総務とは?仕事内容やその役割について分かりやすく解説

総務は多くの企業で管理部門の一部署として置かれ、いわゆる「なんでも屋」というイメージがあると思いますが、具体的な業務内容を理解できていない人も多いと思います。総務の業務内容は幅広く、企業が事業を継続するために重要で欠かせないものも多いです。今回は、総務の果たすべき役割と、総務に必要な知識やスキルなどをご紹介していきます。

本記事の内容:総務の仕事内容を具体的に説明します

事務仕事だけではない!総務の仕事とは?

総務の仕事というのは、企業ごとに異なる部分があり、一概には言うことは難しいですが、割と一般的に総務の役割とされている仕事について解説します。

総務の仕事内容とは

多くの企業で総務が担っている仕事としては事務用具や名刺、封筒などの「物品の管理」や会社の施設・設備の「保守管理」、「社内規程の策定・改定」や「株式総会の運営」などがあげられます。これらは、いずれも企業の組織運営をスムーズにするものであり、企業を運営していく上で必要不可欠です。

また、「ほかの部署に属さないさまざまな業務」も総務の仕事内容に含まれます。どの部署が行うべきか明確にでない仕事は、総務が担う場合があります。

会社全体の運営に関わり、その範囲はさまざま

中小企業やベンチャー企業においては、総務に幅広い業務が任されるケースが多いです。大企業であれば各部署で管轄される業務であっても、中小・ベンチャー企業は組織体制が整っていない場合も多く、総務が引き受ける業務が幅広くなりがちです。規模の小さな企業では、人事・広報も総務が兼任することが少なくありません。

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さまざまな知識が求められる、総務の主な業務一覧

総務の仕事は企業にとって欠かせないものです。総務が担う仕事の具体的な業務内容を紹介します。

オフィスの環境整備

オフィス内にある機器や設備を保守点検の管理を行います。たとえば、パソコンやFAX、コピー機などに不具合が発生した場合には、復旧の依頼を行います。また、清潔なオフィスを保つために、清掃業者を手配するのも総務の業務です。ほかにも、社員が心地良く社内生活を送れるように休憩所を設置したり、オフィス移転の際には工事・運搬業者を手配したり、移転までのスケジュール作成や社内へのアナウンスを行うこともあります。

備品管理

オフィス内の大型機器や設備だけではなく、事務用品などの備品の管理も行います。例えば、ボールペンなどの文房具やプリンターのトナーなどの在庫を管理し、備蓄が切れる前に発注します。また、椅子や机といったオフィス家具の数や状態を把握し、故障したり古くなったりしたものは、新しいものに買い替えるように手配。ほかの社員がスムーズに仕事を進められるように、必要な備品を準備することも総務の仕事です。

施設管理

電灯や冷暖房設備など、オフィス環境に関する設備を維持します。定期的なメンテナンスを行い、必要があれば修理や取り換えのために業者を手配。できる限り通常通りに業務を行えるよう、他の従業員に配慮しなければなりません。
また、通常業務に必要な設備だけではなく防災設備の管理も総務の仕事です。緊急時のための施設を維持しておくことも重要です。

株主総会・取締役会の運営

株主総会や取締役会の事務局運営や、必要な書類作成も総務が行います。また、総会当日の議長の進行補助をしたり、終了後には議事録の作成を行ったりします。議事運営にあたってはシナリオや質疑応答対応、想定問答の作成なども総務の役割です。取締役会でも、同様に必要資料の準備や議事録作成など、運営全般を担当します。

社内行事の企画・運営

「入社式」「社員総会」「社員旅行」「忘年会」などの社内行事の企画・運営も総務が担当します。これらの行事を実施する際、行事参加者の名簿を作成したりスケジュールを調整したりするだけではなく、予算作成や会場の予約なども行います。イベントをスムーズに進できるようになるためには知識だけでなく経験も積んでいく必要があります。

社内規程の策定・改定

企業の運営をしていくうえで必要なルールを作成・改定するのも、総務の業務になります。具体的には経営に関する「基本経理規程」や業務を行うためのルールである「業務関連規程」、経理処理に関する「経理規程」などです。事業活動を行うにあたって必要な幅広い規程を作成し、変更が必要な場合にはその都度、改定をしていきます。

福利厚生

従業員の福利厚生に関する業務も、総務が担う仕事です。休暇制度や育児・介護を行う従業員を支援する制度など、各種制度の適用や運用を管理します。また、健康診断・人間ドックの費用補助など、企業ごとに用意されている福利厚生を適切に利用してもらうことも総務の役割です。そのために、社員寮や保養施設といった施設管理を行うケースもあります。

契約書・重要文書の管理

業務に関する契約書などの文書管理も、総務の仕事になります。株主総会や取締役会などでの議事録や、社内文書の管理を始め、備品・機器を発注する際の文書や会議で使う資料、社内イベントのお知らせなどの作成も含まれます。これらの書類は、ただ保管するだけではなく、閲覧しやすいように整理することも重要です。ファイリングして分類するなど、保管方法を工夫することも必要でしょう。

社員の安否確認・危機管理

総務の仕事は、社内に限ったことではありません。何らかの災害が起きた場合など、緊急の状況においては、総務による社員の安否確認が必要になります。また、緊急時の避難路の確保や防災訓練などの危機管理についても、総務が大きな役割を担うケースが多いです。これは、従業員の連絡先の管理や各種設備の点検などを総務が把握している場合が多い為でもあります。

会社情報の整理

規模の小さい企業の総務では、社内報や社外報の発行を担当することもあります。社内報では、社内行事や従業員照会、社長メッセージや福利厚生制度など、社員にとって有益な情報や部署を越えて共有したい情報を掲載します。社外報として、自社の商品やサービスを紹介するPR誌や、就活生に向けた会社案内などを作成も行います。

ホームページの管理

総務では、企業のホームページの管理も行います。社外に向けたPRや社内向けの情報共有など、必要な情報を掲載するとともに、古くなった情報を改訂することも必要です。また、ホームページを通じて、顧客や就職志望者からの問い合わせに対応するのも総務の仕事になります。企業のホームページは、企業イメージに直結することもあるため、充分に注意を払って管理することが求められるでしょう。

【まとめ:一般的な総務の仕事内容】
・オフィスの環境整備
・備品管理
・施設管理
・株主総会・取締役会の運営
・社内行事の企画・運営
・社内規程の策定・改定
・福利厚生
・契約書・重要文書の管理
・社員の安否確認・危機管理
・会社情報の整理
・ホームページの管理 など

総務に必要なスキル・資格は?

ここからは総務の仕事に携わるうえで、持っておきたいスキルや資格について紹介します。

総務に必要なスキル

総務の仕事は幅広く、同時に他部や取引先といった社内外との連携が求められるものです。そのため、コミュニケーション能力が高い人は総務に向いていると言えます。また、同時に複数の業務を同時に、正確に進めていかなければいけない場面も多いです。その点から、マルチタスクを遂行できる能力が求められるでしょう。

総務の仕事は書類のやり取りが多く、事務処理能力が高い人や経験が豊富な人も総務として活躍できる可能性があります。資料作成や備品発注用の文書の作成も、パソコンで作成することがほとんどです。そのため、仕事で使用するアプリケーションの利用方法など、パソコンのスキルを学んでおくと、総務の仕事をスムーズに進められるようになるでしょう。

総務に必要な資格

総務の仕事をするために条件となる必須の資格はないため、無理に資格取得を目指さなくてもよいでしょう。ただし、保有しておくことで業務に活きる可能性がある資格はあります。

総務におすすめの資格としては、まず「衛生管理者」があります。衛生管理者は、職場環境を整えるための具体的な知識が求められる資格です。そのため、施設管理やオフィス環境の管理を任される総務として、必要な知識を得る勉強につながります。

また、総務担当者はキャリアが長くなると、経営に携わる場面も出てくるケースがあります。そのため、中長期的なスキルアップを目指すという意味で企業のマネジメントに関わる「ビジネスキャリア検定」や、コンサルティングに関する資格である「中小企業診断士」の取得もメリットがあると言えます。また、「簿記」も企業内の基本的なお金の流れを理解するために有効な資格です。すぐに必要になる資格はありませんが、総務として長期的に仕事をすることを想定するなら、これらの資格の取得を視野に入れておくと良いでしょう。

さまざまなスキルが必要とされる職種ではありますが、その分だけやりがいを持って取り組んでいける仕事でもあるのです。総務の仕事に転職を考えるときには、自分の適性やキャリアをよく見極めることが重要だと言えます。

総務は各部署の事業を円滑に進める重要な仕事

ほかの部署では処理できない広範な業務を担う総務は、企業にとって欠かせないものです。施設の管理から株主総会の準備、書類の整理までを担い、常に社内の状況を把握しておかなければなりません。また、キャリアが長くなればマネジメントや経営に関わるケースもあるため、各部署との連絡や社内状況の把握を必要とします。総務向けの新しいサービスなどもあるので、それらを活用しながら、効率的に業務を進めることが重要です。

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「戦略総務」とは、従来の総務部のイメージ(≒縁の下の力持ちとしての総務)の印象を脱却した、新しい総務部門のあり方のことを指します。「考え、計画し、実行する、そして伝える」。従来の受動的な総務のイメージではなく、能動的に事業の中心で活躍できる総務を目指しましょう。

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