コストを削減するには?主な勘定科目と無理なく実施するポイント

事業を進めるうえで、コスト削減は利益の増加に直結する重要なポイントです。また、単に利益を増やすだけでなく、コスト削減の過程を通じて経営体質を強化できることもメリットだと言えます。ただし、コストの削減を行う場合には注意すべき点もあります。そこで、コスト削減の必要性と削減を実際に行う際のポイントを解説します。

本記事の内容:コスト削減を行う際のポイントをまとめて紹介します

コスト削減の必要性とその注意点

コスト削減を行うにあたって、経営者や管理部門は削減の必要性をしっかり理解しておくことが重要です。ここでは、コスト削減の必要性と注意点について説明します。

コスト削減の目的

コスト削減の目的は、企業の利益を増やすことです。利益は、売上高などの収益から経費や支払利息などのコストを引いたもので、コストを削減した部分はそのまま利益の増加に直結します。企業が継続的に事業活動を行っていくためには、一定の利益を確保し続けることが欠かせません。赤字が続けば資金が枯渇し、やがて事業活動ができなくなってしまうでしょう。

コストとは、企業が事業活動を維持するうえで必要な支出のことです。コストにはさまざまな項目があります。コスト削減を行うにあたっては、それぞれの費目の内容や特徴を把握しておくことが必要です。それぞれの違いを理解したうえで、削減余地があるかどうかの判断を行うことが必要になるからです。また、どのような取り組みを行えば削減できるかを検討するうえでも、各費用の内容を知っておくことが重要です。コスト削減にあたって対象となる主な費目としては、光熱費や人件費、通信費、家賃などが挙げられます。

光熱費とは、電気代やガス代、水道など、企業活動のインフラを支えるエネルギーなどのコストのことです。

人件費とは、従業員に支払う月給やボーナスだけでなく、法定福利費などの会社が負担する社会保険料なども含まれています。

通信費とは、電話代やインターネットプロバイダ費用です。賃貸オフィスの場合は、オフィスの賃貸料が発生し、倉庫などを借りている場合は倉庫賃貸料などがかかることもあります。

コスト… 企業が事業活動を維持するうえで必要な支出

コスト削減に取り組むメリット

コスト削減のメリットとしては、まず、利益が向上することが挙げられます。少ないコストで売上高を確保できるようになれば、経営体質は確実に強化されることにつながるでしょう。仮に一時的に売上が落ち込むことがあっても、赤字になりにくい体質になるため、事業を続けられる可能性が高まります。

また、株式会社など出資を受けている会社の場合は、出資者である株主などへの配当原資を確保することにもつながるでしょう。安定的な出資者の確保も、経営を続けていくためには欠かせないポイントです。さらに、利益が向上することによって、取引先や金融機関に対する信用力も上がるというメリットがあります。融資を受けやすくなる、取引量が増加するなどが期待できるでしょう。

コストを削減することで利益が増加すれば、従業員への給料やボーナスの支給を増やせる可能性が高くなります。また、コスト削減の過程で多くの従業員が削減活動に取り組むことによって、経営への参加意識を高まることもメリットです。コスト削減により利益を向上させることは、各従業員のモチベーション向上にも繋がり会社を強くすることに繋がると認識しておくことが大切です。

従業員に共有・周知するときの注意点

コスト削減を進めるためには、対象となる費目に関係がある部署やそこで働く従業員の業務の進め方やコスト削減の考え方、費用の使い方を変えていく必要があります。そのためには、削減活動を実際に行うことになる各従業員のコスト削減に対する十分な理解が欠かせません。何のためにコストを削減するかを、しっかりと周知徹底することが重要です。

コスト削減活動は、従来の仕事のやり方を変える必要があるケースが多いです。従来ならやってもよかったことができなくなることもあります。慣れたやり方を変更することは、従業員にとってストレスになる可能性があるでしょう。業務を行うにあたって、従来よりも窮屈になれば意欲が低下する可能性もあります。

従業員のモチベーションが低下してしまうと、コスト自体は削減できても、業務効率が下がり利益向上につながらなくなるリスクもありえるのです。そういった事態を避けるためにも、従業員に対して確実にコスト削減の目的を周知徹底することを強く意識しておきましょう。

コスト削減の際の注意点:何のためにコスト削減を行うのか【目的】を周知徹底する

その他注意点

無茶な目標設定をしない

コスト削減にあたっては、削減目標を設定します。目標設定を行う場合は、無理な目標にしないことも大切な注意点です。無茶な目標を設定すると、達成するために必要な業務までカットしてしまう可能性があり、品質低下につながるおそれがあります。品質問題が生じると会社の信用を失い、利益増加どころではなくなってしまうでしょう。

手段ではなく目的で考える

コスト削減活動を進めていくと、コストをカットすること自体に意識が向いてしまい、コストを減らせばよいという考えに陥ってしまう可能性あることも注意点です。コスト削減はあくまで利益を向上させるための手段です。本来の目的を常に忘れないようにしたうえで、コスト削減を進めることが重要です。

コストの見える化を行うと従業員にも伝わりやすい

コスト削減がどの程度進んでいるかを共有できれば、削減活動を行う従業員にとってもやりやすくなります。そのためには、コストの見える化を実現する仕組みづくりも大切です。コスト削減経過を従業員と共有できれば、目標達成のモチベーションも高まるでしょう。

効果の検証を行う

実際にコスト削減活動を始める前に、目標の設定と削減方法を明確にすることになります。ただし、当初に目論んだ通りにコスト削減が進まないケースもあるでしょう。そういった場合は、軌道修正も必要です。適切な軌道修正を行うためも、定期的にコスト削減効果の検証を行う必要があります。

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コスト削減のポイント

コスト削減は、費用項目ごとに具体的な対策を立てて進めていく必要があります。そこで、費用項目ごとの削減ポイントについて紹介します。

エネルギーコスト(光熱費)

エネルギーコストは、光熱費のことです。事業活動を行ううえで欠かせないコストですが、削減する方法はあります。エネルギーコストを削減するうえでは、消費電力などエネルギー使用量を抑える取り組みだけでなく、電力会社などとの契約の見直しを行うことがポイントになります。より基本料金や従量料金が低い契約に移行できればコスト削減が可能です。継続的に発生する費用であるため、契約の見直しを実現できれば長期的なコスト削減になります。

通信費

通信費は、法人契約している固定電話や携帯電話の料金、インターネットプロバイダ接続料金などが該当します。光熱費と同様に、契約の見直しを行うことが有効でしょう。また、IP電話(インターネットに接続して音声を届ける通話方法)を使用することなどもコスト削減に役立つ可能性があります。さらに、通信費が従業課金される電話の使用を控えて、定額料金で済むメールなどをできるだけ使用するといった取り組みも経費削減方法のひとつです。

印刷費

印刷費には、コピー機のリース・レンタル料やインク代、コピー用紙代などが含まれます。印刷費を抑えるためには、ペーパーレス化の推進が有効です。印刷行為そのものを削減できます。また、コピー機のデフォルト設定をカラーではなく白黒に変更することでもコスト削減が可能です。さらに、重要な書類は普通紙に、社内連絡文書は裏紙に印刷する、クラウドで文書を共有するなどの方法でも印刷費を減らすことができます。

出張旅費

出張旅費のコスト削減におけるポイントは、必要最小限に出張を抑えることです。単に出張回数を減らすだけだと売上などに悪影響が生じるおそれがあります。そのため、効率的に出張できるように適切な管理が必要です。適切な管理を実現するためには、出張管理システムの導入などを行って管理レベルを上げるとよいでしょう。システムの導入は、旅費に関する経費精算業務の効率化にもつながります。

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物流費

物流費のコスト削減ポイントは、輸送方法を工夫することにあります。商品を配送する場合、顧客にタイムリーに届けることとあわせて、できるだけ無駄を省くことも重要です。トラックを使用する場合は、混載便を利用するなどして運送コストの削減を図る必要があるでしょう。また、工場から倉庫、運送という物流に関連する一連の流れの無駄を排除するように見直してみることも有効です。

システムの運用・保守・管理費

システムの運用・保守・管理費も、光熱費と同様、長期的・継続的に発生するランニングコストです。システムの運用・保守・管理を怠ると、会社全体が機能不全になる可能性があるため、安直にコストを削減するのは避け、運用・保守・管理にかかる手間の削減は影響範囲を慎重に検討する必要があります。

また、既存のシステムについては、契約形態の見直しを行うとコスト削減につながる可能性があります。また、古いシステムを使い続けると維持管理に余計なコストがかかることも珍しくありません。初期投資は必要ですが、新システムの導入をしたほうがトータルでコスト削減になるケースもあると知っておきましょう。

人件費

人件費は、会社の代表的なコストのひとつです。人件費には、給料やボーナス、会社負担の社会保険料などが含まれます。人件費の削減を検討する場合のポイントは、人員を減らすのではなく、できるだけ作業効率を高めて費用対効果を改善することに焦点を当てることです。業務効率が向上することによって作業効率が高まれば、残業代などが減って、結果的にコスト削減につながります。

コスト削減が可能な費用項目:
・エネルギーコスト(光熱費)
・通信費
・印刷費
・出張旅費
・物流費
・システムの運用・保守・管理費
・人件費

コスト削減を意識したい勘定科目

コスト削減を進めていくにあたって特に意識しておきたいポイントは、5つあります。

1.無駄や重複を排除する

無駄や重複を徹底的に排除してコスト削減を図ることです。無駄や重複を排除するためには、現状をしっかり分析したうえで、無駄や重複が生じている部分をもれなく特定することが欠かせません。従来から当たり前のように行われた業務でも、業務全体を横断的に見直すことで、重複している作業が生じていることを見つけられるでしょう。また、人事・総務部門など各部署の従業員が連携し知恵を出し合うことによって、無駄な作業を見つけられるようになります。

無駄を省くという点では、使っている物を見直すという切り口もあります。たとえば、不要な備品を使っていないかどうか再点検することで、無駄な支出をカットできる可能性があるでしょう。また、作業環境を見直すことによっても無駄を省くことができます。不必要なカラー印刷や余分な印刷がないかどうかを徹底的に見直すことによって、印刷の無駄を省けるようになるでしょう。

さらに、現状の仕事のやり方を踏襲するのではなく、会議では各自に会議資料を配布するのではなく、パソコン持参で資料はスクリーンに映す形に変更することによって印刷枚数を劇的に減らすことも可能になります。先入観を排除し、さまざまな角度から業務を見直してみることが重要です。

2.サービス内容を見直す

過剰サービスになっている点を改善することによっても、コスト削減を進めることができます。たとえば、配送時の包装に注目してみることも有効です。クライアントの要望に単純に応えようとすると、結果的に過剰包装になってしまうということもありえます。そういった場合は、顧客と要望を満たす範囲でより簡易な包装方法を提案することで、コスト削減につなげることもできるのです。また、成功事例を社内で共有して広げることも有効でしょう。

会社の利益は、売上から経費を引いた金額になります。売上が一定だとすれば、経費を下げることによって利益が向上します。経費のうち、商品や製品の原価が占める割合が最も高いというケースが多いです。その原価に注目することを避けて通っていては、十分なコスト削減効果を見込むことはできません。

ただし、単純に原価をカットしようとするとサービス低下につながるおそれがあります。サービスレベルを低下させないで原価を低減させるためには、知恵が必要です。会社全体でアイデアを出し合う仕組みを作ったうえで原価低減にもメスを入れながら、サービス内容を見直してみましょう。

3.固定費を見直す

一般的な固定費としては、人件費や減価償却費、賃貸料、消耗品などが挙げられます。従業員の給料やボーナスなどの人件費は、作業効率の向上による費用対効果の向上を目指すことがポイントです。単に人員整理を行ってしまうと、人件費は減少しても売上減少やサービス低下になるおそれがあります。

また、固定資産の減価償却費は、使っていない固定資産の売却・廃棄を進めることによって、無駄な資産の保有を減らして固定費を削減することができます。さらに賃貸料については、オフィスレイアウトや作業導線の見直し、部署配置や事務用品配置の入れ替えなどによって最小限のスペースで作業できるようにすれば、無駄なオフィス賃貸料をカットできるでしょう。

契約の見直しによる賃貸料削減も有効です。消耗品の購入についての見直し実施も欠かせません。固定費の削減に成功すれば、長期的なコスト低減効果を見込めるようになります。積極的に取り組んだほうがよいでしょう。

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4.アウトソーシングを検討する

アウトソーシングは、自社の現場で社員が行っている業務を他社であるアウトソーシングサービス会社に任せることをいいます。アウトソーシングの対象業務は広がっており、単純な事務作業だけではなく、設計業務や営業業務などもアウトソーシングすることが可能です。

アウトソーシングを活用する主なメリットは2つあります。1つは、外部に任せられる仕事を外注することで生み出される人的資源を、より重要な業務に投入できるようになることです。もう1つは、業務のプロに任せることによって、費用対効果を高められることでしょう。同じ作業をより高い品質かつ低コストで請け負ってくれる会社を見つけられれば、コスト削減につながる可能性があります。アウトソーシングを活用する場合は、サービスレベルとコストが見合うよう、事前によくリサーチしたうえで依頼することが大切です。

5.システムを導入する

主なシステムとしては、経費精算システムや営業支援システム、出張管理システムなどが挙げられます。システムを導入することによって、作業の標準化が可能です。作業を標準化することによって、属人的な業務から誰でも作業しやすく均一な成果が期待できる業務に変わります。

具体的には、経費システムを導入すれば、余分な手間をかけずに精算業務をスムーズにできるようになるでしょう。そうなれば、作業効率の向上や作業の質が向上することによって、費用対効果が改善されます。結果的にコスト削減につながります。

また、システムを導入することによって、業務管理も効率的に行うことが可能です。営業支援システムや出張管理システムを導入すれば、無駄な出張をなくし、少ない出張費で成果をあげられるようにできるでしょう。

コスト削減のポイント:
1.無駄や重複を排除する
2.サービス内容を見直す
3.固定費を見直す
4.アウトソーシングを検討する
5.システムを導入する

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あらゆるコストを削減できると認識しておこう

コスト削減は、避けて通れない重要な経営課題のひとつです。会社の活動はすべてコストにつながっており、削減対象となるコストは多岐にわたります。削減取り組みにあたっては、単に支出を減らすということだけにとどまらず、仕事のやり方を変えていくことも重要です。コスト削減に取り組む従業員のモチベーション維持も考慮しながら、効果的に進めるようにしましょう。

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