電子帳簿保存法2020年度改正のポイント~経理の業務にどう影響する?注意点・メリットを解説~

2020年10月1日から電子帳簿保存法の改正が適用されます。1998年に施行された電子帳簿保存法は、これまでも帳簿や書類の電子データでの保存が一部認められていたものの、実際に導入するためにはさまざまな要件を満たさなければなりませんでした。今回の改正ではその要件が緩和され、よりスムーズに処理が行えるようになりました。そこで、この記事では、 電子帳簿保存法の改正点やポイントについて解説するとともに、経費精算業務とどのように関わるのかを見ていきましょう。

この記事の内容:
キャッシュレス決済の普及やペーパーレス化推進に伴い電子取引の記録に関する要件が緩和され、手続きがより簡単になります。変更のポイントと経理業務への影響範囲について説明します。

電子帳簿保存法の改正が2020年10月1日から施行!気になる変更点は?

令和2年度税制改正の中で電子帳簿保存法の一部が改正され、2020年10月1日より適用されます。バックオフィス業務の効率化や企業の生産性向上を目指し、請求書や帳簿類などを電子データのまま保存する場合の要件が緩和されることになりました。

電子帳簿保存法改正による変更点は?

では、まず改正による具体的な変更点を確認しましょう。

▽改正前
電子データ保存のためには、以下2つの要件のどちらかを満たす必要がありました。
A.データの受領者側でタイムスタンプを付与する
B.改ざん防止等のための事務処理規定を作成し、運用する

▽改正後
上記に加え、以下の方法も新たに認められることになりました。
C .受領者側が自由にデータを改変できないシステムを利用する
D .発行者側でタイムスタンプを付与する


電子データの場合、紙媒体と異なり誰かにデータを改ざんされても発見しにくいというリスクがあります。そこで、データを改ざんされていないことをどのように証明するかがカギとなります。

改正前は、電子データの保存を認める要件として、改ざん防止のための事務処理規定を作成して承認を受けるか、データの受領者がタイムスタンプを付与することが必要でした。タイムスタンプとは、ある時刻にその文書が存在していたことと、それ以降は変更(改ざん)されていないデータであることを証明する技術です。

改正後は、タイムスタンプは発行者が付与していれば受領者が付与しなくても保存可能となります。ただし、発行者がタイムスタンプを付与していない場合は、これまで通り受領者側でタイムスタンプの付与が必要です。

また、受領者が自由に改変できないシステムやサービスを利用すれば、タイムスタンプを付与せずとも保存可能となります。

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経理業務は 改正によって よりスムーズに!

経理業務という観点から見ると、以下のようなメリットが考えられます。

・発行者側の場合、受領者が自由に改変できないシステムなどを利用すればタイムスタンプの付与や確認などの手間が省ける
・受領者側の場合、発行者がタイムスタンプを付与していれば、タイムスタンプを付与する手間が省ける

タイムスタンプを付与するには、第三者機関である時刻認証局(TSA:Time-Stamping Authority)にタイムスタンプの発行を要求し、実際に発行してもらうという手間がかかります。

このため、「発行者側でタイムスタンプが付与されていれば、受領者側でのタイムスタンプ付与は無くても可」「改ざんできないシステムを利用して送受信すれば、タイムスタンプの付与はなくても可」となることで、業務がよりスムーズになると考えられます。

意外と知らない電子帳簿保存法の基礎知識

そもそも電子帳簿保存法とは、パソコンでの帳簿作成が普及してきたことを受けて作られた法律で、帳簿書類を紙媒体ではなく電子データやCOM(マイクロフィルム)などで保存することを認めた法律のことです。

電子帳簿保存法では「電子データによる保存」「COMによる保存」「スキャナ保存」「電子取引」について定められていて、以下のことが認められています。

・パソコンで作った帳簿や決算関係の書類を、紙媒体の代わりに電子データやCOMで保存してもよい
・決算関係の書類を除き、国税関係の書類をスキャナで読み込み、電子データとして保存してもよい
・電子取引を行った際の取引情報を電子データやCOMで保存してもよい
※それぞれ一定の保存要件あり

※画像は「電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】」(令和2年6月 国税庁)を元に作成

電子帳簿保存制度を導入するためには、管轄の税務署長に指定の申請書を提出し、事前に承認を受けておく必要がありますが、導入すれば相手方から受け取る見積書、契約の申込書、請求書など多くの書類を電子データで保存しておけます

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電子帳簿保存制度を導入するメリットは?

電子帳簿保存制度を導入することで、今までは必ず紙で保存しておかなくてはならなかった国税関係の帳簿や書類の多くが電子データで保存できるようになります。そのため、以下のようなメリットが考えられます。

<メリット>
・紙代や印刷代、保管場所代などのコスト削減
・帳簿書類を検索、整理しやすくなり、経理業務が効率化できる
・税務監査対策への負荷軽減

紙媒体で保存しておかなくてはならない場合、印刷代や紙代、保管場所などのコストがかかる上に書類を探すのにも手間がかかっていました。しかし、電子データであれば場所を取らず、税務監査などの際にも必要書類をサッと検索できます。導入は義務ではありませんが、導入すれば経理業務がよりスムーズに行えるようになるでしょう。

電子帳簿保存法の改正での経理業務への影響範囲は?

電子帳簿保存法改正が影響してくるのは主に経理関係の書類であり、対象となる範囲は以下のような帳簿類や書類です。

【帳簿】
仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
【書類】
注文書、契約書、領収書、請求書、棚卸表、貸借対照表、損益計算書など

ただしスキャナで読み込んだ書類の保存が認められるものについては、電子データやCOMよりも対象が狭くなっています。具体的には「注文書・契約書・領収書・請求書」などはスキャナで読み込んだデータを紙の書類に代えることができますが、「棚卸表・賃借対照表・損益計算書」などの決算関係書類はスキャナ保存が認められていません。ですから、導入にあたっては対象書類をきちんと確認しておきましょう。

また、スキャナ保存の承認を受ける前に作成された書類であっても、一定の要件に該当すればスキャナ保存が可能です。紙媒体で保管されている書類がスペースを圧迫している場合など、ぜひスキャナ保存の導入を検討してみましょう。

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電子帳簿保存制度を導入するための手順

電子帳簿保存制度を導入するには、事前に所轄の税務署長に提出し、承認を得ておく必要があります。この手続きは、電子データによる保存を始めたい日の3ヶ月前までに行っておかなくてはなりません。

ですから、たとえば4月1日の新年度から電子データ保存に変えたいという場合は、前年12月末までに書類の提出を終えておく必要があります。必要な書類については、たとえば「帳簿類の電子データ保存の承認申請」をする場合は以下のものになります。

・承認申請書
・承認を受けようとする帳簿類の作成に利用するシステムの概要を記載した書類
・承認を受けようとする帳簿類の作成に際した事務手続きの概要を記載した書類
・申請書の記載事項を補完するための参考書類

上記は「帳簿の電子データ保存」の申請をするケースですが、それとは別に請求書や領収書といった「国税関係書類」の電子データ保存の申請もする場合は、それぞれ申請書類が必要になります。さらに、スキャナ読み取りによる保存やCOMによる保存なども同時に始める場合は、それらの申請書も同時に提出する必要があります。

3ヶ月前までの承認手続きが必要

実際に手続きをする際は、国税庁のサイトで必要書類を確認しましょう。

電子帳簿保存制度で利用するシステムは、国税庁公認の第三者機関である「JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)」が認証しているものであれば、確実に機能要件を満たしているので安心です。

認証を受けたソフトウェアは、JIIMAの認証ロゴが梱包材や製品マニュアル・技術マニュアル・仕様書・WEBページなどに記載されていますので、それによって判断すると良いでしょう。JIIMAのホームページの「認証製品一覧表」から見ることもできます。
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知っておきたい電子帳簿保存法改正の背景・経緯

今回の電子帳簿保存法改正の背景には、スマートフォンアプリによるキャッシュレス決済の普及や、環境対策・テレワーク推進などによるビジネス文書のペーパーレス化があります。

電子帳簿保存法は1998年に施行されました。その後、パソコンの進化やスマートフォン・タブレットなど情報端末の進歩や普及に伴って徐々に条件が緩和されています。例えば2005年の改正では紙媒体のスキャナ保存が認められ、2016年の改正ではスキャナ保存可能な書類や要件の範囲が拡充・緩和されています。

要件範囲の拡充・緩和で効率化を推進

2018年にはスマートフォンを利用した国税関係書類の読み取りが認められ、領収書などを撮影して電子データ保存できるようになり、より社会の実態に即した運用が可能となりました。経費精算業務が効率化することは、企業の生産性アップにも貢献します。

また、近年の働き方改革や感染症対策などによってテレワークが進む昨今、国はさらなるペーパーレス化を積極的に推進していくと予想されます。電子メールやクラウドサービスによるデータの授受など、情報が電子データでやりとりされることで紙媒体よりもはるかにスピーディに、かつスムーズにさまざまな事務処理が進められるでしょう。

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電子帳簿保存法の改正によって業務効率化、ペーパーレス化は今後も進展!

電子帳簿保存法はパソコンなどの情報端末の進歩に合わせてたびたび改正を重ねてきました。今回の改正ではテレワークやキャッシュレス決済の普及によるクラウドサービスやスマートフォンアプリの利用など、より社会の実態に即した運用のための法整備がされています。

実際にクラウドサービスやスマートフォンアプリを利用した経費精算はスムーズかつ短時間で行えることから、導入する企業が増えています。導入する前にはルールの確認やシステムの導入などの手間はかかるものの、承認申請を受けて活用できれば、経理業務の効率化やスピードアップにつながるでしょう。

今後も国を挙げてペーパーレス化を推進していく中で、新たな法律やルールの整備が進められていくことが予想されるので、電子帳簿の保存に関する動きにはこれからも注目し、理解しておくようにしましょう。

経理担当者が次に考えるべきことは?

いよいよ、ペーパーレス化の実現に向けて全社的に推進することが可能になりつつあります。 今回の法改正で、経理の現場もペーパーレス化のメリットを実感することができるはずです。 もちろん、全社をあげて取り組むことが難しい場合は、可能な部分からペーパーレス化にシフトさせることも可能です。まずは経理やプロジェクト単位など、部分的にペーパーレス化を実践するよいきっかけになるでしょう。
クラウドサービスを利用するメリットは、効率化だけでなく、改ざんの防止やガバナンス強化など経営面への好影響も発生します。全社的にペーパーレス化を推進するには、その効果を経営層に理解してもらうことが大切です。

出張費の経費精算がワンストップ!不正も完全になくせる出張管理システムとは?

近年急速に導入が進むクラウドサービスに、出張管理システムがあります。
出張管理システムは、BTMとも呼ばれ、出張に関わるさまざまな業務を一元管理できるシステムのこと(BTM=Business Travel Managementの略称)。

BTMを導入すると、新幹線や航空券の手配やホテルの宿泊予約などを一括で行うことができるほか、出張時の危機管理やコスト管理も可能です。企業の出張に関わるコストカット、課題のソリューションとして期待されています。こういったシステムを導入することで、抜本的な業務改善をする企業も増えています。

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その業務、効率化できます!出張手配・管理サービス

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煩雑な立替金精算業務はキャッシュレスとシステム導入で効率化を

交通費や旅費など、本来会社が支払うべき費用を社員が一時的に支払うことがよくあります。立替金として経理処理する件数や金額によっては業務の負担が大きくなるのです。

経理部の業務効率化と適切な処理を行うためには、精算業務をキャッシュレス化することと、経費や出張の精算システムを導入するのがおすすめです。今回の電子帳簿保存法の改正により、キャッシュレス・ペーパレス化はもとより業務効率化・コスト削減を図る企業への導入がますます進む分野と言えるでしょう。

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