交通費精算に切符の領収書は必要?~領収書の要・不要は何で決まる?

電車の切符を券売機などで購入した場合、領収書は通常発行されません。営業活動など、会社の業務に関わる支出を行った場合の精算には、原則として領収書の添付が必要になります。切符代に関しては、領収書なしで精算を行う会社が多いものの、必要なケースも時にはあるでしょう。この記事では、交通費の領収書が必要なケースと不要なケース、また、電車を利用したときの領収書の取得方法などについて解説します。

本記事の内容:領収書の発行されない電車代の経費精算方法と、電車の運賃の領収書取得方法について

切符の領収書を取得する方法

券売機で切符を購入した際、領収書は発行してもらえるのか?

電車の切符売り場で券売機を利用して切符の購入した際、新幹線の利用であれば領収書も合わせて受け取ることができます。支払いが終わった後、発券中の画面に切り替わった後に「領収書」というボタンが表示されますので、タッチして取得します。

通常の乗車券の場合は、券売機から領収書は出てきません。こういったケースで領収書が欲しいときは、改札口付近の窓口で係員に発行を依頼しましょう。JRやメトロ、関東私鉄、関西私鉄、いずれの鉄道会社でも対応してくれますが、無人駅など一部の駅では対応できない場合もあるため注意が必要です。その場合は、切符を持参して窓口などで依頼しましょう。列車の車内で切符を購入した場合は、その場で係員に依頼する必要があります。

また、金券ショップなどで購入した切符についても、窓口で対応してもらえるでしょう。さらに、予約購入した場合も同様です。ただし、乗車後に自動改札で切符が回収されてしまったあとは、通常は対応してもらえません。

ICカードで購入した場合の領収書は?

ICカードで切符を購入するケースも多いでしょう。ICカードに現金をチャージしておけば、移動の都度、切符を購入する必要がなく便利であるため、出張時にもICカードを使って電車を利用するケースは多くなります。ICカードの場合、チャージするときに証明書を印刷することが可能です。SuicaやPasmoなどで購入した場合は、履歴印字によって使用状況を確認することもできます。券売機に表示される履歴を印刷すれば、金額と移動履歴を簡単に確認できるでしょう。出張精算のときにICカードの履歴を提出するかどうかは、会社によって規定が異なります。求められる場合は、印刷して精算時に添付すれば問題ないでしょう。また、スマホなどからデータで取り出すことも可能ですので、出張報告書に添付するなどして利用するケースも多くあります。

その他(乗車履歴の取得、金券ショップの利用など)

鉄道会社によって対応は異なりますが、乗車履歴を証明してもらえることもあります。乗車履歴とは、乗車駅から降車駅までの移動経路を示したものです。一般的には、経路だけでなく料金も表示されています。鉄道会社によっても対応が異なりますので、券売機で現金を使用して購入した場合は、窓口などで乗車履歴を発行してくれるかどうかを確認してみましょう。

窓口で購入した場合に、係員の方から領収書が必要かを問われることは基本的にありません。必要な方は忘れずに自分から伝えましょう。新幹線の領収書は新幹線切符と同じ形状の領収書となり、宛名は自分で書くことになります。

また、金券ショップで新幹線回数券などの格安チケットを購入した場合には、金券ショップに領収書を発行してもらうことになります。この場合、但し書きは「新幹線代」ではなく、「チケット代金」としての領収書になることが多いことにも注意しておきましょう。

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交通費精算で領収書の要・不要があるのはなぜ?必要な場合とは

交通費に関する領収書を添付する必要があるかないかは、会社によって異なります。どのような場合に必要になるか、必要でないかについて説明します。

経費にしたい場合、電車の切符の領収書は必要なのか?

会社の経費として支出を処理する場合、原則として領収書が必要となります。しかし、出張時の電車代を経費として処理する場合、必ずしも領収書を必要としていない会社も多いようです。

領収書不要としている場合でも、出勤や電車での移動した事実の証明を求められることになるでしょう。移動の事実が証明できれば、それに伴う支出の事実も確実にあったとみることができるからです。そういった場合は、前述した、ICカードの利用履歴や窓口で乗車履歴を取得して会社に提出することが求められます。新幹線や特急券などの領収書、上記の乗車履歴などを添付します。

最近ではこのような煩雑な処理を避けるために、会社支給のSuicaやPasmoなどのICカードを社員に配布するケースも増加しています。

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出張の交通費を経費精算処理する場合の注意点

出張時の交通費は

出張でかかった交通費の精算時は、出金伝票や経費精算システムで処理する会社が多いようです。

会社の業務として交通費の支出があった場合、適切な勘定科目を選択して会計処理することが求められます。電車を利用した交通費の支出については、「旅費交通費」の勘定科目で処理します。旅費交通費として処理されるものは、通勤など本拠地への移動以外に関する支出です。営業活動や、出張の場合にかかった交通費は、ホテルでの宿泊代などとあわせて旅費交通費の勘定科目で処理することになります。精算を行う場合は、会社の処理規定に基づいて、適切に処理するようにしましょう。

紙の領収書が必要なくなる?ペーパーレス化と電子帳簿保存法

#電子帳簿保存法とは?

キャッシュレスが普及しつつあるなか、キャッシュレスで利用した場合の経費精算に関して、紙での領収書の保存を不要とする法改正が整備されています。


電子帳簿保存法とは
企業が日々事業を行うなかで発生する請求書や納品書など多くの国税関係帳簿書類の管理を、データによって解決するために施行された法律。従来、紙で保存を義務付けられていた帳簿や書類について、電子保存することができるようにするもの。

電子帳簿保存法は2015年、 2017年の改正によって、会社は一定の基準を満たしていれば、紙の領収書などについて電子化して保存することが認められていました。しかし、電子化の基準が厳格で、経理担当者は電子データと紙との照合をすることになっていたため、出張者などは紙の領収書の提出が求められていたのが現実でした。

さらに、2019年、2020年の税制改正により、従業員が紙の提出を行う必要がなくなる項目が増え、業務が効率化される可能性が高くなります。

※詳細は国税庁HPでご確認ください。https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/09.htm

#システム導入で、面倒な作業や非効率な経費精算を減らせる可能性も!

近年、業務効率化やセキュリティ、検索性の向上、また環境保護のためにペーパーレス化を推進している企業も多くあります。しかしながら、経費精算業務に関しては、手間のかかる出金伝票や領収書を扱っている会社もまだ多いようです。

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経費精算システム・出張管理サービスの導入で効率化を

特に、出張をしたあとの経費精算は、経理担当者はもちろん、出張をする社員にとっても面倒なもの。精算業務を効率化して、その分別の仕事に割く時間を生み出せるようにと経費精算システムや出張管理サービスの導入を進める企業が増えてきました。出張管理サービスは、出張の予約手配が簡単になるサービスですが、立替精算が不要になったり、出張履歴の管理や申請・報告などを一貫して行うことができるようになるなどのメリットがあります

サービスを導入することで、精算業務における旅費規程との照合や領収書との金額照合、承認、一括清算、さらには会計システムとの連動をスムーズに行うことができるようになります。費用の見える化もできるため、出張費のコスト削減や出張業務の効率化にもつながるでしょう。

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切符代の交通費精算の流れを理解しておこう

電車利用時の精算については、会社ごとに規定・ルールがありますので、事前に確認しておくことが必要です。切符代についての領収書はそのままでは手に入れることはできませんが、ICカードの利用履歴を印字する、窓口で領収書をもらうなどの対応をすることで取得できます。

ペーパーレス化、新システム導入によりどんどん効率化されている分野でもありますので、対応方法の変化に従って正しく処理できるようにしておきましょう。

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