領収書は再発行できる?主な手順と発行不可の場合の対処法

経理担当者がスムーズに交通費精算を行うコツの1つに領収書の取り扱いがあります。領収書は会社の経費として処理する場合に必要な書類で、特に交通費精算を行う場合は領収書の確認は欠かせません。しかし、中には紛失してしまう人もいます。そこで、領収書の基本や紛失してしまった場合の対応などについて解説します。

本記事の内容:領収書の基本と紛失時の対策を紹介!

経理担当者が知っておくべき領収書の重要性・再発行はできる?できない?

ここでは、領収書の重要性やルールなどの基礎知識と、領収書を紛失してしまった場合に再発行できるかどうかについて説明します。

領収書の基本的な知識とルール

領収書とは、商品の販売やサービスの提供が行われた場合に、購入者から対価として代金を受け取った販売者が金銭を受領したことを示す受取書ともいえる書類のことです。領収書の発行は、実際に支払いを行った者に対して行われます。金銭の授受が行われる場合、後になってその事実の有無や金額についてトラブルが起きないように正式に支払いの事実を証明するものであるため、重要な書類です。 領収書が発行されるのは、現金の授受があった場合だけではなく、クレジットカードや電子マネーの支払いについても領収書は発行されます。

また、領収書は印紙税法上の課税文書に該当するため、金額が5万円以上の場合は収入印紙を貼り付ける必要があることも知っておきましょう。

領収書を受け取る側が法人である場合、支払いを経費として処理するためには、原則として領収書が必要です。受け取った領収書は7年間保存して税務署による税務調査があった場合に提示する必要があります。会社の経費精算処理を行う場合は、支払いをした社員に対して領収書の提出を義務付け、大切に保管しましょう。

領収書の再発行の可否 領収書を紛失してしまった場合、再発行はできる?

金銭を受け取った側は領収書を発行する義務がありますが、領収書紛失時に再発行しなければならない法律上の義務まではありません。そのため再発行については、領収書の発行元によって取り扱いが異なります。再発行義務がないため、再発行してもらえない可能性は高いといえるでしょう。理由としては、手間がかかるというだけでなく、販売の二重計上などの不正使用につながるリスクがあるからです。

そのため発行元によっては、あらかじめ再発行できないことを告知しているところもあります。一般的には、小売店や医療機関では再発行ができないケースが多いです。領収書を破損した場合には再発行に応じてくれる場合もありますが、まずは領収書を受け取った人が紛失や破損をしないように、大切に保管してもらうようルール付けましょう。

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紛失してしまった領収書を再発行する手順

精算業務を担当する人は、領収書の再発行手順を押さえておくとよいでしょう。ただし、領収書が必ず再発行してもらえるとは限りませんので、まずは紛失をしないように社員に意識づけておくことが大切です。この章では領収書の再発行手順について紹介します。

STEP1:支払い証明書を準備する

受け取った領収書の紛失などによって再発行が必要になった場合は、まず、支払い証明書を準備します。支払い証明書となるものとしては、レシートやクレジットカードの控えなどです。領収書の代わりとなる書面を用意することによって、支払った事実を証明できるように準備しましょう。

消費税法では、領収書は発行元や発行者名、発行の日付、取引内容および明細、金額、宛名などの受取人が確認できる書類と定められていますので、これらの内容がわかる書類を用意することがポイントです。ただし、交通機関や小売業、飲食店での利用の場合は、領収書に受取人の記入を省略してもよいことになっています。小売店などで受け取ったレシートには宛名までは記入されていませんが、領収書の代わりとなる支払い証明書になります。

STEP2:支払先に再発行を依頼する

支払証明書が用意できたら、次は、領収書の発行元に対して支払証明書を提示し、領収書の再発行を依頼します。用意した書類を渡すだけでなく、購入した物の品名や特徴、購入した時間、さらには領収書を紛失した経緯などについても、わかる範囲で明確に伝えることが大切です。

また、領収書がどうしても必要だという重要性を説明することも忘れないようにしましょう。会社であれば経費として処理するにあたって必要になるなど、明確に理由を説明します。発行側としても支払いの事実が確認でき、紛失の背景、必要な理由などを把握できれば、再発行に応じてくれる可能性は高くなります。領収書があるからレシートは不要としてしまうのではなく、最初の段階でレシートなども保存しておくとよいでしょう。

STEP3:再発行された領収書を受け取る

領収書の発行元が再発行に関する基準を満たしていると認めた場合は、領収書を再発行してもらえる可能性があります。受け取った領収書には「再発行」と記載されているケースが多いです。仮に再発行と記載されていても、会社の経費処理に際して問題は生じません。ただし、紛失した領収書があとから見つかった場合は、二重計上にならないように注意しておきましょう。

再発行が認められない場合は、領収書なしの状態で経費申請を受け付けて、経費処理を行うことになります。経理担当者としては、再発行が認められず領収書なしで経費処理を行う場合の対処法を知っておかなければいけません。次の段落では、領収書なしでの経理処理の対処法について解説します。

再発行は万が一紛失してしまったときの対応です。領収書が必ず再発行してもらえるとは限りませんので、まずは紛失をしないように社員に意識づけることを徹底しましょう

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経理担当者が領収書なしで経費処理する際の対処法

領収書の再発行が認められない場合は、領収書なしで処理するしかありません。ここでは、領収書なしで経費処理する際の対処法について説明します。

出金伝票を領収書代わりにしよう

領収書なしで経費処理を行う場合は、出金伝票を領収書代わりにするという対処法があります。出金伝票とは、出金時に必ず使用する伝票のことです。経費処理に必要な支払先や金額、勘定科目などの項目が記載されています。この出金伝票に但し書きなどの書き方で支払いの詳細を記載しておけば経費処理は可能です。

また、税込3万円未満の経費については領収書の保存は不要とされていることも知っておきましょう。この場合、経費精算システムなどの帳簿に必要事項が記載されていれば問題ありません。3万円以上の場合でも、紛失して再発行を受けられなかったためやむをえず領収書なしで経費処理したことを記載しておけば、消費税法における仕入税額控除の適用を受けられるケースが多いです。

申請者がレシートを所有している場合は回収する

領収書がない場合の対処法としては、レシートで代用するという方法もあります。代用するためには経費処理の申請者が所有しているレシートを回収しておくことが必要です。領収書とレシートを受け取った人がレシートは不要だと認識していると、あとで領収書を紛失した場合にレシートを回収できない可能性があります。そのため、事前にレシートも提出する必要があることを周知徹底しておきましょう。

また、レシートは時間が経過すると印字が薄れて記載内容が見えなくなってしまう可能性があります。そのため、保存時には注意が必要です。直射日光があたらない場所で保管するなど、工夫するようにしましょう。

紙の領収書は今後不要になる?

領収書関連はもちろん、近年業務のペーパーレス化が進んでいます。ここで知っておくべきことは、令和2年の電子帳簿保存法改正です(2020年10月1日より適用)。
この改正で、バックオフィス業務の効率化や企業の生産性向上を目指し、請求書や帳簿類などを電子データのまま保存する場合の要件が緩和されることになりました。

電子帳簿保存法改正で進む経理業務のペーパーレス化

2020年の電子帳簿保存法改正では、テレワークやキャッシュレス決済の普及など、社会の実態に即した法整備がされました。クラウドサービスやスマートフォンアプリの利用などもその一つです。

電子帳簿保存制度を導入することで、今までは必ず紙で保存しておかなくてはならなかった帳簿・書類などの多くが電子データで保存できるようになりました。
経理業務が効率化でき、領収書発行・印刷・保管・再発行などの手間、トラブル・不正のリスクを防ぐことが可能になります。

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「紙の領収書」が不要になるシステム導入も加速

精算業務のキャッシュレス化、経費や出張の精算システムを導入することが標準になり、業務効率化・コスト削減を実現する新しいシステム・ツールの開発・活用も進んでいます。

出張管理システムも近年急速に導入が進むサービスのひとつです。出張管理システムは、BTM(BTM=Business Travel Managementの略称)とも呼ばれ、出張に関わるさまざまな業務を一元管理できるシステムです。

BTMを導入すると、新幹線や航空券の手配やホテルの宿泊予約などを一括で行うことができるほか、出張時の危機管理やコスト管理も可能です。企業の出張に関わる課題のソリューションとして期待されています。
経費精算システムと出張管理システムを連携させ、 交通費精算まわりの業務をキャッシュレス・ペーパレス化し、テレワーク時代に備えた抜本的な業務改革を推進する企業も増えていくでしょう。

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