社員の給与を時給換算したら無駄な業務が見えてきた!|その仕事、いくらかかってるの? 

あなたの会社の社員1人が1時間働くのにどのくらいのコストがかかっているのか、考えたことはありますか? 月給や年棒で支払っているとなかなか意識することがないかもしれませんが、時給に換算して考えてみると、あらためて業務の無駄や生産性について見直すことができます。身近な業務を例として、業務にかかる時間とコストのバランスについて考えてみました。さらに、 無駄な業務を削減し生産性をアップするためのコツについても解説します。

この記事の内容:
社員の給与を時給に換算したとき、それに見合う生産性を発揮できているか考えてみましょう。また、出張業務を例として業務に伴う無駄を減らすためのコツをご紹介します。

会社員の時給って実際はいくら?

給与の形態は会社によってさまざまですが、正社員の場合は月給という形で支払われるところが多いでしょう。そうなると意外に意識しないのが時間単位でのコストです。はじめに、平均的な給与額などを元に、社員の「時給」がいくらになるのか算出 してみましょう。

その① 平均賃金から計算!

厚生労働省の「令和元年賃金構造基本統計調査 」によれば、日本の一般労働者の平均賃金(月額)は約30万7,700円となります。この数字を元に、時給を計算してみましょう。

フルタイムで働く会社員で勤務時間が1日あたり8時間、勤務日数は1か月で20日間(週5日×4週間)だとします。その場合、総勤務時間は8×20=160時間となるので、時給に換算すると以下のようになります。

30万7,700(円)÷160(時間)=1923.125(円)

つまり、 1時間あたり約1,923円と考えられます。

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その② 人件費から計算!

上記の計算は支払われる給与を元に計算したものなので、いわば「労働者側からみた時給」になります。ただ、実際には雇用する側が支払うのは給与だけではなく、保険料や各種手当なども発生し、それらすべてをあわせて「人件費」となるのです。会社によって、雇用条件によっても変わりますが、一般的には給与の1.3〜2倍程度が人件費とされています。

そこで、1か月あたりの人件費とそこから計算できる時給を出してみましょう。ここでは各種手当などは考慮せず、健康保険料や厚生年金保険料といった最低限の「法定福利費(会社が福利厚生のために負担する費用として法律で定められているもの)」のみをのせた最低限の金額を算出してみます。

まず、健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料は、都道府県別に金額の基準が定められていて「標準報酬月額×料率」によって計算します。「標準報酬月額」とは、月額の給料を一定の幅で「等級」として区切ったもので、たとえば月給の給料が28万5,000円であれば、「21等級」となり、標準報酬月額は「28万円」として計算することになります。それぞれの等級や料率については、全国健康保険協会の「保険料額表」 より最新の数値をご確認ください。

一方、雇用保険料や労災保険料は標準報酬月額ではなく、「給与総額×料率」で計算します。料率は事業の内容によって異なり、厚生労働省のサイト などで公表されています。

また、事業者がすべて負担するため、一般の社員はあまり意識することがありませんが、子育て支援などに充てられる「子ども・子育て拠出金」の納付も必要となります。2020年10月現在は、業種などにかかわらず標準報酬月額×0.36%(拠出金率)となります。※それぞれの料率などは変更されることがあるので、計算する際は必ず最新のデータをご確認ください。

年収400万円の社員、一時間当たりの人件費はいくら?

年収400万円の人と、年収600万円の人、それぞれの1か月あたりの人件費と時給を計算してみます。

月給約28万5,714円に対し、4万5,523円の法定福利費がかかることになりますので、1か月あたりの人件費は約33万1,237円。

時給に換算すると、1時間あたり約2,070円です。

年収600万円の場合も同様に換算すると、月給約42万8,571円に対し、7万1,352円の法定福利費がかかることになります。1ヶ月あたりの人件費は49万9,923円、つまり、 時給に換算すると約3,124円となります。

1時間の作業でも2,000~3000円かかっていることに

つまり、社員1人が1時間作業をするのに対して2,000〜3,000円程度はコストがかかっているということです。またこの他にも、会社によっては福利厚生費(健康診断費用や社員旅行費用など)や退職金などの積み立てもあるので実際の人件費はもっと多くなると考えられます。

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仕事の成果は時給に見合っている?

では、実際に社員が行っている仕事の内容を考えると、1時間あたり2,000〜3,000円以上の価値を生み出していると言えるでしょうか。もちろん、すぐに利益に結びつかなくても必要な業務もたくさんありますが、無駄な作業、効率を悪くしてしまっている作業は見直す必要があります。

減らせる作業に注目してみると……

たとえば、営業職や経理職の場合、以下のような作業に多くの時間を割いてしまっていることはないでしょうか?

<営業職の場合>
・情報共有のみの会議を毎朝行う
・報告、連絡、相談が形骸化し、どんな些細な内容でも求められる
・上司1人しか読まないレポートや報告書を時間をかけて作成している
・名刺をエクセルに手入力している
・交通費や出張のホテル代を立て替えし、後日出金伝票などで経費精算している
・出張時の移動手段を、新幹線・飛行機・ホテルなど個別のサイトで検索し、予約している

<経理職の場合>
・手書きの経費精算書類をパソコンに手作業で入力している
・伝票などのファイリング、レシートなどを台紙に貼る作業
・部下や部下が手入力のダブルチェック
・社員から提出される経費精算書類にミスがあった場合の、指摘や修正のやりとり

こうした作業を行っている間にも、1時間につき2,000〜3,000円程度のコストがかかっていることになります。時間を取られがちな作業に関しては、実際にどのくらいの時間をかけているのか、試しに作業時間を計測してみましょう。その時間数に時給をかけ合わせれば、どのくらいの費用がかかってしまっているのかがわかります。それを意識することが生産性アップのための第一歩です。

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その業務、効率化できます!出張手配・管理サービス

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出張にまつわる業務にはどのくらいコストがかかっている?

普段の仕事とは別にこまごまとした作業が増え、負担になりがちな業務の一つが出張です。もちろん出張自体は必要な業務であり、直接コミュニケーションをとることができたり、新たな知見や情報を得たりすることによって、大きな価値を生む可能性があります。しかし、特に遠方への宿泊を伴う出張の場合、移動時間などがかかることはもちろんですが、出張の前後にも付随する業務がいろいろと発生します。

ホテル・交通手段の予約にかかる時間は平均62.2分

マイナビBTMが2020年に宿泊を伴う出張に行った人381名に対して行ったアンケートでは、1回の出張手配(ホテルや交通手段の予約)にかかる平均時間は約62.2分という結果が出ました。1時間~1時間半かかると答えた人が全体の22%、2時間以上かかると答えた人も16%います。 また、出張業務で特に面倒だと思っていることは「ホテルの手配」が56.6%でトップ、次いで「航空券・新幹線など交通機関の手配」が46.0%でした。

その他にも、出張に行く前には申請書の作成、帰ってきてからは経費の精算や報告書の作成といった作業もあります。出張に行くことで交通費や宿泊費などがどのくらいかかっているかは気にする人も多いと思いますが、実はこうした出張に付随する作業にも見えないコストがかかっています。では、実際にはどのくらいのお金がかかっていると考えられるのでしょうか。時給が2,000〜3,000円程度と考えると、以下のようになります。

・出張申請書作成~出張申請(0.5時間) …1,000~1,500円
・出張のスケジュール調整(1時間) …2,000~3,000円
・ホテルや交通手段の手配(1時間) …2,000~3,000円
・領収書の提出、立替精算(1時間) …2,000~3,000円
・報告書の作成(2時間) …4,000~6,000円
 合計      1万~1万5,000円
※所要時間はマイナビBTM調べ
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出張の付随業務だけで数万円のコストがかかる場合も!

上記の計算を元に単純に考えると、一回の出張準備や付随する業務だけで約1万〜1万5,000円ほどかかっていることになります。

さらに、出張に伴って業務の負担が増えるのは出張する本人だけではありません。たとえば出張を承認する上司や管理職、経費精算を担当する経理なども関わってきます。たとえば、経理担当者が1回の出張関連の処理に1時間程度かけているとすれば、その度に2,000〜3,000円のコストがかかっていることになります。そのようにして業務ごとにかかる時間を算出していくと、思っている以上に費用が発生していることがわかるでしょう。

コロナ時代、出張にはより「効率化」が求められる!

2020年は新型コロナウイルス感染症の流行により、多くの企業では出張業務は減り、Web会議など出張に代わる手段も増えました。おそらくこれからの出張はより「必要なものだけ」に絞られていき、たとえ感染症の流行が収束したとしても、しばらくこの傾向は続くでしょう。

だからこそ、これからの出張にはより生産性が求められます。出張を行う本人にとっても、上司や経理担当者にとっても、出張に伴う業務に煩わされず、本来の業務に集中できる環境を整えることがより重要になってくるのではないでしょうか。

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出張業務の生産性を上げるためには?

では、出張業務の生産性を高め、時給に見合った価値を生むためにはどうすればいいのでしょうか。たとえば、以下のような方法が考えられます。

1.手配のためのシステムは一つにまとめる

たとえば、出張の手配に時間がかかっている場合は、電車や飛行機、ホテルなどそれぞれ別の予約システムを使って手配をしていることが原因の一つかもしれません。その場合は、様々な交通手段やホテルの予約・手配がワンストップでできるシステムなどを利用すれば、効率がアップするでしょう。

2.経費の申請、処理の方法はシンプルに

出張では交通費や宿泊費など様々な費用が発生します。それらの申請や、領収書の取りまとめ・提出なども意外に時間がとられる作業です。また、立替払いなどの場合、出張する人の金銭的な負担もありますし、領収書の紛失などのエラーも起きやすくなります。「ペーパーレス」化の進む近年、法整備もともない効率化が進む分野でもあり、申請から支払いまでミスが起きないような社内ルールの整理やシステム化が必須になるでしょう。これについては、立替払いや仮払いなどはなくして、最初からすべて会社払いで処理できるシステムなどを導入するとよりスムーズです。

3.オンラインのコミュニケーションを増やす

申請の連絡や報告書の作成などをオンラインで行うようにすると、書類作成や出力、押印、書類のファイリングなどの手間を減らすことができます。

効率化アップのための方法には、組織改革や社内のルール変更が必要なこと、コミュニケーションを工夫すれば解決することなどもありますが、「データ化」や「オンライン化」は一つのポイントとなりそうです。

「データ化」や「オンライン化」を積極的に取り入れていくことは、時間あたりの生産性を上げる以外にもさまざまなメリットをもたらします。たとえば紙の書類をデータ化することで、情報の整理や管理もしやすくなります。また、いわゆる「カラ出張」などの不正の防止や手作業によるミスなどを減らすことにもつながります。

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「時間=コスト」と「成果」を意識して業務改革を

社員の給与を時給に換算してみることは、業務にかけている時間と成果が見合っているのかを意識するきっかけとなります。今回は出張業務を例としましたが、他の業務でも無駄に時間をかけてしまっているところ、効率化できるところはたくさんあるのではないでしょうか。この記事を参考に、日頃の業務の生産性について見直してみましょう。

※本記事内の情報は2020年11月時点のものです。

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