出張経費に認められるのは?経費精算時のチェックポイント

出張には、さまざまな支出が伴います。 原則、事業に直接関わる支出であれば 経費として認められますが、中には認められない支出もあるので、注意が必要です。出張経費として認められる費用の範囲を理解しておけば、経費精算がスムーズにできるようになるでしょう。そこで、出張経費として認められる費用と経費精算時のチェックポイントについて解説します。

本記事の内容:出張経費として認められる費用について詳しく解説

マイナビBTM マイナビBTM

経費精算をシンプルに。出張費用は会社に一括請求

資料ダウンロード

出張中の食事はどうなる?出張経費に含まれる勘定科目

出張中は交通費や宿泊費、また現地での食事代など様々な費用がかかります。ここでかかった費用はすべて経費で落とせるわけではありません。出張経費として扱える費用とそうでない費用とを改めて確認しましょう。

旅費交通費

1つ目は、旅費交通費です。出張中の移動にかかる費用の勘定科目は基本的に「旅費交通費」となります。出張費の精算の際は、ほとんどのケースで発生することになるでしょう。旅費交通費は、経費として認められます。タクシーやレンタカーの利用料でも、合理的な移動手段であれば問題なく経費として精算することが可能です。

ただし、通常範囲を超える高額な費用の発生を防ぐため、会社の規定で移動経路を制限している場合は、経費として認められないケースもあります。一般的に、タクシー利用時の経費精算時には領収書が必要です。

宿泊費

2つ目は、宿泊費です。宿泊費には、出張先で宿泊に使用するホテルの宿泊料などが含まれます。勘定科目は移動にかかる費用と同様、「旅費交通費」です。宿泊費も出張に必要な支出であるため、経費として認められます。ただし、出張旅費規程で宿泊料金に上限を設けている場合は、上限を超えた金額で宿泊されていないか注意してください。

出張者自ら業務の状況に応じて宿泊先を手配してホテルなどを利用する場合において、上限を超える高額な宿泊料金が発生したときは、出張者負担になる可能性があることを認識しておきましょう。

食事代

3つ目は、食事代です。宿泊出張になれば、出張先で食事をとることになります。しかし、食事は出張の有無に関係なく発生するものですので、原則的には出張経費として認められません。出張先での食事であっても、その代金は出張者自ら負担することになります。
ただし、取引先や紹介された顧客などとの会食など、仕事と直接関わる懇親を目的とした食事代に関しては、経費として処理されることになります。その場合の勘定科目は、交際費などです。

社員単位で旅費規程の設定可能! 出張費用の適正化も
マイナビBTM

マイナビBTMなら…社員情報と出張旅費規程とを結びつけることで、適正な料金で出張手配が可能になります 。

サービス紹介資料をダウンロードする

サービス紹介資料をダウンロードする

課税対象となる出張費用も?

会社が従業員を出張させる場合、交通費や宿泊費とは別に出張手当(日当)を支給することがあります。出張手当とは、役員や従業員が勤務地を離れて遠方に出張する際に一律で支払われる手当や日当のことです。通常、会社の職務遂行のために必要であると認められるものは、原則経費として認められ、所得税や住民税は課税されません。

ただし、経費として精算する場合は出張旅費規程によって整備されている必要があります。出張旅費規程が定められていない場合は経費として認められない(課税対象となる)ので注意してください。

出張経費を精算する時のチェックポイント

出張経費を精算するにあたっては、スムーズに処理を進めることが大切です。そこで、処理における主な4つのポイントについて解説します。

①誤記入、記入漏れはないか

1つ目のチェックポイントは、名称や金額の誤記入や記入漏れがないかどうかです。金額が誤っている場合、仮に勘定科目を正しく判断できたとしても、結果として誤った決算書を作ることになってしまいます。そのため、必ずレシートや領収書と照合してチェックすることが必要です。また、相手先が明記されていないと税務上の支払証明書と認められず、損金処理できなくなるリスクがあります。記入漏れがないかどうか、必ずチェックするようにしましょう。

②高額すぎないか

2つ目のチェックポイントは、申請された金額が高額すぎないかどうかです。記載されている金額について、相場と比較するなどして経済的合理性があるかを確認します。移動費用などは、経済的な経路を利用した場合を超える金額が請求されていないか確認するとよいでしょう。また、公共交通機関を使えるにもかかわらず、タクシーを利用している場合なども、高額支出に該当する可能性があります。精算処理を行う経理担当者は、高額か否かを見極める目を養っておくことも必要です。

マイナビBTM マイナビBTM

社員単位で旅費規程の設定可能!出張費用の適正化も

資料ダウンロード

③出張旅費と交通費は分類されているか

3つ目のチェックポイントは、出張旅費と交通費の分類です。提出された出張旅費精算書のなかに交通費が混じっていると、勘定科目ごとの費用集計を正しく行うことができません。この2つは紛らわしいため、精算を申請する従業員は間違って記入している可能性があります。

出張旅費とは、出張時における移動の費用です。一方、交通費は自宅から会社までの移動費用が該当します。正しい決算書の作成を行うためには、処理を行う段階で正しく分類することが必要です。記入誤りが頻発するような場合は、判断のための基準を事前に関連部署に徹底するなどの対策も必要でしょう。

④課税・非課税は分類されているか

4つ目のチェックポイントは、課税・非課税の分類です。会社の法人税計算を行うためには、損金算入が認められる支出かどうかを各費目ごとによく確認する必要があります。また、従業員の給料から所得税の源泉徴収を行う場合には、出張精算で支給したものが所得税法上の課税扱いなのか非課税扱いなのか、しっかり判断して処理することが欠かせません。税務上の取り扱いは間違いがないように行い、正しい納税額を計算できるようにしておきましょう。

出張精算時の適切な判断が大切

出張があった場合、基本的には精算が伴います。精算時は、会社の経費として認められる範囲の支出かどうかをしっかりとチェックすることが欠かせません。正しく処理することによって、業績判断の基礎となる決算書の精度を上げることになります。また、正しい納税行為にもつながります。経理担当者として、ただしく判断できるように日頃から基準やポイントを把握しておくようにしましょう。

面倒な経費精算業務の手間を減らせる【出張手配管理サービス】

出張手配管理サービスとは出張申請・手配・精算などの出張関連業務を一元管理し、業務効率化とコスト削減を実現するサービスです。航空券や新幹線チケット、ホテル手配まで 簡単に 一括手配が可能。出張費用もまとめて会社に請求できるので、面倒な精算業務にかかる時間も軽減されます。

マイナビBTM トライアルキャンペーン実施中!

キャッシュレス出張・経費削減・出張の見える化を実現しませんか?
【出張手配・管理サービス マイナビBTM】の導入効果が実感できる、トライアルキャンペーンを期間限定実施中!
■ 3つのキャンペーン特典
・月額利用料39,500円~が最大2ヶ月無料!
・初期導入費150,000円が無料!各種サポートあり
・導入効果レポートを無料作成サービス
※キャンペーン期間:2020年7月1日~2020年9月30日

関連カテゴリ、タグ

経費削減カテゴリの最新記事