経費 削減案8選|かさみやすいコストを抑える効果的なアイデア総まとめ

会社が利益を上げるためには、売上をアップさせることと、経費を少なくすることの両方が重要です。どちらも取り組むべき課題ではありますが、経費削減は会社内部の努力によってできることであるため取り組みやすいでしょう。経費削減に成功すれば、少ない売上でも利益を出せるようになります。そこで、この記事では、経費削減の方法と取り組む際のポイントについて解説します。

この記事の内容:経費削減のアイデアと取り組む際のポイント

目次

経費削減案を立てる具体的な流れ

①削減対象の把握
②コスト分析・測定
③経費削減案の立案
④目標の設定
⑤経費削減策の実行

①削減対象の把握

経費削減を効率的に進めるためには、まず削減可能な経費にはどのようなものがあるかを把握することから始める必要があります。削減可能な対象を見つけたい場合、全体に占める割合が高い勘定科目に的を絞るというのも有効な選択肢です。

また、比較的改善しやすい項目から手を付けるのもよいでしょう。現状をしっかり分析し、削減対象を洗い出すことが重要です。そうすることによって、改善すべき項目が明確になり、経費削減を進めやすくなります。

②コストの分析・測定

コスト削減の対象が絞り込めたら、次に対象コストの分析と測定を行います。対象となった勘定科目ごとに、現状のコストを測定し、削減できる部分がないかどうかを分析していくのです。会計システムに蓄積されている勘定科目ごとのコストデータを詳細に分析することによって、費用の中身を詳細に分解していくと取り組むべきことが見えてきます。

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③経費削減案の立案

各費用項目の詳細を把握できたら、経費削減案の立案に移ります。無駄なコストが発生している場合は、そのコストをカットすることで削減できます。

また、以前からのやり方のままでは削減できないコストについては、業務のやり方を変えることによって削減できないかなどの検討も必要です。できるだけ具体的な取り組みに落とし込むことがポイントになります。

④目標の設定

取り組むべき経費削減案が立案できたら、削減金額の目標設定を行うことも重要です。目標金額を設定せず漠然と経費削減に取り組んでも、効率は限定的になってしまう可能性があります。

目的や目標金額を明確にすることによって目標達成の意欲が生まれ、コストの削減が進みやすくなるでしょう。また、達成時期についての目標設定も大切です。

⑤経費削減策の実行

経費の分析や削減案立案、金額や時期の目標設定が終わったら、いよいよ経費削減策の実行です。実行にあたっては、定期的に進捗状況を確認することも大切なポイントになります。目標達成の時期に向けて順調に進んでいるかどうかのチェックを行い、遅れている場合は取り組みを加速させる、目論見通りに進まない場合は別の方法に変更するなどの軌道修正を行うことが必要です。

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経費削減案8選~小さなアイデアから大幅コストカットまで~

経費削減を実現するための方法は、すぐにできる小さなアイデアから大幅なコストカットにつながる改善策までさまざま。ここでは、具体的な経費削減案を8つ紹介します。

■経費削減案
①コピー・印刷費を削減する
②ペーパーレス化を推進する
③消耗品のコストを抑える
④水道・光熱費を減らす
⑤通信費を節約する
⑥賃料を下げる
⑦人件費の費用対効果を高める
⑧出張費・交通費の見直し

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①コピー・印刷費を削減する

初期設定や用紙の変更、コピー機の保守メンテナンス頻度の見直しを

1つ目の削減案は、コピー・印刷費の削減です。
まず、印刷のデフォルト設定を白黒印刷にするなど初期設定を変更する方法が挙げられます。不要なカラー印刷を減らすことが可能です。また、用紙の変更も選択肢の1つです。社外用の印刷物は普通用紙を使い、社内用は安い用紙や裏紙を使うなどの方法があります。裏紙を再利用しやすいように環境を整えることも必要です。さらに、コピー機の保守メンテナンス頻度を減らすために見積もりを取得して、より安いコストでメンテナンスをしてもらえるように契約変更する方法もあるでしょう。

②ペーパーレス化を推進する

会議での資料コピー配布の廃止、チャットツールの導入も◎

2つ目は、ペーパーレス化の推進をして用紙代と印刷代を減らす方法です。社内用の書類印刷を控えるように周知する、会議では資料のコピー配布をやめて、パソコン持参もしくはスクリーン投影で対応するなどの方法があります。また、電話の伝言はメモで渡さずチャットツールで伝えるなどの方法も有効です。 ペーパーレスが進むことによって、紙代、印刷代の節約だけでなく、のりやボールペン、ホチキスなどの文房具関連備品コスト削減、時間の削減にもつながります。

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③消耗品のコストを抑える

ネット購入、まとめ買いで節約。過剰ストックの見直しも効果的

総務などが調達する消耗品を抑えることもすぐにできるコスト削減案です。対象となる消耗品としては、ボールペンや修正テープ、ふせん、のりなどがあげられます。ペーパーレスを進めても、最低限の消耗品は必要です。これらの消耗品をできるだけ低価格で購入することがコスト削減につながります。価格比較が容易なインターネットでの購入、まとめ買いなどが有効です。また、過剰なストックの見直しも効果的です。

④水道・光熱費を減らす

エアコン使用時間の制限。電力会社の見直しも視野に

水道・光熱費は見逃しがちなコストですが、ぜひ取り組みたい削減項目です。エアコンは主な光熱費の1つであり、就業時間に合わせてエアコンの使用時間を制限するなどの方法が考えられます。また、残業時間は、必要な場所だけ電気を使用し、それ以外は消灯する方法も有効です。電力会社の見直しも視野に入れるとよいでしょう。

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⑤通信費を節約する

社用電話の契約見直し、不要な電話回線の解約、プロバイダ変更でネット通信コストを削減

通信は、社内外のコミュニケーションに欠かせません。しかし、削減する方法はあります。たとえば、社内電話をより安い法人契約やIP電話に移行させる、不必要な電話回線を解約する、プロバイダを変更してネット通信コストを削減するなどの方法を試すとよいでしょう。

⑥賃料を下げる

レイアウトの見直しも◎ 大幅カットが期待できる項目

オフィスなどの賃料を引き下げる施策は、大幅カットが期待できる項目です。事務所が賃貸の場合は、レイアウトを見直して最小スペースで業務を行い、余った部分は賃貸契約を打ち切ると賃料を削減できます。また、同じ広さでより安い物件に引っ越すことも有効でしょう。さらに、賃料引き下げ交渉の余地があれば、お願いしてみることも大切です。事務所以外に倉庫などを借りている場合も同様の取り組みを行うと、賃料全体の引き下げにつながります。

⑦人件費の費用対効果を高める

マニュアル化やシステム導入で効率アップ! 費用対効果を主眼に

7つ目のターゲットは、人件費です。人員整理を行えば人件費は削減できます。しかし、人は会社の貴重な財産であるため、単純に人を削減するのは得策とは言えないでしょう。まずは、マニュアル化によって業務効率を上げたり、システム導入で作業時間を減らしたりする取り組みを優先するとよいでしょう。また、ツールを購入して重複入力を減らすなどの方法も有効です。人件費に関しては、費用対効果を高めることを主眼に置いて取り組むことがポイントだと言えます。

⑧出張費・交通費の見直し

宿泊先・移動ルートの最適化し、さらに管理方法の見直しやシステム導入で効率的に

8つ目は、出張費や交通費の見直しです。宿泊費は、旅費規定上限に近くなっている場合も多いでしょう。そういった場合は、適切な移動ルートを使う、個々の社員の出張機会を減らすなどの周知徹底が必要です。また、出張費・交通費を適切に把握して、効率的に管理することも効果的な出張につながり、結果的に出張費・交通費の削減につながります。合わせて、管理方法の見直しやシステム導入を行うと、よりスムーズに費用を削減できるでしょう。

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経費削減を進めるポイント

経費削減を進めるにあたっては、単に削減項目と目標を指定するだけでは十分ではありません。ここでは、経費削減を進めるポイントについて説明します。

①インパクトのある数字から対策する
②経費削減に対する従業員の意識を向上させる
③システムの導入で効率化を図る

①インパクトのある数字から対策する

経費削減を進める場合は、大きな成果につなげるように意識することが重要です。コスト削減には、地道な努力も欠かせないもの。実行する各従業員のモチベーションを維持できるようにすることも考える必要があります。そのためには、コスト削減の活動が、大きな経営成果に結びつき目に見えて利益が増加することを示す目標を設定することも重要です。
大きなコスト削減を実現するためには、インパクトがある費用項目にメスを入れることが必要になるでしょう。全体のコスト削減目標が大きければ、少額のコスト削減項目がおろそかにならず、確実に削減が進むことにつながります。

まずは削減しやすい経費から対策

また、削減しやすい経費から対策することも有効です。コスト削減にあたって多大な努力が必要になる場合はなかなか成果が上がらず、取り組みを行っている人のモチベーションが下がってしまうおそれがあります。削減しやすい費用項目から取り組みを行えば、短期間に成果が上がり効果を実感できるようになるため、モチベーションを維持しやすくなることがメリットです。

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②経費削減に対する従業員の意識を向上させる

経費削減を進めるにあたっては、実際に削減の取り組みを行う従業員の意識を向上させることも大切です。モチベーションを維持しながら経費削減を進めるためには、3つのポイントに注意するとよいでしょう。

ポイント1:社員のやる気を起こさせる仕組みづくりを

インセンティブ制度を導入し、社員のモチベーション維持向上を

1つ目のポイントは、経費削減のモチベーション維持向上につながるような仕組みを作ることです。具体的には、経費削減が成功した場合に従業員にメリットがあるインセンティブ制度の創設などが挙げられます。インセンティブ制度とは、ある目標を達成した場合に、経済的・精神的な報酬を受け取ることができる制度のことです。経費削減のモチベーションを維持するためには、経済的・精神的両面でインセンティブが得られる制度を検討することも大切になります。

目標を達成した社員や部署を表彰、ボーナス支給や昇給も◎

精神的な面での報酬も、モチベーションに維持・向上に役立つ場合があります。たとえば、目標の達成度に応じて表彰するなどの方法が有効です。従業員にとっては、経済的な報酬を得ることもさることながら、会社への貢献を認めてくれることもモチベーションを高めることにつながります。ボーナスの支給や昇給に連動させるインセンティブ制度は、コスト削減効果の一部を従業員に直接還元する方法です。しかし、この方法をとる余裕がないという会社もあるでしょう。そういった場合は、目標を達成した従業員や部署を表彰する制度を創設するという選択肢もあります。

ポイント2:企業規模や現状に適した経費削減を

2つ目のポイントは、企業規模や会社の現状に適した形で経費削減を進めることです。たとえば、経営状況が思わしくなく、早急に経費削減に取り組む必要がある場合、中小規模の会社であれば社長が直接指揮する全社プロジェクトという位置づけにして、全従業員に危機感を持ってもらう方法も有効になります。また、企業規模が大きい場合は、全従業員一丸となって取り組む状況を作ることが困難な場合もあります。そういった場合は、工場営業や研究部門、営業部門など、組織単位での目標設定を行い、各組織長を旗振り役にするというやり方が有効です。経費削減を進める場合は、自社の規模や状況に合わせた形で、誰を旗印にするのかを的確に選択することも欠かせないと言えるでしょう。

ポイント3:数値の見える化で、モチベーションの維持を

3つ目のポイントは、数値の見える化を行うことで、モチベーションの維持・向上を図ることです。取り組むべき対象を決めて目標を設定しても、取り組みの成果が把握しにくいようでは、やる気が失われてしまう可能性があります。取り組み中の進捗状況がわからない状態で結果だけが示されるようでは、取り組み中の本気度が下がってしまうでしょう。そういった事態を避けるためには、経費削減の取り組み中も含めて、進捗状況を見える化をすることが欠かせません。必要があればシステム改修や導入、ツールの活用なども行って、削減数値の見える化を行うようにしましょう。

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③システムの導入で効率化を図る

確実に経費削減の効果を得るためには、必要なシステムを導入することも検討する必要があります。システム導入にはいくつかの切り口があり、削減効果の見える化はその1つです。また、業務を体系的に管理することで、業務効率化も進めやすくなり手間の削減に繋がります。 経費削減を行うためにシステムを導入するという切り口もあります。

名刺管理ツール の導入でキーマンとのアポイントを確実に

各従業員が受け取った名刺をシステムによって一括管理できれば、顧客との関係などを一括管理できるようになります。そうすることによって、誰が取引先と会うのが一番効率的なのかを事前に把握することが可能です。そういった情報をもとに出張の人選を行うことができれば、無駄な出張費を抑えることにつながります。また、商談が成立する可能性を高め売上アップにつながる事例も期待できるため、一石二鳥だと言えるでしょう。さらに、各人が名刺を管理する業務の削減にもつながります。

経費管理システムで業務効率化を

経費管理システムの導入も、有効な方法です。たとえば、現場で経費を使う従業員が直接入力できるシステムを導入すれば、リアルタイムで支出を把握できるようになり、費用管理が簡単にできるようになります。また、リアルタイムで経営数値が把握できるようになれば、経費削減の進捗状況を随時共有できるようになるため、経費削減のモチベーション向上にもつながるでしょう。さらに、経費精算システムを導入すれば、数値の見える化と出張管理、仕事経費精算、請求書作成業務の効率化を同時に実現できるため、経費削減のスピードが上がることも期待できます。

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出張手配管理サービスの導入で出張の効率化を

出張費を的確に削減するためには、適切な管理が欠かせません。出張費用実績を確実に把握することはもちろん、出張の費用対効果の測定も必要になるでしょう。そのためには、出張管理をしやすくすることを検討する必要があります。出張を効果的に管理するツールの導入は、1つの解決策です。また、現地に人が移動するだけでなく、メールやネット会議などを有効活用して移動や宿泊を減らす方法も効果があります。ネットで会議を行うことは確実に広まっているため、出張先の会社でも抵抗なく受け入れてくれるケースもあります。

コスト削減を進めるためには、削減の具体的な取り組み項目の明示と目標の周知徹底だけでは十分ではありません。社内全体で、どんな経費でも使い方を見直して削減するという意識の共有が重要だということを認識しておきましょう。

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経費削減は大きな経費、小さな経費の双方向から取り組むことが重要

経費削減は、避けて通れない重要な経営課題の1つです。確実に経費削減を行うためには、最初の段階で的確に削減対象となる費用を選別することが欠かせません。その際には、削減しやすく大きな効果が見込める費用項目を選ぶようにしましょう。また、費用削減の効果をより確実にするためには、目標金額や達成時期の目標設定も大切です。従業員のモチベーションを維持しながら経費削減を進めましょう。

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