいます。

また、経費精算システムを自動化することで、交通費の申請時に最も安い経路を検索できるようになったりと、不正受給防止にもはたらいてくれます。経費申請から承認、精算までを一元管理・チェックできるシステムを選ぶと、より業務が合理的かつ効率的にすすめられるようになるでしょう。

【不正受給の防止方法】
・交通費支給に関するルール、交通費申請に関する詳細な申請フローを用意する
・返還請求に関する規定を設け、リスクの高さを社員に認知させる
・経費精算システムを導入し、交通費の精算を自動化する

経費精算システムは、業務の効率化に役立つさまざまな機能を持ち合わせているため、 社員と経理部の業務負担軽減に効果的な方法です。たとえば、交通費などを自動で計算してくれる機能があると、社員は自分で料金を調べて入力する手間を省くことができ、そして経理部は精算書の内容を確認する負担が減り、会計ソフトと連携させることで仕訳の手間も軽減できます。

また、立替金が多くなり、不正が発生しがちな出張時の精算を減らすために、出張管理システムの導入や利用も検討してみるとより効果的でしょう。出張にかかる費用を会社に一括請求できるので、出張する社員の立替負担や経理担当者の手間を削減することができます。

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会社にとって大きな損失!事前の対策で交通費不正受給を防ごう

交通費の不正受給が多発、継続すると会社が受ける損失も大きくなってしまいます。交通費の不正受給は、故意によるものだけでなく社員の認識不足により起こることもあるので、社員に対して自覚を促すことが大切です。あわせて、経費精算システムを導入し、不正が起こりにくい環境を整えることで不正受給を防いでいきましょう。

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部下バク

部下バク

最近、自転車で会社まで来るようにしてるんですけど、おかげで体力がついた気がします!部長もどうですか?

上司バク

上司バク

それはいいことだね!だけど、それはもしかしたら通勤手当の不正受給になるかもしれないよ

部下バク

部下バク

え、そうなんですか~!!!でも健康的になった気もするし、部長もどうですか!?

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