社員が経費を立て替えた場合の精算方法と注意点は?面倒な立替精算は廃止できる?

立替精算は、本来は会社が負担するべき旅費や交際費などの費用を社員が一時的に立て替え、後日会社が社員に精算することです。しかし、立替経費の精算時に経理部門の負担が増えたり、不正申請のリスクが高くなったりと、さまざまな問題が起こりやすくなるのです。ここでは、立替経費が発生しやすいケースと精算処理の流れや注意点について解説していきます。あわせて、立替精算の負担を軽減するための対策についても見ていきましょう。

本記事の内容:立替経費の精算処理の流れと注意点、立替精算の負担を軽減するための対策について

立替経費とは?立替経費が発生するのはどんな場合?

会社が購入・負担するべきものやサービスを社員が支払った経費のことを立替経費と呼びます。はじめに、経理処理時の仕訳で立替経費と混同されやすい「仮払金」との違いや、立替経費が発生しやすいケースになど基本的なことを押さえておきましょう。

立替経費とは?

立替経費は本来会社が負担するべき費用ですので、従業員が支払った分については後日、立替経費として経費精算されます。経理部が>立替経費を処理するときは「立替金」という勘定科目を使用

仮払金と立替金の違い

立替金は、支払いが発生した後に処理する費用で、その使途と金額が明確です。一方で、仮払金は費用の支払いが発生する前に経費処理されます。会社の経費として使用することはわかっていても、その金額と使いみちが仮払金を支払った時点では明確になっていない場合があります。

立替経費が多く発生するもの

社員の立替経費は、主に旅費、通信費、接待交際費と消耗品費が多くなります。立替経費が多く発生するケースとよくある事例について理解しておくと、経費処理のときに役立ちます。旅費の立替に多いのは、取引先にタクシーや電車で移動するなど業務に必要となる移動に使った交通費を社員が立て替えた場合です。通信費の立替は、得意先に荷物を送る際にかかった送料や得意先に電話をかけたりしたときの費用を社員が負担するケースが該当します。交際費の立替が発生するケースが多いのは、取引先や関係者に対する接待や、贈り物を送る際にかかった送料を社員が負担した場合です。

消耗品費の立替は、業務上必要となる筆記用具やノート、ファイルなどを社員が購入するなど少額の場合も多いでしょう。件数・金額共に多いのが出張費になります。経費精算をスムーズに行うためにも、出張費の精算の流れと注意点について詳しく理解しておきましょう。

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出張費の立替経費精算の流れと注意点

出張費において立替経費精算が発生するケースが最も多いため、経費処理の流れや注意点について押さえておくことがスムーズに経理業務をすすめるポイントになります。

出張者も経理部も多くのフローが必要!

出張費精算では、経理部門が出張者からの申請を受けてから経費処理を行います。経費処理を滞りなく適切に行うためにも、出張者と経理部それぞれの作業フローを用意しておき、社員に対して十分な説明を行っておく必要があります。

#出張者の場合

出張者がやるべきことは、 出張から帰社した際に、速やかに出張精算書類を作成してから、上司に確認してもらい承認を得ましょう。上司からの承認を得てから、出張精算書を経理担当者に提出します。

会社の規定によっては出張が決まった時点で出張申請書を作成し、経理部に提出することが求められる場合があります。出張申請に記載されている内容をもとに、経理部が必要と判断した場合は、仮払金として現金を渡されることもあります。その場合は、出張後に仮払金との差額を精算することになります。

#経理担当者の場合

承認済の出張精算書を受け取ったら内容に従って経費処理をすすめていきます。

出張精算書を提出する時には、出張でかかった費用を証明するための領収書を添付してもらうように徹底しておきましょう。

また、仕訳の日付に注意が必要です。仕訳は、実際に立替払いをした日ではなく、社員の立替費用を精算した日に行います。ただし、決算をまたいで立替金処理が発生するときは、処理方法が異なるので注意が必要です。

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社員に立替してもらうときの注意点は?

期間と金額に注意が必要

社員に立替をしてもらうときには、期間と金額に注意が必要です。立替金は、基本的に社員が一時的に支払った費用であるため、1か月を目安に精算業務を行うようにしましょう。立替金の精算が長期間滞ってしまうと、帳簿の修正が必要となることがあります。また、経費処理を円滑にすすめるためには、社員の協力が欠かせません。精算書の提出が遅れないようにするためにも、従業員に対して毎月立替金の締め日を設けることをおすすめします。

立替金は基本的に少ない金額を想定していますが、出張の多い営業担当社員などは、交通費や出張費などで立替金額が大きくなることが少なくありません。5万円や10万円と立替金の金額増えるごとに、社員の日常生活にも大きな支障が出てきてしまいます。経理部は、社員の立替金額が増えすぎないような配慮や対策が必要です。

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めんどうな立替精算業務を軽減するには?手間を軽減するヒント

立替精算業務は、件数や金額が増えるにつれて経理部の負担も大きくなります。

次に、経理部の負担軽減と業務効率化のために、立替精算業務を軽減するためのポイントや具体的な方法について紹介していきます。

立替精算をなくすとどんなメリットがあるか?


メリット1 経理担当者の手間が大きく軽減
メリット2 小口現金取扱いでのミスがなくなる
メリット3 不正申請のリスクが減る

立替精算をなくすことで得られるメリットは、主に3つあります。

1つ目は、経理担当者の負荷が軽減されることです。立替精算を行う際には、立替を行った社員に対して現金か口座振込で精算を行うのが一般的です。そして、精算の都度、仕訳作業が発生します。立替精算がなくなれば、立替金支払の手間と仕訳の負担が大きく軽減されるでしょう。

2つ目は、小口現金の管理が楽になることです。小口現金があると日々の現金残高を確認する作業が発生し、経理部の負担が大きくなります。さらに、ある程度の金額をキープしておくために銀行にお金をおろしにいく手間がかかり、現金の残高が増えるほど管理負担が増大するのです。 また、小口現金は金額の渡し間違いなど、現金取り扱い時のミスが発生しやすくなります。そのため、帳簿と現金残高が合わないときは、原因を見つけるまで多大な労力を要することになるのです。

3つ目は、不正申請のリスクを減らせることです。立替金の精算には領収書の添付をし、支払った金額を証明できるようにするのが基本ですが、中には不正を働く社員がいます。立替金ではなく法人カードに切り替えることで、利用履歴の確認が容易になり不正防止に役立ちます。 立替金支払いがなくなることで、経理部の負担が大きく軽減され業務の効率化も期待できるでしょう。


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立替精算の手間を軽減するためには?

#法人用クレジットカードの導入

立替精算の手間を軽減するための具体的な方法の1つが、法人用クレジットカードを導入することです。立替金の支払いが多い社員に対して、クレジットカードを持たせることで経理業務と社員の経済的負担が軽減され、利用歴の確認が用意になります。ほかにも、立替金の精算期日を設ける方法があります。毎月決まった日を精算の期日とし、精算した差額を給与と一緒に給与口座に振り込むようにするのです。給与の振込と立替精算を一緒にすることで、作業の負担軽減が期待できます。

#経費精算システムの導入

また、立替金の精算業務が集中すると経理部の負担が大きくなるため、従業員に対して仮払金支給を行う案が検討できます。しかし、そのやり方では精算業務の量が大きく減るわけではないので、業務の効率化は期待できないでしょう。経費精算システムの導入は、社員と経理部の業務負担軽減に効果的な方法です。経費精算システムは、業務の効率化に役立つさまざまな機能を持ち合わせています。たとえば、交通費などを自動で計算してくれる機能があると、社員は自分で料金を調べて入力する手間が省けるのです。また、経理部は精算書の内容を確認する負担が減り、会計ソフトと連携させることで仕訳の手間を軽減できます。

ペーパーレス化の波は全世界的に訪れています。手間だけでなく、ミスや不正をなくす手段として必須のシステムと言えるでしょう。

#出張管理システムの導入

立替金が多くなりがちな出張時の精算を減らすために、出張管理システムの導入や利用も検討してみるとより効果的です。実際に、経費精算システムと連携できる出張管理システムも取り入れれば、煩雑な出張関連の精算の効率化、カラ出張の撲滅、社員の立替の負担などメリットが多数あります。とくに、最新の出張管理システム「マイナビBTM」は、出張にかかる費用を会社に一括請求できるので、出張する社員の立替の負担や経理担当者の手間の削減など、抜本的な業務効率化・業務改革につながると期待されています。

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出張費の立替を完全になくせる!出張管理システムとは

出張管理システムは、BTMとも呼ばれ、昨今急速に普及しつつあるシステムです。BTMとはBusiness Travel Managementの略称で、出張に関わるさまざまな業務を一元管理できるシステムのことです。

BTMを導入すると、新幹線や航空券の手配やホテルの宿泊予約などを一括で行うことができるほか、出張時の危機管理やコスト管理も可能です。企業の出張に関わるコストカット、課題のソリューションとして期待されています。こういったシステムを導入することで、抜本的な業務改善をする企業も増えています。

煩雑な立替金精算業務はキャッシュレスとシステム導入で効率化

交通費や旅費など、本来会社が支払うべき費用を社員が一時的に支払うことがよくあります。経理部は、立替金として処理するのですが、件数や金額によっては業務の負担が大きくなるのです。 経理部の業務効率化と適切な処理を行うためには、精算業務をキャッシュレス化することと、経費や出張の精算システムを導入するのがおすすめです。       

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