業務改善の進め方とは?すぐに着手したい事例と成功に導くポイント

普段の業務を進めていくなかで、無駄なフローや配分の偏りなどが発生するのはめずらしくありません。ただそれらを放っておくと、次第に業務全体が滞ったり、商品・サービスの品質が下がったりする可能性があります。業務にとって非効率な部分を改善していくために行われるのが「業務改善」です。今回は業務改善の基本的な知識から、具体的な方法や上手に進めていくためのコツも含めて詳しく解説します。

本記事の内容:業務改善のプロセスと具体的な手法について解説

業務改善の意味と進め方

業務改善を実施するためには、それがどのようなものなのかを理解する必要があります。まずは、業務改善について、基本的な知識から見ていきましょう。

業務改善とは?

業務改善とは、業務の目的やフロー全体の見直しを行うことです。その際には「品質の向上」「コストの削減」「時間の効率化」という3つの観点が重要になります。また、業務改善は実施すれば終わりになるというものではなく、「改善が成功したか」を検証することが必要です。その検証には、長い時間がかかることも少なくありません。

業務改善と似た言葉として、「業務削減」「経費削減」が挙げられます。これは業務改善の一環であり、業務上で発生する費用やプロセスから無駄を省き、全体として効率化を目指すものです。たとえば、申請処理のフォーマットを簡易化したり、不要なミーティングを削減したりすることが業務削減にあたります。一方、経費削減はその名の通り、業務上の無駄な経費を削減するものです。備品の管理を徹底することで新規購入費用を抑えたり、照明や冷暖房の使用にルールを設けることで光熱費を削ったりすることを指します。

業務改善の進め方

ここからは、業務改善を行う際の具体的な進め方について、項目ごとに詳しく解説します。

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業務を可視化する

業務改善を始めるには、まず現在の業務内容について、しっかりと把握しなければなりません。現状を理解しないままでは、問題点や改善点を見つけることができないからです。このとき、もっとも重要なのは情報収集です。従業員はそれぞれポジションや立場が異なり、発生する問題も違います。すでに発生している問題だけではなく、今後起こる可能性のある問題に対応するためにも、可能な限り迅速に情報収集をすべきです。

省力化、自動化できることはないか検討する

多くの従業員を雇っている企業の場合、それぞれの従業員が抱える問題にまではなかなか目が届かないことも多いです。業務改善を進める際には、従業員ひとりひとりの仕事量や業務内容も含めて、「ムリ・ムダ・ムラ」がないかを徹底的に検証すべきです。たとえば、1人では遂行が不可能な量の仕事を抱えている社員がいれば、そこで業務が滞ってしまいます。従業員ごとの業務量の配分・分担を今一度見直してみましょう。

また、逆に、現状のフローのなかに、不必要な業務が含まれていないかも確認すべきです。1人でも充分に遂行できる業務に、複数人が配置されている状況があれば改善しなければなりません。ほかにも、1つの業務を進めるにあたり承認者が多すぎると、それだけ無駄な時間や労力が費やされることになります。業務改善にあたり、すべての業務を社内で行う必要があるかどうかも検証すると良いでしょう。外部に発注しても問題のない業務であれば、アウトソーシングを利用する方法もあります。従業員ではなく、ITによる自動化が適用できる分野があるなら、システムの導入や開発を進めることも検討してみましょう。

業務改善のゴールを決定する

業務改善は、事業活動の効率化に必要なものです。しかし、改善すべき点を挙げ続けていると際限がなくなってしまいます。業務改善を行う前に、「どのような状態にしたいのか」「どういう水準へ持っていくか」といった、業務改善の目標を設定しましょう。業務改善は、あくまで事業を効率的に推進するための手段であるという点を忘れてはいけません。

業務改善のフローを作成する

問題点や改善点を発見したなら、今度は「どのように改善していくか」を考える必要があります。その際、業務改善に向けたフローをしっかりと作成しましょう。業務改善は、従業員も含めて、企業全体で取り組む必要がある場合がほとんどです。従業員たちが「何を実施すべきか」をしっかりと理解できるように、フローを用意することが重要です。

業務改善のフローを実行し、PDCAを回す

業務改善に向けたフローが完成したら、実行に移しましょう。そして、PDCAサイクルを用いて、業務改善を繰り返すことが重要です。実行した業務改善がどの程度の成果につながったのかを検証することも必要になります。一度の改善ですべての問題点が解消されることはほとんどありません。継続して問題と向き合う姿勢が大切です。

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業務改善のポイントと具体的改善策

業務改善を行おうとしても、「どこから始めるべきか」を見極めるのは簡単ではありません。まずは具体的な改善策を見ていき、実施できる改善方法を検討してみると良いでしょう。

業務量の適切な配分

まずは業務量に偏りがないかをチェックします。業務が集中する時期があったり、特定の担当者だけに集中していたりした場合、適切な配分が行われていないと考えるべきです。このようなケースでは期末決算の締め日から繁忙期をずらしたり、業務量の多いタスクについては複数回に分けて実行したりするなど、対策を講じていきましょう。

書式の統一

書類の書式を統一することで、書類作成の手間や労力を省くことができます。あらかじめテンプレートを用意し、従業員に共有しておけば、ゼロから書類作成をせずに済むからです。これは紙の書類だけに限らず、メール文やWordの文字変換の統一を行うなどで、業務の効率が改善される可能性があります。

ペーパーレス化の推進

従来のスタイルで業務を進めていると、紙の消費量が増大してしまいがちです。たとえば、「ミーティングの共有資料」「シフト表」「見積書」「請求書」「決算資料」など、紙で用意する書類が多いと、それだけコストがかかってしまいます。重要書類はデータ保存するといった対策を行うことで、コストを抑えられるでしょう。また、これまで紙で管理していた書類をデータベース化することで、検索しやすくなるというメリットもあります。書類やデータを探す手間を省くことができれば、これも業務改善になります。

業務改善ツールやシステムの導入

現在は、業務改善に役立つさまざまなシステムやツールが販売されているので、それらを導入することで業務改善に役立てるという方法もあります。具体的には、「タスク管理システム」でタスク一覧が検索できるようになり、そこでタスクの管理・共有を行えたり、「経費精算システム」で各月の経理を簡単に参照・把握できるようになったりします。また「BTM(出張管理システム)」を導入すれば、出張手配から申請・精算まで一括管理も可能です。このようなシステムを導入することで、これまで煩雑になっていた業務が効率化できるだけではなく、さらに業務改善を行いやすい環境を整えられるというメリットもあります。事務負担の軽減やコスト削減に役立つツールを活用してみましょう。”

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業務改善を成功に導くポイント

企業における業務改善を成功させるためには、意識すべきポイントがあります。要点を抑えることで、現場レベルで効果的に業務改善を進めていけるようになるでしょう。

QCDを意識する

QCDとは、「Quality(品質)」「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」の略称です。業務改善の効果が表れやすい部分であり、実際に改善が進んでいるかどうかを図る指標になります。業務改善で何を目標とすべきかがわからない場合には、まずQCDの向上を目指して生産性を高めてみると良いでしょう。

業務改善を重視する風土を醸成する

業務改善は、経営陣や管理職だけが努力すれば良いというものではありません。従業員自身が自発的に取り組んでこそ、本当の意味で業務の効率化を図ることができます。そのため、従業員が自ら進んで改善案を提案してくるような社風を作ると、望ましい結果を得やすくなるでしょう。たとえば、社員同士が積極的に成功事例や失敗事例を共有し合う習慣が生まれると、企業全体の業務改善に貢献します。良い社風を根づかせるためには、業務完了後の振り返りを実施し、改善点を提示する時間を設けるようにするといった手法があります。また、積極的に改善に取り組む従業員や部署を、組織としてきちんと評価してあげる仕組みを整えることも大切です。そして、社内だけでなく取引先などの顧客からの意見も参考にしていく必要があります。顧客に対する営業やサービスなど、ビジネスの基本的な面でも問題が起こっていないかを確認することも、業務改善に役立ちます。

定期的に効果測定をする

業務改善の効果は、すぐに表れるとは限りません。長期間にわたって改善を続ける必要がある場合、定期的に効果を測定することが重要です。また、定期的に効果測定を行うことで、従業員にも業務改善の成功を実感してもらえるようになり、さらなる改善や問題点の解決を促せるようになります。全社的な取り組みを促すためにも、情報共有を行って「見える化」していくことも大切です。

ボトルネックを把握し、解消に努める

業務改善を続けることは、自社の課題を発見するきっかけにもなります。現状を把握したうえで分析し、ボトルネックを改善することができれば、さらに業務や作業を効率化できるでしょう。そのためにも、社内における情報収集を意識的に行い、従業員からも情報提供を募るなどの工夫を重ねることが重要です。ボトルネックを把握するためには、業務全体の流れを示すフローチャートから導き出すことが有効だといえます。1つずつ手順を確認することで、作業ごとの優先順位が分かり、どこで業務が滞っているのかを理解できるのです。普段の作業手順を点検することによって、業務改善のフレームワークを構築してみましょう。”

無理のない業務改善で効率化を実現しよう!

業務改善を進めることで、コストの削減はもちろんのこと、自社が提供する商品・サービスの品質向上につなげることもできます。単に業務が効率的になるという効果だけではなく、顧客満足度の向上にもつながるのです。専用のツールやシステムを導入するなどの方法も検討してみましょう。

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