適正な規定設定に役立つ!出張における宿泊費の平均相場は?

出張に関する精算を滞りなく行うためには、出張旅費規程を作る必要があります。規程を作成する場合は、出張手続きに関する業務全体の流れを踏まえて、費用の上限や手当の金額などのお金に関わる項目を含め、様々な取り決めを行うことが必要です。金額の設定にあたっては、費用の相場を把握しておくことも重要でしょう。そこで、出張旅費規程の作成に役立つ出張費用の相場について解説します。

本記事の内容:出張における宿泊費の相場をお教えします

宿泊費の支払い方法は?実費精算と定額支給

宿泊費については、金額も大きくなるため、出張旅費規程でしっかり規定しておく必要があります。ここでは、宿泊費の支払い方法や課税関係について説明します。

宿泊費の支払い方法は?実費精算と定額支給

出張時にかかった交通費やホテルなどにかかる費用は、会社が経費として取り扱い従業員が立て替えた分があれば、あとで精算が必要です。

この出張費の精算については、実費精算による方法と定額支給の方法の2種類があります。出張旅費規程を作成する場合は、自社の状況に合わせて適切な方法を選択して設定することが重要です。実費精算を採用した場合は、実際に宿泊にかかった費用を支払うことになります。定額支給は、宿泊代にかかわらず一定額を支給する方法です。

実費精算…宿泊にかかった費用を出張者が立て替え、後日会社が出張者へ支払う
定額支給…宿泊代金に関わらず、会社が出張者へ一定額支給する

出張時の宿泊費は、滞在地が同じであっても宿泊するホテルによって大きく変わってきます。一律の金額を定めるのではなく、実費精算する形をとれば、従業員に対して過不足なく宿泊費を支給できることが特徴です。ただし、過剰な宿泊代まで会社が負担することになる可能性はあります。そのため、上限を設定したり、宿泊するホテルを限定したりするなどの規定を加え、バランスをとることが大切です。

一方、定額支給は、支給する宿泊費を一泊あたり8,000円などと事前に決めて、実費がいくらだったかにかかわらずその定額を支払う方法です。この方法を採用すれば、従業員がどのようなホテルに宿泊しても会社として一定の金額を支給することになるため、公平性を確保できるでしょう。

ただし、金額の設定を間違えると従業員に負担がかかるなどの問題が生じる可能性があります。 そのため、宿泊費相場を確認したうえで適切な金額を設定することが大切です。宿泊先によって同じビジネスホテルでも相場が変わってきます。首都圏とそれ以外など、地域によって支給する定額を変える必要があるケースもあるでしょう。

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出張経費は所得税法上、課税対象にならない

出張旅費規程を作成するにあたっては、税制に関する基本事項について理解しておくことが必要です。従業員に対して会社から支払われる出張旅費は、会社から受け取る金銭になるため、所得税法の原則に当てはめると給与所得に該当することになります。なぜなら、税法では企業が役員や従業員に支給する手当などの経済的利益については、原則として給与所得として取り扱う規定されているからです。

しかし、出張旅費は、会社の職務遂行のための旅行について支給されるものです。支給される金銭は、従業員が会社の経費を立て替えたものであり、支給を受けても所得は発生していません。そのため、所得税法においては非課税項目が設けられ、出張旅費精算によって受ける金銭については非課税扱いとされています。

非課税となる出張旅費は宿泊費だけではありません。移動にかかる交通費出張に関する日当に該当する出張手当なども含まれます。ただし、出張手当については非課税とならないケースもあるため注意が必要です。滞在にかかる必要な費用として手当を支給する場合は、非課税として認められるケースが多いです。

しかし、出張業務に対する「報酬」と見なされると給与所得に該当する可能性も。また、通常かかるとみられる費用を超えて支給する分についても課税対象となり得ます。出張旅費規程を作成するにあたっては、手当の名目や金額についても税制を意識して定めるようにしましょう。

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出張費の相場はいくら?出張手当の平均支給額も!

出張旅費規程作成にあたっては、宿泊費の支給額を設定するだけでなく、出張手当の金額設定も必要です。出張手当の相場について詳しく紹介していきます。

国内出張の日当・出張費相場

出張費は、国内出張と海外出張で大きく変わってきます。そのため、出張手当は国内と海外で別々に設定するのが一般的です。国内出張の日当を設定する場合には、他社の動向を把握しておくことも必要になるでしょう。まず、支給するかしないかを決めることになります。産労総合研究所が行った2017年度に関する出張費の調査によると、支給する企業は91.4%、支給しない企業が5.7%です。ほとんどの企業で出張に関する手当を支給しています。

日当の支給額は、役職によって変えていることが多い傾向です。役員クラスの日当平均額は、社長4,799円、専務4,042円、常務3,759円、取締役3,518円となっています。また、役員ではない管理職になると部長クラス2,809円、課長クラス2,593円、係長クラス2,337円です。一般社員の平均は2,222円となっています。

【日当支給額(国内)】
社長…4,799円
専務…4,042円
常務…3,759円
取締役…3,518円
部長クラス…2,809円
課長クラス…2,593円
係長クラス…2,337円
一般社員…2,222円

さらに、国内の宿泊料についても相場を知っておいたほうがよいでしょう。宿泊料について「全地域一律」(全員・全地域一律+役職・資格区分のみ)としている企業における平均支給額は、社長14,242円、取締役11,784円、部長クラス9,870円、課長クラス9,291円、係長クラス8,929円、一般社員8,723円です。自社として手当を決める場合は、地域によって金額を変更するかどうかも検討してみましょう。

【宿泊料金(国内)】
社長…14,242円
取締役…11,784円
部長クラス…9,870円
課長クラス…9,291円
係長クラス…8,929円
一般社員…8,723円

海外出張の日当・出張費相場

海外出張は、国内出張に比べると費用がかかることが特徴です。飛行機を使って移動することになるケースがほとんどであるため、航空券代がかかります。また、出張する国や地域によってホテル利用時の宿泊代などの滞在費も大きく変わってくることにも注意が必要です。

国内出張の場合と同じく2017年の調査結果をみると、北米地域への海外出張における日当の平均支給額は、部長クラス6,189円、一般社員5,080円となっています。また、中国地域への出張では部長クラス5,604円、一般社員4,603円と北米よりも低い金額です。東南アジアへの出張においては、平均支給額は、部長クラス5,710円、一般社員4,677円という結果でした。中国と東南アジアでは、それほど大きな差はありません。

【日当支給額(海外)】
(北米地域への出張)
部長クラス…6,189円 一般社員…5,080円
(中国への出張) 部長クラス…5,604円 一般社員…4,603円円
(東南アジアへの出張) 部長クラス…5,710円 一般社員…4,677円円

海外出張時の宿泊については、手当ほどの差はありませんが、「地域別に差がついている」という点では同じです。それほど差が生じないのは、主な出張先となるのが大都市であることが多く、それほど大きな地域差がない価格設定が行われている大手チェーンホテルに宿泊する機会が多いからでしょう。それでも、地域によってある程度差がついています。北米の平均宿泊料は、部長クラスで15,950円、一般社員は14,170円です。中国は、部長クラス13,780円、一般社員12,259円、東南アジアで部長クラス14,404円、一般社員12,760円となっています。

【宿泊料金(海外)】
(北米地域への出張)
部長クラス…15,950円 一般社員…14,170円
(中国への出張) 部長クラス…13,780円 一般社員…12,259円
(東南アジアへの出張) 部長クラス…14,404円 一般社員…12,760円

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社員単位で旅費規程の設定可能!出張費用の適正化も

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個人事業主の場合の出張はどうなる?勘定科目は?

個人事業主でも出張することはありますが、会社員とは課税関係が異なる点に注意が必要です。ここでは、個人事業主が出張した場合の経費の取り扱いについて解説します。

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経費精算をシンプルに。出張費用は会社に一括請求

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個人事業主の場合、事業を行うために必要な費用は経費になる

個人事業主が出張した場合は、出張にかかる費用が事業を行うために必要な支出であれば、所得税法上事業所得から差し引ける必要経費として認められます。個人事業主の場合は、事業によって生じた所得は法人税ではなく所得税の対象となり、事業所得に区分される仕組みです。事業所得の計算にあたっては、売り上げなどの収入から出張費などの必要経費を差し引いて所得を求めることになります。

個人事業主が出張する場合にかかる費用は、企業において従業員が出張する場合にかかる費用とほとんど同じになります。ホテルの宿泊にかかる費用や、出張先までの移動に必要となる交通費です。これらは、旅費交通費として処理することになります。

また、出張先では食事に対する支出も発生します。ただし、食事代は出張するしないにかかわらず通常においても発生する支出であるため、原則として必要経費として処理することができません。ただし、出張中に取引先の担当者などと一緒に食事をした場合における一定の支出については、接待交際費として認められます。

処理する勘定科目が変わる点については注意が必要です。 企業の場合は、接待交際費の損金算入上限規定がありますが、個人事業主の場合は、交際費の損金算入の上限がなく全額を損金に算入できます。ただし、国税庁の定めるところの接待交際費に当てはまらなければ損金に算入できません。

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出張の管理に便利な「出張手配管理システム」とは?

出張旅費規程の運用にあたっては、出張手配管理システムを利用すると便利です。そこで、出張手配管理システムについて紹介します。

出張手配管理システムを導入する

出張に関しては、出張許可から航空券や宿泊先の手配、出張後の報告、さらに出張旅費精算などが必要になります。これらを出張旅費規程に基づいてしっかり管理していくためには、手続きや確認などにかなりの手間がかかるケースもあるでしょう。

規程を作っても、運用することが大変になってしまっては、会社にとってプラスになるとは言い切れません。運用に関する負荷を軽減することも大切なポイントです。できるだけ効率的に出張管理を行うためには、出張手配管理システムを利用することも選択肢の一つです。

出張管理システムとは、出張申請から各種手配・出張費用の精算などの出張関連業務について一元的に管理できるシステムのことをいいます。このシステムを導入することにより、業務効率化とコスト削減の両方を同時に達成できる可能性があることが特徴です。

手配に関しては、このシステムを使用することで、航空券や新幹線チケット、ホテルなどについて一括して手配業務を行うことができるため、業務効率化を実現できます。また、入力されたデータを使って月々の出張コストを見える化してより効率的な出張に改善するといった形での活用も可能です。

さらに、各所で発生した支払いについても、システムを使えば一括して請求処理が可能になるなどのメリットもあります。出張旅費規程を作成するにあたっては、処理がスムーズにできるように出張手配管理システムの導入も検討してみましょう。

出典:産労総合研究所/ 2017年度 国内・海外出張旅費に関する調査
https://www.e-sanro.net/research/research_jinji/shanaiseido/shuccho/pr1710.html

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