出張申請書の書き方と受理時の注意点|活用しやすいテンプレート付き

出張申請書とは、社員が業務に必要な出張が発生したときに、出張の目的や必要性、費用などをまとめた書類のことです。社員が出張するときは、経理部に事前に出張申請書を提出し、帰社後に出張精算を行うのが一般的な流れでしょう。申請書の内容を元に、経理部は必要に応じて仮払金を支払う手続きを行うことがあります。ここでは、出張申請や精算作業をスムーズに行うために、出張申請書の書き方や受理時の注意点について詳しく紹介します。

本記事の内容:出張申請書のポイントや受理時の注意点を解説!

出張申請書の必要項目とテンプレート例

まずは出張申請書の必要性と記載するべき内容を理解しましょう。併せて、申請者の記載漏れがないようにテンプレートを作成しておくと便利です。

出張申請書の必要性とは

出張申請書のテンプレートを準備する前に、出張申請書を作成してもらう必要性について頭に入れておきましょう。

1つ目は、その出張が本当に必要なものかどうかを明確にするためです。出張件数が多い会社の場合、各従業員の出張の目的について細かく管理することが難しいため、出張の内容をまとめた申請書を提出してもらわなければいけません。出張の正当性を判断する材料として、出張申請書が必要となります。

2つ目は、出張費用を明確にするためです。出張で発生する費用はほぼ会社負担となり、高額であることが多いでしょう。会社によっては出張費を事前に仮払いする必要があるため、おおよその金額を把握しなければいけません。出張申請書に記載されているスケジュールをもとに、交通費や宿泊費、社員への出張手当を経理部が計算します。出張費を事前に支給している会社は、特に出張申請書が必須となるのです。

以上の理由から、出張申請書の必要性がご理解いただけたかと思います。出張申請書のテンプレートがあると、申請者の記入漏れを防げるほか、申請から承認までのフローがスムーズになるでしょう。

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では、出張申請書にはどういった項目を設けると良いのでしょうか。次のパートで解説していきます。

出張申請書の必要項目

出張費の適切な経費処理を行うために、出張申請書に必要な項目をテンプレートに取り入れておきましょう。まず、 出張の必要性と費用を明確にするために、出張に行く目的やスケジュール、移動ルートといった基本的な情報が必要です。 また、上司と経理担当者の承認を得る必要があるため、出張時に申請者の上司と経理担当者に報告するべき項目を設けておきます。出張申請書のテンプレートは、企業によって異なりますが、以下の項目を記入してもらうのが一般的です。

・出張申請をする年・月・日
・出張申請者の所属部署
・出張申請者の氏名
・出張期間
・出張の目的
・出張先でのスケジュール・業務内容
・訪問先
・宿泊先
・仮払いの請求金額(※仮払金制度を導入している場合)
・交通費の見積額
・宿泊費の見積額
・日当の金額
・同行者の有無
・上司、責任者の承認印

出張申請書記載時の注意点

出張申請書に不備が見つかると差戻しや修正が必要となり、申請者だけではなく経理部の業務にも手間が増えてしまいます。まずは出張申請書の適切な書き方を理解し、社内のルールとして共有しておきましょう。

STEP1:出張の概要を記入する

国内出張でも海外出張でも、出張申請書には「出張期間・出張の目的・訪問先」の3点の記載が必須です。出張の目的については、『取引先(具体的な企業名)との商談』や『製品工場の視察』といったように、業務内容がはっきりとわかるよう簡潔に記入してもらいましょう。

STEP2:出張スケジュールを記入する

出張期間が長期間の場合でも、出張スケジュールは日別に詳細を記入してもらいましょう。たとえば、「○月○日に前泊、○月○日に得意先(企業名)でプレゼンテーション」のように、出張先での社員の動きが詳しく把握できるように記載してもらいます。また、出張者との連携を密にするため、訪問先の担当者等の連絡先は詳しく記載するように指示しておくことが大切です。また、旅費や交通費といった出張費を計算できるように、出張中の移動ルートや利用予定の交通機関、宿泊施設を記入してもらうといいでしょう。

STEP3:仮払金の請求額を記入する

会社によっては出張する社員に対して、仮払金を支払う場合があります。申請者は自身の出張が仮払金の支払い条件に該当するのかを確認した上で、見積金額と日当の必要性について記入します。経理部は申請書に基づいて仮払金を申請者に支払い、出張終了後に実際にかかった金額と照合します。出張精算書に正確な金額を証明できる領収書等の書類を添付してもらうようルール付けましょう。

STEP4:上司に承認印を押してもらう

出張者が記入するべき欄を書式に従って全て埋めたら、出張申請書を上長に提出してチェックしてもらい、承認欄に捺印してもらいます。出張申請書は、旅費や交通費などの計算をスムーズに行うためExcelで作られていることが多いです。

紙で出張申請書を作成したり、メールにて書類を提出していると、書類の管理が煩雑になり手間もかかってしまうでしょう。ミス防止や業務効率化のために、出張申請から経費精算、出張報告書類まで全てを勤怠管理システム上で完結できるツールを導入している企業もあります。

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出張申請書を受理する側の注意点

経理部が出張申請書を受理するときは、出張申請書の内容確認と申請書類の適切な管理に気を配る必要があります。

出張期間を確認する

出張申請書を受理した際は、まずは出張申請から出張までの期間と仮払金の支払いの必要性に目を通しましょう。申請から出張までに時間の余裕がないケースもあり、すぐに対応が必要となる場合があるからです。特に、仮払金の支払届が出ている場合、出張に間に合うよう用意しなくてはいけません。急を要する対応を求められると業務が滞る原因にもなりますので、出張が決定しだい出張申請書を提出してもらうように説明しておきましょう。出張申請書の提出について、社内で規程やルールを設けておくのも有効手段の1つです。

出張申請書は適切に管理する

出張申請書は、適切に保存しておく必要があります。紙の申請書を保存すると、管理する文書の量が膨大となり手間も増えるでしょう。書類をデータ化して、PCやクラウド上に保存している会社も少なくありません。業務効率化や思わぬミスを防止するためにも、可能な範囲で最適な保存方法を検討してみましょう。

適切な出張申請書の提出フローと管理方法を整備しよう

出張者が多い会社ほど、出張申請書の受理手続きや精算などで経理部の負担が増えがちです。出張申請の手続きをスムーズに進めるためには、管理側も出張申請書の必要性や記入するべき項目について、しっかりと理解しておくことが大切です。また、適切な出張申請書の保管方法を検討する必要もあります。出張申請に関連する業務を見直し、効率化できないか考えてみてはいかがでしょう。

出張申請をシステム上で管理すれば業務効率化につながる!

出張申請書や申請フローの注意点を紹介してきましたが、出張の度に紙やエクセルシートによる出張申請の提出・承認をおこなうのは双方の手間となってしまいます。毎月の出張費の適切な管理なども、出張数が多い企業にとっては課題ではないでしょうか。そのような課題を解消するツールとして出張管理サービスが挙げられます。

出張管理システムで出張申請・承認の手間を削減しよう

出張管理システムでは出張に関わるさまざまな業務を一元管理することができます。出張申請・承認もシステム上でできるのでスピーディに進められる他、書類の管理も不要です。

申請フローをスムーズにできるだけではなく、新幹線や航空券の手配、ホテルの宿泊予約なども一括で行うことができ、立替金や精算業務がなくなることは出張者にとっても大きなメリットとなるでしょう。

毎月の出張費の削減や管理もできることから、出張の多い部署や、業務効率化・コスト削減を考えている企業で活用されています。

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