出張費・旅費交通費の基礎知識|精算業務を効率化するには?

出張費の精算業務は、経理担当者にとって頭の痛い業務かもしれません。申請内容にミスが多かったり、確認項目が多かったりと、時間と手間の両方がかかります。また、出張手当、旅費交通費それぞれに会計処理を行うことになり煩雑さも伴います。このような精算業務の負担を大幅に減らすには、どのような整備が必要でしょうか。ここでは、出張費・旅費交通費に関する基礎知識と、効率化に役立つ方法について解説します。

本記事の内容:出張費・旅費の基礎知識と、精算業務と効率化する方法

出張費・旅費交通費の意味と精算までの流れ

精算業務の効率化には、それぞれの経費の意味をしっかり理解することが重要です。出張費・旅費交通費の意味と、それらを精算するための通常のワークフローについて説明します。

出張時の実費精算に関する基礎知識

# 出張費とは

出張費とは、出張にかかる交通費、宿泊費、出張手当など、出張時に発生する費用をまとめた呼び名です。出張手当は出張日当とも呼ばれ「手当」「日当」という響きから、給与の一種というイメージがあるかもしれません。しかし、出張手当は、出張中に発生する食事代など、出張者が日常では負担しないはずの支出を実費弁償するためのものなので、賃金とは違い、宿泊費や交通費のように経費として扱われ、非課税となります。

# 旅費交通費とは

旅費交通費とは、旅費と交通費を経費処理する際に使われる勘定科目の名称です。旅費とは、遠方で業務を行う、つまり出張した際にかかる移動や宿泊を目的とした経費のことなので、出張費と意味は同じと考えてよいでしょう。出張費と同義なので、出張手当も旅費として処理します。また、会社によっては宿泊代や出張手当を旅費、出張中の移動費を交通費として分けて考えるケースもあります。

一般的に交通費とは、自宅から勤務している会社までの通勤費や業務のために移動した近距離の電車代などの移動費を指します。つまり、旅費は遠方での移動や滞在費用、交通費は勤務地周辺の移動費用と考えるとわかりやすいです。経費処理する際は、どちらも旅費交通費の勘定科目で処理できるので混乱せずにすみます。

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出張費・旅費交通費を精算するまでの主な流れ

出張の必要が発生してから出張にかかる費用を精算するまでのフローは、一般的に、出張申請、申請書の提出、仮払金の支払い、出張費の精算です。それぞれの主な流れを解説します。

①出張の申請

出張の必要が発生したら、出張者は出張申請書を作成して上司に申請を行い、出張の承認を得ます。出張申請書の項目は出張期間、出張先、出張目的、飛行機や新幹線などの移動手段、移動費用、宿泊先や宿泊費用などです。申請書を作成することで、必要性のある出張であるか、おおむねどれくらいの金額がかかるのかを事前に把握することができ、経費の精算をスムーズに行えます。また、上司や経理部だけでなく人事部も内容を把握しやすくなり、勤務管理がスムーズになるでしょう。

なお、昨今のペーパーレス化や業務効率化の流れにおいて、出張申請書の作成を廃止する企業も増えてきました。本記事では、一般的な流れについて説明します。

②出張申請書の提出

作成された出張申請書は、通常、上司に提出して承認を得、その後経理部へ提出されます。上司や経理担当者は、出張日程や移動・宿泊費用に誤りがないか事前にチェックを行います。承認担当の上司は、日程や出張目的など出張の必要性を重点的にチェックし、経理担当者は移動経路と移動費用に相違がないかなど、出張費部分に焦点を当ててチェックを行うことが重要です。特に、定期区間のもれなど、出張者がうっかり行いがちな申請ミスには経理側で注意する必要があります。

③仮払金の支払い

出張申請書が承認されたら、必要な費用を事前に支給する「仮払金の支払い」が行われます。社員が高額な出張費を立て替えなくて済むよう、仮払金を支払うのが一般的です。
出張者が出張申請書に仮払い経費申請書を添付し、申請された金額が支給されるケースがほとんどです。出張申請書が仮払い経費申請書を兼ねているケースも多くあるでしょう。仮払金支給の際は、受け渡しの事実や金額についてのトラブルを回避するため、必ず出張者と経理担当者がそろって金額を確認し、サインなどで受領の記録を残しておきましょう。出張までに日数の余裕があれば、銀行振り込みで仮払いを行うと、より支給の事実が明確になります。

④出張費の精算

出張が完了したら、仮払金を含めた出張費を精算します。出張業務で支出した実費の領収書を添えて出張報告書を作成し、余剰金があれば会社側へ返金、不足金があれば支給を受けることになります。この場合も、支出の相当性や領収書との整合性について経理担当者のチェックが必要です。出張報告書ではなく、仮払金精算書という精算専用の書類の提出が必要な場合もあります。不足金を支給する際にも、支給の事実や金額についてトラブルが起きないよう、サインなどの受領記録を忘れずに残しておきましょう。

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出張の「手間」「ムダ」をまるごとカット!

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出張費・旅費交通費の精算を効率化する方法

出張費・旅費交通費の精算は、作成やチェックの項目が多く、出張者と上長、経理担当者と複数の担当者の負担になりやすい業務です。これらを効率化するには以下のような方法があります。

出張旅費規程を作成する

出張旅費規程とは、出張経費や出張手当などについてあらかじめ基準を設ける社内規程のことです。この規程は、役員だけでなく、一般社員も含めた全社員が対象として設けます。具体的には、出張の区分や、出張手当や宿泊費などの役職ごとの額、精算フローなどの基準を明確にするものです。例として、目的地まで片道150kmまでを日帰り出張、それ以上を宿泊出張と定め、それぞれの費用の範囲を定めておけば、申請の時点で出張者が出張区分や出張手当の基準を判断できます。あらかじめ規程が定まることで、承認する上司や経理担当者の精算にかかる手間を削減できるでしょう。

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社員単位で旅費規程の設定可能!出張費用の適正化も

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出張旅費規程を定めることには節税効果も

出張旅費規程に基づいて支給された出張手当は給与ではなく経費として扱われるからです。これにより、従業員にとっては所得税が非課税となるので節税になり、企業側にとっても法人税や消費税を節税することができます。しかし、出張旅費規程があれば出張費をいくらにしてもいいというわけではありません。「所得税法基本通達9-3」において、非課税とされる旅費の範囲は「支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている」こと「その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められる」こととされています。

一般的な企業では、役職を分けて金額基準を設定することで「適正なバランス」を保ち、同業他社で支給される出張費と基準を合わせることで相当性を保っています。このバランスと相当性を意識せず高額の出張費を支給していると、税務調査で否認されるケースもあるので注意が必要です。

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マイナビBTMで管理者と出張者の手間を大幅にカット!

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出張管理システムを導入する

経費精算や出張管理のためのシステムを活用することも効率化に役立ちます。出張管理システムでは、システム上で交通機関や宿泊場所を検索・予約することができ、かつそのデータを上司や経理担当者と共有できます。これにより、出張費の申請や仮払金の支給などを効率的に行うことができるのです。また、出張業務中に支出した経費の領収書を画像データで読み取り、システムに取り込む機能や、経理システムと連携する機能などもあります。

出張前の予約時点から出張中まで、経費の記録をオンライン上で共有できるので、書類の作成や整合チェックなど、出張管理の手間を大幅に削減できるでしょう。さらに、出張者の交通機関や宿泊の利用実績なども確認できるため、予約変更による出張費差額不正受給の防止効果も期待できるのです。

出張手配管理サービス「マイナビBTM」導入のメリットとは?

出張時における 申請や立替など出張者の負担や、経理担当者の精算業務の負担を軽減し、かつ経費の不正請求をなくすために有効なのが「BTM」です。BTMとは「ビジネストラベルマネジメント」の略で、出張に伴う、交通・宿泊機関の予約や、申請業務をシステム上で行うことができます。さらに、コスト管理・出張管理の両面での対策も可能です。

出張データを一元管理。経費を可視化し、経費削減の道へ

社員ごと、部署ごとに出張先、回数、費用などが一覧で確認できるのも特徴で、経費の見える化に一役かってくれるでしょう。また、出張状況が一元管理できるため、災害時などのリスクマネジメントに活用できます。また、データ分析によって、出張経費の削減も推進できるメリットもあります。

マイナビBTMで社内の出張を見える化
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マイナビBTMが快適な出張をサポート。出張管理や経費精算など、毎月の手間やコストを大幅削減できる仕組みを紹介します。

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規程とシステムを活用して出張費精算の手間を削減しよう

出張費精算の効率化には、出張費や出張手当、旅費交通費など、それぞれの費用の意味と性質をしっかり理解することが重要です。また、相当性のある費用か、交通機関や宿泊の利用実績に間違いないかなど、チェックのポイントも押さえておきましょう。出張旅費規程や出張管理システムの整備は、書類作成やチェックの手間を大幅に削減します。精算業務を効率化して、出張者と経理担当者双方の負担を軽減していきましょう。

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