出張手配を効率化するには?業務改善で申請・予約・精算にかかるコストを削減

経費の中でも金額の大きい出張経費。特に、出張が多い企業では出張手配の方法を見直すことで大きなコスト削減が期待できます。それにも関わらず、出張に関係する業務の効率化やフローの見直しはさほど重要視されていないのが現状です。本記事では、経理や総務の方が抱えがちな出張手配の課題点を洗い出し、改善のためにどう行動すべきかを解説します。

本記事の内容:出張手配の課題点を洗い出し、効率化に繋がる改善案を解説

出張手配時に経理・総務担当者が抱えがちな課題

出張手配を効率化するには、現時点での課題を明確にすることが大切です。まずは出張の定義や流れ、出張手配において課題となる部分をみていきましょう。

出張手配の主な流れ

多くの企業では出張申請を行う際、申請用紙を使い、以下のような流れで申請を行っているのではないでしょうか。

1.出張者本人が出張申請書を記入する。
2.上長の承認を得る。
3.出張中に欠勤扱いにならないよう、申請書を人事部に提出する。
4.仮払金がある場合は申請を行う。
5.出張後は出張者によって出張精算書を作成し、上長に提出、承認を得る。
6.経理によって処理する。

そもそも出張とは国内外を問わず、 会社・役所などの仕事で、他の地域・場所に臨時で出向くことを指します。日帰りの場合は出張と見なさないなど、細かい定義は会社によるところが大きいです。出張旅費は、経費でいうと「旅費交通費」に該当します。その中でも、遠隔地への移動に発生する新幹線や飛行機の代金、ホテルの宿泊費などが「旅費」となります。遠隔地の定義も会社によって異なりますが、会社から100km以上離れていることがひとつの目安として扱われることが多いです。

・「出張」とは、会社・役所などの仕事で、他の地域・場所に臨時で出向くこと
・距離の定義は会社によって異なるが、100km以上離れていることがひとつの目安として扱われることが多い

一方、毎日の通勤や業務中に発生する近距離の移動については「交通費」となり、通勤定期代もこれに含まれます。業務中に移動する際の電車やバス、タクシーの料金、車で移動する際のガソリン代、駐車場代も交通費に含まれることが多いです。これ以外にも、会社によっては出張中の食事代などを補完するために「出張日当」を支給するところもあります。これらの出張にかかる経費は、特に出張旅費規程のない企業によっては曖昧に管理されていることも多く、無駄なコストとして消費されてしまいがちです。

これは一般的に、出張者本人が交通機関のチケットや宿泊施設の予約、旅程の作成をするなど、個人でそれぞれ個別に手配を行なっていることが原因といえるでしょう。これらの作業は出張者に負担をかけ、本来力を注ぐべき業務に時間が割けない主な要因となる上に、こういった余計な経費がかかる一因ともなります。

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出張手配時に生じる主な課題

■申請時

多くの企業では紙を使って出張申請が行われており、 申請書や精算書が受理されるまでに社内のあちこちで承認を受けたり、提出をする必要があり、多くの手間と時間がかかっている現状があります。また、誤記入があるたびに書類を差し戻され、書き直しが生じるのも時間のロスやチェックの手間に繋がるでしょう。申請時以外においても以下のような課題が挙げられます。

■予約時

チケット手配やホテルの予約が出張者自身で行われると、申請の遅れや漏れが生じやすくなります。通常業務もこなさなくてはならない中、申請書の作成に時間をかけたり、最安値の交通機関やホテルを探したりすることは負担の大きい作業です。特に、急な出張が入ったときには出張準備のための時間を確保することが難しくなるでしょう。最悪の場合、事後報告になることも考えられ、精算スピードの低下にも繋がります。

また、交通機関やホテルなどを選定する際、従業員が自由に決められる状況にある場合、経費が増大するリスクも生じます。(特に出張旅費規程で明確な定めがない場合)航空券であればマイルのたまりやすいもの、宿泊施設であれば特典が豪華なものなど、出張者の利益となりうるものを選びやすくさせてしまうからです。これらは会社の利益と関係のないものであり、出張においては好ましいこととはいえません。

【課題】
・最適な交通手段やホテルを探すのに時間がかかる
・出張旅費規程など明確な定めが無い場合、出張者の利益となる選択をしてしまい、経費が増大する可能性がある

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■ 出張前

出張前には主に仮払金の問題があります。仮払金とは、出張先が遠方の場合や、接待や贈答品などが発生し出張費用が高額になると見込まれる場合に事前に渡されるお金のことです。従業員にとっては負担が軽減されるありがたいシステムですが、申請時のやりとりが複雑になりがちであることも否めません。従業員が記入した申請書のチェックをはじめ、仮払金を受け渡す際のサインや捺印、細かい仕訳作業など手間が多く、経理担当者にとっては負担となるでしょう。

■ 出張中

出張中の課題としては、レシートや領収書などを全て取っておかなくてはならないことが挙げられます。領収書が発行されない電車やバスなどの交通機関に至っては、逐一メモをとらなければいけません。これらの作業は非常に面倒なうえ、失くした際には経費にできないといったリスクもあり、合理的とはいえないでしょう。

また、出張先で従業員がどこで何をしているのかを把握できないことも問題です。カラ主張などの不正が発生しやすいだけでなく、業務渡航中の災害や事故の際に連絡が取れないことはリスクになります。このような危機管理の問題も挙げられるでしょう。

■ 出張後

出張者が出張から戻ったあとは、会社規定の上限と申請金額を照合する作業が発生します。これは負担のかかる作業である以上に、チェック自体が簡単に済まされることも多いのが課題のひとつとなっています。原因として、出張旅費規程がしっかりと定められていない会社が多いこと、定められていたとしても従業員やその上長がそれを把握しきれていないことが挙げられます。チェックがあいまいでは不正も起きやすくなり、出張コスト削減の実現は難しくなるでしょう。

■ 精算時

出張費の精算の遅れは従業員が立て替えた費用の支払いが遅れることに直結するため、できる限りスピーディーな精算を心がけたいものです。しかし、上記のように出張旅費規程が定められていないことによる出張後の作業のもたつきなどで、経費精算が遅れてしまうことがしばしばあります。

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出張手配を効率化する方法

上記のような問題を改善し、スムーズに出張手配を進めるための方法を5つ紹介します。

出張手配のフローを整備する

・従業員からの申請書類に誤りが多く、修正に時間を要していないか。
・出張者が宿や乗車券の確保に手間取っていないか。
・出張の承認者があいまいなゆえに、承認に時間がかかりすぎていないか。

このような無駄をひとつずつ確認し、従業員と共有することでフローの最適化を試みましょう。

出張コストの削減

■ 早期予約を促す

ホテルや航空券などの旅費は、うまくコストを抑えることで経費の削減に繋がります。しかし、コストパフォーマンスばかりを追い求めるのではなく、従業員の満足度を向上させ、今後のモチベーションにつなげることも大切です。そのため、ランクやグレードを下げることよりも、予約方法を工夫してコストを抑えることを考えましょう。一般に、飛行機、ホテルなどはできるだけ早い段階で予約するほうが安く利用できます。出張が決まった段階で早めに手配を済ませることで、高いコストパフォーマンスの実現につながるでしょう。早く予約するためにはインターネット予約の利用が欠かせません。ネットであれば急な予定変更にも対応しやすいため、忙しい従業員の負担も軽減されます。

また、出張旅費規程を定めるのも効果的です。実費ではなく固定額を支給することにしたり、役職や出張範囲によって支給額の上限を定めたりすることで、経理担当が毎回交通機関や宿泊先をひとつずつ調べる手間も省けます。

■ 宿泊予約サイトで出張者向けプランを利用する

宿泊予約サイトで予約する場合は、出張応援プランなどの法人ユーザー向けのプランを利用すると、コスト削減につながる場合があります。また、法人向けに作られた宿泊予約サイトでは、宿泊施設限定ではありますが、契約している法人のみが利用できる安価なプランを選べたり、宿泊施設ごとに一括精算できたりするサービスを展開している宿泊予約サイトやホテルチェーンもあります。従業員が宿泊費を立て替える必要もなくなり、精算業務もカットされることで業務効率化とコスト削減が図れます。

・飛行機、ホテルなどはできるだけ早い段階で予約し安く抑える
・出張旅費規程を定め、ホテル代などの上限を設ける
・法人向けの宿泊予約サイトを利用し、安価なプランを選択する

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社員単位で旅費規程の設定可能!出張費用の適正化も

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出張手配の手間を削減する

■ 出張手配の代行サービスを利用する

旅行代理店を中心に展開される出張手配代行は、出張プランの提案から精算承認業務までをワンストップで提供してくれるサービスです。主に団体手配や海外出張でVISAの申請が必要な場合などは、旅行代理店のこのような出張手配代行を依頼する企業もあります。

出張コストの削減と手間の削減を同時に行う方法

■ 出張手配管理システムを導入する

出張手配管理システムとは出張申請・手配・精算などの出張関連業務を一元管理し、業務効率化とコスト削減を実現するシステムです。システムにもよりますが、航空券や新幹線チケット、ホテル手配まで一括で簡単に手配できるものが多く、システム内で申請・承認・予約・精算が完結するため、業務改善とコスト削減を同時に行うことができます。月々の出張コストの見える化・出張費の一括請求処理を行うことも可能です。また、出張旅費規程をシステム内に反映することもでき、不正防止や上限金額オーバーを未然に防ぐ対策にもなりえます。

【主な出張管理システムでできること】
・航空券や新幹線チケット、ホテルの一括手配
・出張申請、承認
・出張費用の一括精算  など

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業務効率化とコスト削減は同時に解消できる

出張管理がずさんだと、コストの増大だけでなく日々の業務にまで影響を及ぼしかねません。出張管理に手間取っている経理や総務の担当者は、出張管理システムを利用するなどの策を講じ、それぞれが日々の業務に専念できる環境を作り上げることに努めましょう。業務の効率化は、コスト削減の実現に最適な近道になるのです。

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