業務効率化で得られる効果とは?実施手順とすぐに実行したいアイデア

企業は、各従業員がそれぞれの持ち場でさまざまな仕事をすることで成り立っています。しかし、その仕事の進め方は必ずしも最適化された状態になっているとは限りません。それぞれの業務には、効率化する余地が残されている場合がほとんどです。そのため、企業は業務効率化を進めていくことが重要になります。そこで、業務効率化とは何か、その効果や実施手順、効率化のアイデアなどについて解説します。

本記事の内容:業務効率化の効果や実施手順、アイデアの紹介

業務効率化とは?

業務効率化を進めていくにあたっては、「業務効率化とは何か」その本質を理解することが大切です。ここでは、業務効率化の基本について説明します。

業務効率化は、ほぼすべての企業にとっての課題だといっても過言ではありません。業務効率化とは、日ごろルーティンで行っている作業のなかに潜むムダを省き、その仕事にかかっているリソースを解放していくことです。業務効率化を進めていくポイントは、効率化を図る切り口を見つけ出し、適切な方法で確実に改善を進めていくことでしょう。効果的な事例や方法があれば、会社のなかで紹介して広げていくことも有効です。その際には、作業時間とコスト負担の両面のバランスをとって効率化を進めていくことが重要になります。総務部門など、業務効率化の旗振りを行う管理部門は、業務の状況を的確に把握し、適切に対応することも大切です。

また、業務効率化の目的は、ムダな作業を省くことだけではありません。効率化によって生み出されたリソースをより重要な業務に振り向けることができれば、企業の利益向上を実現することも可能になります。効率化が企業の利益向上につながるように、効果を確認しながら進めるようにしましょう。業務効率化は、政府主導の働き方改革においても重要視されています。

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業務効率化で得られる効果

業務効率化を行ったらそれで終わりではなく効果の検証を定期的に行うことが重要です。そこで、ここでは業務効率化で得られる効果について紹介します。効果検証の際には、以下の観点で確認を行うとよいでしょう。

業務効率化の効果が働いているか、定期的に振り返りを行う際には下記3点の視点で効果をチェックしてみるとよいでしょう。


1.時間的コストの削減

業務効率化を行うことで得られる効果の1つ目は、時間的コストの削減です。従業員が働く時間は、そのまま会社のコストに直結します。なぜなら、企業は労働時間に見合った人件費を負担することになるからです。所定内労働時間に関して減らす余地はほとんどありませんが、残業時間を減らす取り組みを行うことは、時間的コスト削減の重要なポイントになるでしょう。

当たり前のことですが、作業を効率化することによって定時時間内に業務を完了できれば、残業を減らすことにつながります。残業時間の削減は、人件費の削減に直結します。人件費は、経費のなかでも一定の割合を占める無視できないコストです。業務効率化を進めることは、結果的に経費削減を実現し、会社の利益を押し上げる効果があるといえます。

2.従業員のモチベーションの向上

2つ目の効果は、従業員のモチベーション向上につながることです。企業各従業員のモチベーションが高い状態で業務が行われれば、企業全体としての成果も上がるようになるのが一般的です。モチベーションが高い状態で仕事をしていると、よいアイデアも浮かぶようになりますし、集中力も上がってさらに効率が向上するようになるでしょう。

業務効率化を進めるにあたっては、従業員のモチベーション向上につながるかどうかも考慮することが重要です。コスト削減一辺倒の業務効率化は、時にモチベーションを下げることにつながるおそれがあります。結果的に企業全体の効率化にはつながらないのであれば本末転倒です。モチベーションが向上すれば、各従業員は「いま働いている会社で長く働きたい」と考えるようになるでしょう。そうなれば、結果的に離職率の低下につながる可能性もあります。

3.新しい取り組みに挑戦する時間の確保

3つ目の効果は、業務効率化によって生み出された時間を新たな取り組みに振り向けられることです。業務の効率化が進めば、コストカットを実現できるだけでなく時間を生み出すことができます。従業員の労働時間は、企業にとって大切な経営資源です。新たな時間を生み出すことができれば、新しい取り組みに振り向けることで会社として新たな事業を始めたり、別の重要な業務の強化に充てたりできるというメリットがあります。

企業のなかには、人的リソースの不足から手を付けることができなかった施策が少なからずあるケースが多いです。業務効率化によって余裕を生み出すことができれば、そういった施策を実現できるきっかけを生むことにつながるでしょう。

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業務効率化を進める上で意識したいチェックポイント

業務効率化を進める上では、押さえておきたいポイントがいくつかあります。そこで、業務効率化で意識しておきたいチェックポイントについて説明します。

1.適切なコストで進捗しているか

1つ目のポイントは、かかっているコストの妥当性です。現状の業務にかかっている時間的・人的コストや、ツールなどを導入している場合はそのコストに見合った活用のされ方がなされているかを定期的に把握することが大切です。本質的な課題とその対応策を実行に移すにはこの、現状把握が欠かせないです。

2.適切な人員・時間を確保できているか

2つ目のポイントは、各業務について適切な人員・時間で行われているかです。適切な人員や時間を確保できていない状態では、作業をしながら改善することができなくなります。また、モチベーションが上がらず効率はさらに下がる可能性もあるでしょう。無理な人員・時間で業務が行われていないかどうかを確認することが重要です。

3.業務フローにムダはないか

3つ目のポイントは、業務フローです。業務効率化を進めるにあたっては、個々の作業だけでなく、業務フロー全体を俯瞰してムダがないかどうかをチェックすることも大切になります。業務全体を見直さなくても、時間がかかっている箇所や課題点を洗い出せれば、一部の業務フローを改善することで効率化を図れるケースが多いことも知っておきましょう。

4.業務のマニュアル化がなされているか

4つ目のポイントは、業務の標準化とマニュアル化です。各従業員の属人的な作業方法によって業務が進められていると、担当者が変わることで業務の効率が変わってしまいます。作業を標準化しマニュアルを作成することができれば、安定した作業品質の確保が可能です。結果的に業務効率化につながります

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業務効率化の実施手順

いざ業務効率化に取り組もうとしても、「どのように進めていけばよいのかわからない」という人もいるでしょう。ここでは、業務効率化の実施手順を紹介します。

#現状の業務フローを客観的に見直す

業務効率化にあたっては、まず現状の業務内容に沿ったフローを把握することから始めます。把握できたら、現状を客観的に分析してみることが重要です。この現状把握と分析が十分にできていないと、次のステップにうまくつなげることができず、業務効率化の実現が難しくなってしまうでしょう。

#ムリ・ムダ・ムラ を洗い出し、改善方法を考える

現状の把握と分析ができたら、次は改善方法の検討です。現状分析をしっかり行っておけば問題点が明確になります。特に、「ムリ・ムダ・ムラが生じているところはどこか」に注目してみると、改善点が見つけやすくなるでしょう。改善すべき点が見つかったら、問題点に合わせて、どうすれば改善できるかが見つかるまで検討を続けることが大切です。

#誰でも同様の業務が一定基準でできるようマニュアル化する

業務が効率化できる道筋が見えたら、最終的には作業を標準化してマニュアルに落とし込む必要があります。特に毎日もしくは週に1回以上行うようなルーティンワークに関しては、いつ担当が変わってもミスなくスムーズに対応ができるよう優先的にニュアル化を進めてみましょう。業務の質を確保しながら誰でもできる状態にすることが重要です。

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業務効率化の具体的なアイデア

業務効率化を進めるためには、改善のためのアイデアが必要です。ここでは、具体的なアイデアを6つ紹介します。

1.アナログ作業を自動化する

1つ目は、作業の自動化です。アナログ・手作業の状態では、業務時間が長くなりがちです。作業を自動化することで業務を効率化することができます。例えば、エクセルなどのソフトウェアのマクロ機能を使用すれば、手軽に作業の自動化を進めることができるでしょう。

2.ペーパーレス化を進める

2つ目は、ペーパーレス化の推進です。社内の回覧文書などは、メールで一斉送信するなどの対応を行うことでペーパーレス化できます。会議資料も事前に配信して、パソコンを持参して会議中に見るようにすれば、会議資料のコピーも必要なくなるでしょう。ペーパーレス化は、紙やインクなどのコスト削減にもつながります。

3.不要な会議を廃止する

3つ目は、会議の廃止です。定例会や週次報告会など企業、1日にいくつもの会議があるというケースは多いでしょう。過去からの慣例で続いている会議のなかには、不要な会議、なくしても別の方法で対応できる会議が行われている可能性があります。会議を削減することで、会議中や準備の時間を別の仕事に振り向けることが可能です。社内の会議をすべて洗い出してチェックしてみましょう。

4.コミュニケーションツールを導入する

4つ目は、コミュニケーションツールの導入です。営業などの場合、常に社内にいるわけではなく外出していることも多くなります。そういった状況でもチーム内で情報交換をスムーズに行うためには、コミュニケーションツールの活用が便利です。円滑にコミュニケーションがとれていれば、行き違いや連絡漏れなどによるロスを排除でき、業務効率化につながります。

5.アウトソーシングを検討する

5つ目は、アウトソーシングの検討です。業務を外部の専門家に任せることで、その仕事を担当していた従業員の労働力を別の仕事に振り向けることができるようになります。コストはかかりますが、過去取り組めなかったことにも新たに取り組めるようになるため、総合的に見ると業務の効率化が図れるケースも多いです。

6.クラウドサービスやシステム導入を検討する

6つ目は、クラウドサービスやシステム導入によって効率化を実現することです。特にバックオフィス部門が担当する経理処理業務や総務業務、勤怠管理業務などを軽減する多種多様なクラウドサービスが広がりつつあります。既に多くの企業で導入している経費精算システム、交通費精算システム等に加え、最近では出張手配・管理を一元化できる、便利なBTMサービスも登場しています。

自社に適したものを導入すれば早期に業務改善できる可能性があります。また、システム導入によって複数部署の連携が簡単になり、効率化できる可能性があることも認識しておきましょう。

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ポイントを押さえて業務効率化を進めよう

業務効率化を行えば、従業員のモチベーションアップや企業の利益向上などにつながります。しかし、コストだけに着目した効率化や現状把握を十分に行わずに行う効率化は、うまくいかない可能性があるため注意が必要です。現状分析をしっかり行う、ムリ・ムダ・ムラを省く、マニュアル化を進めるなどのポイントを押さえて、業務効率化を実現しましょう。


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