旅費精算の基本|経理・人事・総務が知っておきたいポイントとは?

旅費精算は、比較的高い頻度で精算が必要になる経費です。しかし、ほかの経費と間違えたり、経費として申請できないものがあったりしてわかりにくいと感じる人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、どんな費用が旅費に含まれるのか、どのようにして精算するのかなど、旅費精算に関する基礎知識やスムーズに精算するポイントを紹介します。

本記事の内容:旅費精算の基本とスムーズな精算方法を紹介

\ ショートムービーでわかる旅費精算の基礎知識 /

旅費精算に関する基礎知識

まずは旅費精算に関する基礎知識を確認しておきましょう。旅費とはどのようなものが含まれるのか、旅費精算とはどんな業務でどのように行うのかについて見ていきます。

旅費とは

旅費は旅費交通費とも呼ばれていますが、従業員が遠隔地に出張したときに発生した経費全般を指しています。そのため、移動に関わる交通費だけでなく、日当、宿泊費も旅費に含まれます。遠隔地の定義は、基本的には就業規則の出張旅費規定に定められており、企業によって異なります。一般的には移動先までの距離が100km以上あれば出張とみなすなど、距離によって定められているケースが多いようです。

ただし、遠隔地への交通費であっても、目的によっては旅費に計上できないこともあるため注意が必要です。例えば、取引先との親睦を目的とした旅行の場合は、旅費交通費ではなく交際費として処理します。また、社員研修のためならば研修費、慰安旅行なら福利厚生費となるのです。

旅費精算の主な流れ

次に旅費精算の流れについて見ていきましょう。旅費精算とは、出張時に発生した宿泊費や出張手当、交通費を精算することです。基本的に遠隔地に出張したときの費用であり、社内で定められている旅費規程に基づいて処理を行います。出張者が立て替えている旅費を仮払金とし、精算申請することで立て替えていた分の費用が返ってくるケースが多いですが、日当など、固定の金額を先に渡されるケースもあります。

精算の流れとしては、まず、出張する旨を上司に報告し、出張の承認を得ます。次に出張中にかかった実費の立て替え払いを行います。出張の目的や訪問先、移動手段などを旅費精算書に記入し、上司が確認して承認します。その後、経理担当者が内容を確認して精算を行うのが一般的な流れです。場合によっては、経理・総務担当者が、自社の推奨する宿の予約をあらかじめ代行するケースもありますが、いずれにせよ、会社の名前で領収書を受け取ることが大切です。

【旅費精算の一般的な流れ】
1.出張する旨を上司に報告し、出張の承認を得る
2.出張中にかかった実費の立て替え払いを行う
3.出張の目的や訪問先、移動手段などを旅費精算書に記入し、上司が確認して承認
4.経理担当者が内容を確認して精算を行う

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旅費精算の対応で気をつけたいポイント

大まかな流れがわかった後は、旅費精算の対応で気をつけたいポイントについてチェックしていきましょう。

精算の遅延に注意する

まずは、提出された経費の日付をチェックしてみましょう。税務上の経費精算の期限から、原則、同年度内の経費は精算する必要があります。しかし、中には数カ月、数年前の旅費の精算が申請されるケースもあるため注意しなければいけません。精算漏れや遅延をなくすためにも、従業員に出張終了後は早期に申請するよう意識づけておくことが大切です。提出の目安としては、できれば出張終了後の2週間以内、遅くとも月内までなど期限を設けておくと良いでしょう。出張精算に関わるレシートもすべて保管し、提出するように徹底させます 。

他の経費との混合がないかを確認する

次にほかの経費との混同がないか確認しておきましょう。特に間違えやすいのは前述した交際費、研修費、福利厚生費です。顧客が開催するセミナーやイベントなどに参加する場合は交通費や接待費、研修で移動の際に使用した交通費は研修費、社員旅行の際に発生した交通費は福利厚生費となります。移動をする目的に応じて勘定科目が異なると覚えておくと良いでしょう。ちなみに交通費は勤務先や取引先へ移動する際の経費を指しますが、旅費交通費には出張時の交通費と宿泊費などの旅費の両方が含まれるため、精算し忘れがないかも注意しましょう 。

不正がないかどうかをチェックする

提出内容に不正がないかどうかもしっかりと確認しなくてはなりません。旅費交通費は運用範囲が広いため、きちんとした社内基準を定めていない場合、乱用を招くこともあります。通常の交通費精算と比べても高額になるため、その金額に妥当性があるかどうかを確認しなくてはいけません 。あまりにも常識を欠く出費は税務調査で指摘を受けることもあります。宿泊費の目安やグリーン車が使用できる役職の目安などもあらかじめ定めておくと良いでしょう。

【旅費精算で注意すべきポイント】
1.早期に申請するよう意識づける
2.出張精算に関わるレシートはすべて保管し、提出を徹底させる
3.他経費との混同がないか、精算し忘れがないか確認する
4.申請された金額に妥当性があるかどうかを確認する

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旅費精算をスムーズに処理するには?

旅費精算をスムーズに進めるには、旅費精算のフォーマットを活用することと、出張管理システムを導入することの二つの方法があります。

旅費精算のフォーマットを活用する

旅費精算書には決まった形式はないため、企業ごとにテンプレートが異なります。旅費精算に使う書類のフォーマットを作成しておくと、申請者の記入漏れを防ぎやすいというメリットがあります。特に誤りやすい項目については注意事項の記載が必要です。

主に必要な項目は、氏名、所属部署、申請日、出張先、出張期間、宿泊地、宿泊料金、交通手段、交通費、手当となります。項目に従ってできるだけ具体的に記入できるようにしておきましょう。出張の目的や経路、乗り換えの有無なども全て記載させます 。また、金額の内訳は具体的に書くようにしなければいけません。四捨五入などはせず、端数もきちんと記入してもらいましょう。

【旅費精算書に必要な項目】
氏名 / 所属部署 / 申請日 / 出張先 / 出張期間 / 出張の目的 / 宿泊地 / 宿泊料金 / 交通手段 / 経路 / 交通費 / 手当
※金額の内訳は具体的に書いてもらうようにする

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出張手配管理システムを導入する

経費精算システムを導入すると、クラウド上に決まったフォーマットがあるため、仕訳や控除などの入力が簡単でミスが少なくなるというメリットがあります。また、入力したデータは電子帳簿で管理できるため紛失するリスクが少なく、保存法に頭を悩ませることもありません。

システム内での申請や承認、会計システムとの自動連携も可能です。定期区間の交通費は排除する、ICカードとリンクさせるなど、手間のかかる作業も楽に行うことができます。経費精算システムを利用することで経理業務や精算業務の軽減につながるほか、時間の短縮や効率化もアップします。従業員の旅費管理ができるだけでなく、通常よりも低価格の宿泊費で予約できる場合もあり経費削減のツールとしてもおすすめです。

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旅費精算業務の効率化を進めよう!

旅費精算は経費申請ができないものがあったり、ほかの経費と間違えやすかったり複雑な業務になりがちです 。そのため、金額が大きく重要度は高いにもかかわらず、ミスが発生しやすい業務でもあります。社内でトラブルにならないためにも、健全な会計・経理管理を行えるシステム作りが大切です。旅費精算業務が多い企業では、出張管理システムやアプリを積極的に取り入れることで業務の効率化を推進できるでしょう。

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