飛行機での出張で気をつけたいポイントと手配時の注意点

長距離出張の際、飛行機で移動するときにはチケットの手配などが必要になるでしょう。しかし、飛行機での出張の場合、手配や経費処理について気をつけなければならない点があります。出張の際にトラブルに遭遇しないためにもチェックしておくことが大切です。今回は飛行機による出張について、注意すべき点を解説します。

本記事の内容:飛行機の手配や経費処理で注意したいポイント

出張時の飛行機利用で注意したい基本的なこと

飛行機で出張する場合、搭乗に関する基本的なルールについてあらかじめ理解しておくことがトラブル回避につながります。飛行機の利用でトラブルになりやすい点について、詳しく見ていきましょう。

空港への移動は十分な余裕をもって

空港への到着は時間的に余裕を持つことが必要です。 飛行機の搭乗手続きには時間がかかるため、 少なくとも搭乗時間の1時間前には空港へ着くように予定を組むべきでしょう。早めに到着しておかないと、出発時間に間に合わずに乗り過ごしてしまうリスクがあります。

帰省や旅行などさまざまな理由で、利用時期や時間帯によっては空港が混雑する可能性も十分にあります。特に気をつけるべき点は、時間がかかる手荷物検査です。

手荷物検査は飛行機に持ち込む荷物をX線検査し、危険物などの持ち込みがないかを確認するものであり、通常は搭乗の15分前までに済ませなければなりません。手荷物検査の際に持ち込みができないものが含まれているとわかった場合、その場で破棄するか預け入れをするか選択する必要があります。

もし預け入れの荷物にする場合には、改めて手続きが必要になるため、持ち込みできない荷物をあらかじめ確認しておきましょう。 手荷物検査の待ち時間はWebサイトでも確認できますので、そちらもチェックしつつ、時間ギリギリで行動しないように心がけることが大切です。

飛行機の利用は、他の移動手段以上に時間的な余裕が大事ですので、余裕を持ったスケジューリングで行動するようにしましょう。

手荷物の預け入れはする?しない?

手荷物を飛行機に持ち込む際、持ち込める荷物の大きさには制限があります。大きさの制限は搭乗する飛行機の種類によって異なるため、あらかじめチェックしておきましょう。預け入れをしないですべての手荷物を持ち込めば、手続きや受け取りの時間を省くことが可能です。

荷物の預け入れには手続きが必要になりますので、混雑状況によっては時間がかかってしまいます。また、預け入れた荷物は、到着後にロビーで受け取らなければいけないため、到着してすぐに移動できるというメリットがあります。スーツなどのすぐに必要となるものは、あらかじめ着ておくほうが無難です。

空港内・機内での移動が身軽になるため、可能であれば手荷物は預けたほうが良いでしょう。航空会社ごとに持ち込める手荷物の大きさについては、各航空会社の案内をご確認ください。

〇ANA(全日空)の手荷物制限
https://www.ana.co.jp/ja/jp/domestic/prepare/baggage/checked-in/baggage-size.html

〇JAL(日本航空)の手荷物制限
https://www.jal.co.jp/inter/baggage/inflight/#anchorlink001

飛行機搭乗時の注意点
①少なくとも搭乗時間の1時間前には空港に着いておく
②手荷物検査はできるだけ早めに済ませる
③手荷物を預ける場合は大きさの制限を事前に確認

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飛行機の手配時に気をつけたいこと

出張のために飛行機を手配する場合、新幹線などとは異なる注意点がありますので、あらかじめ確認しておきましょう。こちらでは飛行機の手配時に気をつけるべきポイントを解説していきます。

早めの飛行機手配を

飛行機の手配は、出張のスケジュールが確定した時点で行うようにしましょう。飛行機のチケットは価格の安い席から売り切れてしまう傾向にあり、手配が遅れるほどに飛行機代が高くなる可能性があります。また、観光シーズンや帰省ラッシュの時期と出張のタイミングが重なる場合、すぐに満席になってしまうケースもあるので特に注意が必要です。

航空会社が提供するプランの中には、ホテルと飛行機の往復チケットがセットになった便利なものもあります。別々に購入する場合と比べて割安なので、こちらも選択肢として検討しましょう。仕事で頻繁に利用する際には、経費削減にもつながります。

お得なプランほど空席が埋まりやすいため、早めに手配することが肝心です。ただ、パックになっているプランは後から日時を変更したり、キャンセル料金が発生したりするので気をつけておきましょう。そして手配が完了したら、航空会社のサイトを通じて座席指定も行っておくと、出発の際の時間短縮につながります。

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飛行機の領収書の取り扱いについて

電車やバスなどの公共交通機関では、運賃の領収書が発行されないのが一般的ですが、飛行機を利用した場合には領収書を取得することができます。ほかの交通機関と比較して、航空券の価格は高額なため、経費として処理する場合は必ず領収書を用意するように徹底させましょう

また、飛行機はバスや電車と異なり、時期などに応じて価格が変動するという点からも領収書は必須だといえます。Web予約の場合でも、領収書を印刷できるため、領収書の発行方法をあらかじめ確認し、忘れずに取得させるようにしましょう。

出張で発生するマイルはどう扱う?

出張で飛行機を利用した場合でも、マイレージサービスを通じて、社員はマイルを貯めることが可能です。出張で貯まったマイルを社員が個人的に利用することを規制する法律はない上、会社が管理をするには手間がかかるため、出張で発生するマイルを会社が規制するのは難しいといえます。

ただし、特定の社員だけが頻繁に出張を行い、マイルの恩恵を受けすぎることでほかの社員から不満が出る可能性はあります。このような場合には、マイルに対する取扱い方法を明確にしたり、会社が管理する制度を整えたりすると良いでしょう。

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社員単位で旅費規程の設定可能!出張費用の適正化も

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事前に手順を把握してトラブルを防ごう!

飛行機による出張は、ほかの公共交通機関を利用するものとは異なる点もあるため、事前にチェックと準備をすることが大切です。手配を行う社員だけではなく、出張する社員に対しても注意点などをきちんと伝え、トラブルが起こらないように余裕を持って行動する習慣を身につけさせることも必要です。マイルなどの扱いも含めて、飛行機を利用した出張に関して、しっかりとしたルール作りも進めましょう。

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