出張時の実費精算を効率化するには?経費処理を行うときの注意点

社員が仕事で出張をした場合、ガソリン代や駐車場代など現地で発生する費用をいったん社員が負担し、出張後に実費精算を行うケースが多々あります。そういった実費精算をどのように処理をすればスムーズなのか、具体的な精算の流れについて疑問を持つ人も多いのではないでしょうか。そこで、出張時の実費精算に関する基礎知識と経費処理をするときの注意点についてご紹介します。

本記事の内容:出張時の実費精算の方法と経理処理を効率化する手段

出張時の実費精算を効率化するには?経費処理を行うときの注意点

出張時の実費精算に関する基礎知識

まずは出張時の実費精算について説明します。実費精算以外によくあるケースも一緒に見ていきましょう。

実費精算とは

出張精算では、出張先でかかった費用を社員本人が負担し、立替分のお金を出張後領収証に基づいて計算したものを会社に請求するケースが多くあります。このとき、ホテルなどの宿泊代やタクシー代など、実際にかかった費用のことを実費、提出した領収証の記載金額に基づいて精算する処理方法のことを実費精算と呼んでいます。社員がいったん料金を負担し建て替えることから、立て替え精算(立替精算)とも呼ばれています。

実費精算以外の精算方法

実費精算以外の方法として「仮払金」「出張手当」を支給する方法もあります。仮払いとは、会社があらかじめ設定した金額や申請に基づいた金額を従業員に支払い、出張後に可不足分を精算する方法です。社員は出張に必要な費用をまとめた「仮払い申請書」を作成し、経理担当者に申請します。経理担当者が金額などを確認したうえで問題がない場合は承認し、金額を支払います。社員は受け取ったお金でホテル代や交通費などを支払い、会社宛ての領収書を受け取る、という流れが多いです。実際に支払った金額と仮払金に差がある場合は差額の精算をします。

一方、出張手当は、あらかじめ規定の報酬(日当)が一律に支払われる方法です。実費支給と違い定額で支払われるため、支給額よりも実際の支出が多かった場合、少なかった場合ともに差額は精算されません。

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出張経費の実費精算時に経理担当者が注意すべきこと

出張経費は項目が多岐にわたることもあるため、ここでは経理担当者が注意すべきポイントをまとめました。

1.勘定科目に注目して処理をする

領収書を確認した後は、適切な勘定科目に振り分けることが必要です。主な勘定科目として、旅費交通費、宿泊費、接待交際費などが挙げられます。飛行機、新幹線、電車、レンタカー代、高速料金やタクシー代などの交通費は旅費交通費として処理します。また、出張旅費規程において出張手当や食事代を定額で支払う条項が定められている場合は、その金額も旅費交通費となります。接待交際費は高額になりがちですが、損金に算入される上限金額が定められているため注意しましょう。

2.課税・非課税の違いに注意する

課税と非課税の違いにも注意が必要です。通常出張旅費は非課税ですが、高額すぎる場合は税務調査の結果課税となるケースがあります。また、出張手当は給与ではなく経費とみなされるため、所得税は非課税となります。課税対象となる通勤交通費と間違えやすいところです。間違って計上しないよう気を付けましょう。国内出張の場合の日当は、消費税上「課税仕入」となります。

3.不正がないかチェックする

領収書を確認するときは、金額をチェックするだけでなく不正や間違いなど、問題がないかも確認しておきましょう。移動経路は適切か、接待交通費は人数に適した金額になっているか、計算方法は正確かなど、出張命令に基づいた適切な出費かチェックすることが必要です。

出張経費の実費精算の正確性を高めるためにできること

出張経費の実費精算は分かりにくいこともあるため、苦手とする人もいるのではないでしょうか。ここでは、正確性を高めるためにできることを紹介します。

出張旅費規程を周知する

出張に関する経費処理を行ううえで、出張旅費規程を周知させることは非常に重要です。出張旅費規程はすべての社員が対象であることが税法での認知条件として定められているからです。また、従業員の理解を促すことで認識不足による間違いが減り、経費処理の手間も省けます

旅費精算をより正確に、かつ効率的に行いたい場合は、BTM(ビジネストラベルマネジメント)を導入の検討を

BTM(ビジネストラベルマネジメント)は出張の際に必要な飛行機や新幹線のチケット、宿泊先などの一括手配を行うことができるサービス のことです。社員の旅費管理を効率的に行うことができ、最安値、規定内金額などで予約できるため、経費削減にも役立ちます。経費精算に役立つ経費精算システムと合わせて利用するのがおすすめです。
社員による立替、事前の仮払金の支払い、出張後の実費精算などの業務も大幅に削ることが、経理業務の負担軽減に役立ちます。

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出張経費を適切に処理するためには正確性と効率化が必要!

出張経費は多岐にわたるため、間違いが出やすい経費のひとつです。適切に処理するためには、勘定科目に注意して処理することや、課税・非課税の違いなどについて理解しておくことが大切です。また、間違いや不正がないかもチェックしておきましょう。実費精算の正確性を高めるために、出張旅費規程を周知するとともに、BTM(ビジネストラベルマネジメント)を導入することも検討してみてください。

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