バス代の領収書がなくても交通費精算は可能? 領収書の取得方法は?

出張や普段の仕事における移動において、バスを利用するケースは少なくありません。しかし、一般的にバスの乗車運賃には領収書が発行されません。交通費の精算をスムーズに行うためにも、基本的な知識についてしっかりと押さえておきましょう。今回は、バス代の領収書がない場合にどのように精算を行えばよいのかについて解説します。

本記事の内容:バス代の領収書がない場合の交通費精算の方法とバス代の領収書の取得方法について

交通費精算に路線バス運賃の領収書は必要なのか?

路線バスや電車の運賃を交通費として精算するための基本的な捉え方について見ていきましょう。

路線バスの運賃の領収書は発行される?

一般的に、路線バスや電車などの公共交通機関の運賃について、証明書となる領収書は発行されません。ただし、絶対に不可能というわけではなく、バス会社などによっては領収書の発行に対応してくれる場合もあります。バスの運転手に申請したり、後日バス会社やその営業所にお願いしたりすれば、領収書を発行してもらえるケースもあるのです。

高速バスを利用する場合は、自動券売機や窓口で切符を現金で購入する際に、領収書を発行してくれるので事前にもらい方を確認しておきましょう。

また、路線バスや電車の運賃などのように少額かつ領収書の入手が困難な場合は、経費として精算をする場合には、経費精算書に「利用した交通機関」「日付」「区間」「金額」を記載して精算業務を行います。実際、多くの会社が路線バスや電車の運賃を領収書なしで精算できるようにしています。

ただし、会社の経費は法人税や消費税にも影響するものであるため、税法を理解したうえで精算方法を定めることが重要です。経費精算書の書き方について、社内でルールを決めておきましょう。

電車代・バス代の領収書の代わりに必要なものとは?

路線バスや電車の運賃の精算では、領収書の代わりに出金伝票や経費精算書を利用する方法が一般的です。領収書に記載されるべき内容を出金伝票や経費精算書に記載することで代用するのです。「日付」「支払先」「内容(区間と目的)」「金額」などを記載することで、領収書と同様に処理できるようになります。ほかにも、交通系電子マネーの利用履歴を取得して利用する方法もあります。さらに、交通系電子マネーのICカードをプライベートでも併用している場合は、社用、私用の区別をしっかりとするために、私用分は取り消し線などで消す必要があります。

これらは手間がかかるため、利用履歴を取得したうえで出金伝票や経費精算書を作るように指示するのが良いでしょう。ただ、不正請求を防ぐためにチェックを厳密に行うことも大切です。

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領収書がない場合のバス運賃の精算のフローとは?

領収書が取得できない場合、路線バスの運賃を精算するには特定の書類を提出してもらう必要があります。社内規定などに従って書類作成をしてもらわなければなりません。

ここでは、領収書がない場合にバス運賃をどのように精算すべきかを見ていきましょう。

領収書がない場合の経費精算方法

領収書がない場合の経費精算方法については、社内規定に基づいて行います。経理担当者がしっかり把握することはもちろんですが、社内規定に則り申請されるように周知しておきましょう。

一般的には、出金伝票や経費精算書(交通費精算書)を利用する方法があります。出金伝票や交通費精算書を作成するときには、課税・非課税などの注意点もあるため、あらかじめ確認し、正確にするようにしましょう。

出金伝票・交通費精算書の作り方

出金伝票や交通費精算書を作成する場合、必要になる項目がいくつかあります。まず申請日と申請者の氏名、支払先を記入しなければなりません。また、利用日と行先(区間)、経路も書く必要があります。さらに、利用した交通機関と料金も記載します。社内の規定などによっては、どのような目的で移動が必要になったのかも書かなければいけないケースもあるでしょう。そのほか、利用履歴が取得可能であれば、提出が必要になる場合もあります。

■出金伝票・交通費精算書の必須項目
・申請日、申請者の氏名、支払先
・利用日と行先(区間)、経路
・利用した交通機関、料金
・目的

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バスの利用履歴の取得方法は?

ICカードを利用してバスに乗車した場合、カードの利用履歴を取得することで領収書の代わりにすることもできます。ここでは、バスの利用履歴の取得方法について解説します。

ICカードの利用履歴を領収書の代わりとして使用する方法

ICカードの利用履歴を領収書の代わりに使う場合、利用履歴を印刷する必要があります。利用履歴の印字は、鉄道機関が設置している自動券売機などで行うことが可能です。ただし、ICカードの利用履歴取得には制限があり、26週間を超えた履歴や直近100件を超えた履歴は印字できない場合があります。また、交通系ICカードの利用履歴は、利用した交通機関のエリア内で印字した場合のみ、駅名や利用したバス事業者名が印字される仕組みです。そのため、利用した交通機関が担当していないエリアで印字した場合は、印字される情報が省略されることがある点にも注意が必要です。

その他バス会社が発行してくれる場合も

路線バスの利用について、領収書を発行してくれるバス事業者はあります。たとえば都営バスや国際興業バス、京王バスなどは領収書の発行に対応してくれる事業者です(2019年12月時点)。路線バスの料金や領収書の発行など、詳細については各バス会社に直接問い合わせてみましょう。また、高速バスや空港バスについては申請すれば領収書の発行を受けられます。          

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社員の立替払いを減らし、交通費精算を楽にするには?

交通費の精算は通勤時だけでなく、出張など業務を遂行するために必要な移動を社員が行った場合に発生するものです。路線バスや電車だけでなく、新幹線・タクシー・地下鉄といった交通機関を使うこともめずらしくありません。通勤時には定期券を購入する費用を定期代として支給している場合、その経路は経費精算時に除くなど、ルール・精算方法を規定しておく必要があります。どこまでを交通費として認めるのかは、会社によって異なります。最寄駅から何キロメートルまで認めるのか、1キロメートルあたり何円支給するのかといった点もあらかじめ決めておく必要があるのです。

社内規定の設定が重要

出張の際には「目的地までの直線距離で判断する」や「タクシーの初乗り料金2kmを超えてからいくらまで支給」といった点も、社内ルールとして定めておくことが必要です。通勤時や出張時に交通事故に遭ってしまえば、労災を申請する必要があります。そういった場合にも社内規定は重要になってきます。地方自治体に勤める公務員なども一定のルールで交通費を精算しているので、社内規定作りの参考にしてみると良いでしょう。

経費を社員が立替払いをする仕組みでは、そのたびに領収書や出金伝票などを提出させる必要があるため、経理担当者の負担が増えてしまいます。負担軽減のためには、精算システムを見直したり会計ソフトを導入したりする方法のほか、出張手配サービスを利用する方法もあります。

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ICカードや経費精算システムを利用して精算業務を効率化しよう!

路線バスや電車の運賃など、一般的に領収書が発行されない経費については出金伝票や交通費精算書の提出などで対応可能です。また、ICカードを利用していた場合には、利用履歴を提出させるという方法もあります。経費精算の仕組みが煩雑であれば、経理処理を効率化するサービスの利用や導入なども考えるとよいでしょう。

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