【新しい総務】管理部門から会社を変える!~「戦略総務」になるための方法とは

事業を支える縁の下の力持ちとして日々活躍する、総務部・管理部門。しかし近年、総務には能動的な施策の立案と実行による“変革”が期待されています。

新型コロナウイルス感染症による緊急事態宣言下においては、テレワーク(リモートワーク)や時差通勤、子連れ出社の推進やそれに伴う規程改訂など、管理部門には迅速かつ多様な判断や対応が求められました。ほかにもテレワークの環境整備や情報セキュリティシステム関連業務、従業員へのメッセージやルールの伝達や広報など、短期間に多くの業務にあたった方が多いことでしょう。当然、これを評価する声も聞かれています。

総務部から会社を変える時期が来た!

今まさに管理部門・総務部には、これまで以上に自ら考え行動できる力が求められています。
定型業務やコストセンターという考え方からは脱却した施策で、管理部門・総務部から会社を変えていく、そんな時期ともいえます。

総務部で働く方なら、「戦略総務」という言葉を聞いたことがあるでしょう。

この記事では、総務部・総務部員の新しい姿でもある「戦略総務」の必要性とその可能性について実践的なアドバイスを提供します。“新しい総務”へアップデートするためには何が必要なのかを考えていきましょう。

今回、Back Office Note編集部では、日本唯一の管理部門向け専門誌「月刊総務」編集長であり、『経営を強くする戦略総務』の著者としても知られる総務のスペシャリスト・豊田健一氏に、戦略総務を目指す方へのアドバイスを伺うことができました。

お話しいただいた内容は、総務部・管理部門にとどまらず、日々の業務改善、働き方にも役立つヒントが盛りだくさんでした。この記事では、インタビュー「覚悟を持って変革を!ワクワクする未来を描くための戦略総務」をダイジェストで紹介します。

※豊田健一氏のインタビュー「覚悟を持って変革を!ワクワクする未来を描くための戦略総務」全文は、ホワイトペーパー「企業を変えるイノベーション「戦略総務」がもたらす未来とは?」の中で紹介しています。ホワイトペーパーをダウンロードして全文を読む>>>

「戦略総務」とは?

ここでまず「戦略総務」の考え方についておさらいしておきます。
従来の総務部のイメージ(≒縁の下の力持ちとしての総務)の印象を脱却した、新しい総務部門のあり方のことを指します。「考え、計画し、実行する、そして伝える」。従来の受動的な総務のイメージではなく、能動的に事業の中心で活躍する総務・総務部員のことを「戦略総務」と豊田氏は定義しています。

戦略総務を目指すときにまず始めるべきことは?

「戦略総務っていわれても、どうすればいいのかわからない」という人のために、以下にインタビューから抜粋して具体的に紹介します。

◆小さなことでも「“変える”こと」からはじめよう

小さなこと、たとえば伝票の記載項目の見直しなども”戦略総務”としての仕事のひとつ、と豊田氏は言います。しかし、その際の注意点もあるようです。

――「記載項目をどう変えよう」という“How”ではなく、「そもそもこの項目って必要?」という、“Why”から考えて、見直す。不要であれば削除する。そうすると作業が減って、同僚からも喜ばれる。こうした小さな成功体験を積み重ねていくことが重要です。(豊田氏、※以下同じ)

◆何のために時間を捻出するのか?それをまず「考える」

効率化できることを探し始めるケースも多いかもしれません。しかしその前に必要なことがあると豊田氏は言います。

――やみくもに効率化を進めるのはいけません。リソースが捻出できたとしても、何のための時間なのかが明確でなくては意味がない。だからこそ、会社をどう変えるべきかを、とことん考えることが重要です。

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総務部・総務部員が活躍するために

総務部内に評価を受ける人が出てくると、周りもモチベーションがあがりますよね。一気に大きなことを変えるのではなく、身近な、小さなことから変えていく。そのためにはよく観察してよく考えること。様々な業務に共通するアドバイスですね。

現場の悩みの解決方法は?

しかし、総務部で働く方々の多くが「現場に手本となる上司がいない」「協力して業務改革を進める同僚がいない」という悩みを抱えています。

【解決のヒント】
◆手本となる上司・同僚がいないときには……
◆効果的な人事異動・人事交流
◆組織づくりの盲点「形からの議論」に注意!

社内に“総務”をPR! しっかり伝えれば業務改革もうまくいく

さらに、総務部・総務部員が活躍するための重要な指摘がありました。
それは「社内でのPR活動」です。といっても身構える必要はありません。総務部の業務は多岐に及び、その多くが欠かせないもの。それを自認して、社内にしっかり知らせればいいのです。

【「社内でのPR活動」をうまく進めるには?】
◆総務部の“社内での存在感”を高めるのは意外と簡単!?
◆総務部としてのプロの視点をきちんと伝えよう!
◆業務の可視化やPRに有効な手段

インタビューの全文を読む>>>
スペシャルインタビュー「覚悟を持って変革を。ワクワクする未来を描くための戦略総務」

改善点を見つけて実行! 日々の積み重ねが重要

普段、多様な業務をマルチタスクでこなしている管理部門で働く方々は、実は業務改善が得意なのではないでしょうか。すでに気づいていることもたくさんあるはずです。それを実行すること、伝えていくことで、すぐに効果がみられる事柄も多くあるでしょう。

業務改善点を見つけ、その是非を考えながら一つひとつ実行していく。日々の積み重ねが会社全体を変える「戦略総務」としての働きに繋がる、と豊田氏も期待を寄せます。

ダウンロードしてインタビューの全文を読む>>>

管理部門・総務部としての目標の立て方

ステップをごとに目標を明確に

「新しい総務」として、まずやれることは?

管理部門・総務部として、目標を立てることも業務改革を進めるには有効です。

例えば、

「新しい総務」として、まずやれること
1)オフィスを改善して働きやすい環境をつくり、従業員のモチベーションアップに貢献する
2)社員の要望や経営的課題を汲み取り、社内システム等の導入や変更を検討・実行する
3)企業としての指針や経営層からのメッセージを分かりやすく周知する

など、段階を設定し、それぞれのKPIを明確にすることも推進力に繋がります。

◆成功例を取り入れて実践しよう!

1)に関しては既に実績を出している企業もたくさんあります。

「企業を変えるイノベーション「戦略総務」がもたらす未来とは?」では、3つのケースを紹介しています。具体的な実例を通して、戦略総務が企業に与える“変化”がわかります。

真似しやすい3つの成功事例を紹介!
ケース1. 整備したルールが社内に伝播
ケース2. 場を変革することで、従業員満足度が向上
ケース3. 社員同士の連携を強化し、社内コミュニケーションが活性化


ダウンロードして具体的な事例を見る>>>
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「戦略総務」を推進すれば、いつもの仕事がもっと面白くなる!

多くの経営者が総務に対して期待

近年は、多くの経営者が「戦略総務」の概念に共感し総務に対して高い期待感を持っている、と豊田氏も実感していると言います。

『月刊総務』による全国総務部アンケートでは、2019年は過去最大の828社の回答が得られ(過去の回答数は300〜400社程度)、そのうちの75%程度は、「戦略総務」という言葉も認知していたとこと。(※アンケートの内容は、2020年4月号、5月号の月刊総務で発表)

「戦略総務」を目指す人は増加傾向に

まさに、「戦略総務を目指す気運の高まり」です。ベンチマークやヒントを求めて社外と交流を持とうとする人も増えているようです。インタビューでは、さらに具体的な手法・事例と、ほかにも重要なメッセージが盛りだくさん! 仕事の手法、業務改善、組織のつくり方、スキルアップに興味がある総務部をはじめとする組織で働く方全般におすすめの内容です。

新しい総務の指南書「企業を変えるイノベーション「戦略総務」がもたらす未来とは?」を無料公開!

今回公開しているホワイトペーパー「企業を変えるイノベーション「戦略総務」がもたらす未来とは?」では、上記の豊田健一氏インタビュー全文のほか、具体的な事例、また戦略総務となるために必要なことや考え方を掲載しています。

戦略総務を成功に導く ” 7つの力 ” を身に着けよう

とくに現在管理部門や総務部で働く人にむけた、「戦略総務を成功に導く7つの力とは?」では、施策成功のために、戦略総務が身につけるべき“力”について紹介します。

ダウンロードして「戦略総務を成功に導く7つの力とは?」を読む>>>

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将来に向けて、今こそ総務をアップデート!

いままさに総務アップデートする時期です。Back Office Note編集部では、そのための指南書となる「企業を変えるイノベーション「戦略総務」がもたらす未来とは?」を無料公開しています。


※豊田健一氏 プロフィール
日本で唯一の総務部門向け専門誌『月刊総務』編集長。早稲田大学政治経済学部卒業後、株式会社リクルートで総務業務、株式会社魚力で総務課長などを経験。経験を生かした総務部業務全般のコンサルティングと、働き方改革・戦略総務・総務最新事例・最先端の総務向けサービス等の情報発信と講演活動を行う。

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