この領収書、経費で落とせる? 基礎知識から分かりやすく解説

事業活動を行っていく中で、経費は日常的に発生します。確定申告の際に慌ててしまわないためにも、 経理処理のルールをしっかりと押さえておくことが大切です。領収書をきちんと保管しておくことはもちろんですが、それ以外にもどのようなポイントに注意しておくべきかを把握しておきましょう。適切な処理の仕方を理解しておくことで、経理作業の手間を省いていくことができます。

本記事の内容:「経費精算」や「領収書」の基本について解説していきます

確定申告の際、必要経費として認められるのは?

経理処理を適切に行うということは、無駄な経費が発生していないかをチェックし、税務ルールに則った処理を行っていく必要があります。確定申告の際に必要経費として認められるものについて改めて見ていきましょう。

確定申告で必要経費として認められる費用

税務において経費として認められるものは、総収入金額に対する売上原価や、その他の収入を得るためにかかった費用のことを指しています。販売費および一般管理費、その他の業務で発生した費用が含まれるのです。

具体的には郵便代・電話代・インターネット回線代といった通信費や、社員に支払う給与・外注費などの人件費、地代家賃・水道光熱費などの事務所家賃・販管費が該当します。事業活動を行っていくうえで必要な交際費・接待費といった費用も、全額もしくは一部が必要経費として認められているのです。

必要経費として認められない費用

経営を行うためにかかった費用のすべてが必要経費として認められるわけではありません。必要経費に該当しない費用としては、事業と直接関係がない支出があげられます。たとえば、借入金、所得税・住民税・法人税などの税金が該当します。

この請求書はどうする?明確に判別できない費用の場合

個人事業主として事業を営んでいる場合には、1つの支出が家事と業務の両方にかかわるということもあります。業務を遂行するために直接的に必要であったことが証明できる場合には、費用の一部を経費として計上することが可能です。家賃や水道光熱費、通信費などをどのような割合で経費として算入するかは、所轄の税務署や税理士などと相談して判断しましょう。

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領収書に記載しておくべき情報は?宛名は上様でもOK?

経費精算を行うときには、実際にかかった費用を示す証拠として領収書をきちんと保管してくことが大切です。領収書としての要件を満たすためには、どのような記載内容が必要であるのかを見ていきましょう。

領収書の書き方と記載すべき項目

領収書に記載すべき項目としては、発行日・金額・但し書き・料金を支払った者の氏名・料金を受け取った者の氏名などが必要です。領収書を発行した日付は、代金のやりとりが行われた日付を記載します。金額については後から改ざんされるのを防ぐために、金額の先頭に円マークをつけ、3桁ごとにコンマで区切っておきましょう。

【領収書に記載すべき項目】

  • 発行日
  • 金額
  • 但し書き
  • 宛名
  • 料金を受け取った者の氏名(発行者氏名)
  • 収入印紙(金額が5万円を超える場合)

また、金額の末尾にはハイフンを書くのが一般的です。但し書きはどのような商品やサービスの提供で代金がやりとりされたのかを示すものであり、「接待費として」「ハガキ購入費として」といった形で、客観的に判断できる記載を心がけましょう。

宛名・料金を受け取った者の氏名や名称は、「株式会社」などの表記を省略せずに記載します。また、領収書に記載される金額が5万円を超える場合には収入印紙を貼付して、消印を押す必要があるので注意が必要です。5万円以下の場合は非課税となるので、収入印紙を貼る必要はありません。

宛名を「上様」で処理するときの注意点

領収書の宛名に「上様」と記載する場合がありますが、個人事業主に限っていえば特定の業種だけが無記名もしくは上様での表記が認められています。その際には、小売業などの一部の特定業種などを除いて、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称が領収書に記載されていることが条件となります。ただ、実務上は上様と書かれた領収書はできるだけもらわないほうが無難です。税務調査の際に、税務署から必要経費として認められない可能性もあります。

レシートは確定申告で使える?領収書の違いも

領収書の代わりにレシートを受け取る場合も多いものです。確定申告の際、「レシートが証拠書類として有効なのか」について解説します。

レシートも金銭の受取書として扱うことができる

領収書・受取書・レシート・預り書といったものは、いずれも金銭を受領した書類として取り扱うことが可能です。受け取った事実を証明するために、請求書や納品書などにおいて「代済」「相済」「了」と記載された書類も、証拠として認められています。取引の証拠として認められている項目は税務上、すべてが印字されていることが一般的でもあるため、領収書として信頼性の高いものとなるのです。

ただ、事業活動においてはレシートや領収書が発行されないケースもあるでしょう。例えば、取引先にご祝儀や香典を渡す際には、領収書は発行されません。このような場合には出金伝票を切って、どのような理由で支出したのかを明確にしておく必要があります。後から問題が起こらないように、適切に処理を行うことが重要です。

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家賃、電子サービス(Suica,Pasmo)のチャージなどの場合【個人事業主向け】

交通費を交通系の電子マネーへチャージした場合

交通費として電子マネーにチャージを行ったときには、その時点では経費として認められません。電子マネーを利用した時点で経費として算入できるので、利用履歴などをチェックして経理処理を適切に行いましょう。また、公共交通機関を利用した際には、領収書が発行されないケースもあります。仕事上の支払いを行った証拠として、金額や経路をきちんとメモに取り、記録を残して後日説明できるようにしておくことも大切です。

家賃

賃貸住宅に住んで家賃を支払っている場合には、ほかに事務所を借りている場合と同様に、事業に必要な経費として計上できます。仕事で使用している部分とプライベートで利用している部分を分けて、その割合に応じて賃料を按分して処理を行いましょう。

IT化、ペーパーレス化の流れを把握しよう

上記のように煩雑な処理や多くの注意が必要な経費処理ですが、規制緩和やシステムの多様化などの影響により、領収書や請求書といった紙のペーパーレスに踏み切る企業も増えています。電子帳簿保存法の改定・スキャナ保存要件の変更に準拠したシステムの普及もさらに進むでしょう。会計システム、経費精算システムなどは一般的ですが、出張費の領収書精算が不要になる出張管理システム・BTMサービスも普及しつつあります。自社の運用に合わせてシステムを選ぶことで、経理処理を正確かつ効率的に行うことが可能になります。

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税務上のルールに沿って経理処理を行おう

事業を行っていれば、日々さまざまな費用が発生するものです。経理処理においては単にお金の出入りだけを確認するだけでなく、税務面でも適切な処理が行われているのかを細かくチェックすることが大切だといえます。不適切な処理を行っていれば、税務署から必要経費として認められないこともあるので注意をしておきましょう。領収書の記載方法や領収書として認められる要件を意識して、経理処理を行っていくことが重要です。

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