出張旅費規程の作成は経費削減の第一歩!基本の手順とポイントとは?

会社においては、従業員の出張は重要な事業活動のひとつです。営業社員が得意先に出向くケースだけでなく、バックオフィス部門などであっても打ち合わせで出張することもあります。出張時には、宿泊代や移動にかかる交通費などの経費が発生するため、会社としてはその費用を適切に処理することが必要です。そのためには、出張旅費規程の作成が欠かせません。そこで、出張旅費規程の作成手順やポイントについて解説します。

本記事の内容:出張旅費規程の作成手順と注意すべきポイントについて詳しく解説

出張費精算において発生しうる問題点

出張費は最終的には精算する必要があります。この精算時にどのような問題が発生するのかを理解しておくことが、出張旅費規程作成のポイントです。

【出張旅費規程がない場合の問題点】
・出張費処理の複雑化
・出張における申請から精算までのフローの不透明性が生じる。

#出張費として取り扱う範囲が曖昧

出張をしたあとで精算を行う場合、どこまでの範囲を出張費として認めて精算をするのかが曖昧だと、トラブルになる可能性があります。たとえば、私用と社用の両方が混在している出張だった場合の処理範囲なども事前に明確にしておかないと、社員はどのように対処すればよいのか迷ってしまうでしょう。また、領収書や出張報告書添付を精算要件とするかなども事前に明らかにしておく必要があります。

#ルール不備によって適正価格が不明確になる

出張旅費規程などのルールが整備されていない場合、適正価格が不明確になるという問題が生じる可能性があります。たとえば、ビジネスクラスやグリーン車を利用してよいのは、どの役職までなのか、ホテル代はいくらまで認めるかなどについて事前に明確になっていないと会社も従業員も困ることになるでしょう。ここにおいては、上層部のみが高額な出張費を使用できるといったかたちではなく、一般社員に対しても世の中の相場と比較してずれがなく妥当な金額を明確にする必要があります。出張手当・日当についても、支給の有無や支給をする場合は、ケース別にルールを決めるなどの対応が必要になります。

#処理が複雑

出張費の処理については各種交通機関・宿泊費それぞれに領収書のありなしなどの処理方法が異なる場合や、適正なルート・料金を確認する必要が案件ごとに発生している企業も多いのではないでしょうか。このように処理が複雑になれば、支給額を計算する経理部門や社員の手間がかかってしまいます。出張費の処理については事前に出張旅費規程を詳細にわたって作成しておけば、そういった複雑な処理方法のチェックやトラブルを避けることが可能です。

#実費精算の場合は個人負担が大きくなる

従業員が出張費を一旦立替え、出張後に領収書等をもとに精算処理をする実費精算方式を採用する場合は、従業員本人の金銭的負担が大きくなることも問題です。実費精算方式にすれば、仮払金精算の手間はなくなり、出張費精算自体はシンプルになります。しかし、従業員は出張期間中に必要な費用を自分で用意することになってしまうため、出張が立て続けにある場合などは金銭的な負担が大きくなってしまう可能性があることを認識しておきましょう。

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出張旅費規程の必要性

出張旅費規程作成にあたっては、規程の必要性について認識しておくことも重要です。ここでは、出張旅費規程とは何かと3つの必要性について解説します。

#出張旅費規程とは何か?

出張旅費規程とは、従業員や役員が出張した場合の支出に関して、どこまでの範囲をいくらまで精算するか、期限や精算方法などを含めて明文化したものです。規程があることで出張申請・手配・精算フローが明確化され、従業員も経理担当者も諸作業がしやすくなります。この規程は、対象者であれば誰でも確認できるようにしておく必要があります。また、作成する規定の内容によっては、出張旅費規程に沿って費用処理することで節税につながることもあります。出張に関する支出を税務上の損金として税務署に認めてもらえるようになるという観点からも、出張旅費規程が作成されることになります。

■必要性1:複雑な事務処理の簡略化や負担軽減につながる

出張旅費規程を作成することによって、複雑な事務処理を簡略化して、精算業務の負荷を軽減できます。規程がなければ、その都度、精算すべき支出として妥当かどうかを判断しなければいけないでしょう。精算担当者も出張した従業員も、大きな負担を抱えることになってしまいます。時間もかかってしまうだけでなく、公平な出張費の支給も難しくなってしまう点がデメリットです。こういったことをなくすためにも、事前に出張費に関する詳細な規定を作成しておくことが欠かせません。

■必要性2:節税対策になることも

出張旅費規程は、節税対策としても作成しておくことが必要です。規程があれば、出張に関する支出を会社としてどのように認めて精算するかについて規程に沿って経理処理を行うことになります。そうすれば、税務署としても損金処理にあたって会社が恣意的に課税対象となる法人所得を操作する余地がほとんどないと判断してもらえるでしょう。出張費には、通勤費や交際費のような非課税規定はありません。しかし、税務調査において出張旅費規程を提示できれば、損金扱いにできる範囲を明確にでき、結果的に節税効果を得られます。たとえば、出張手当は出張旅費規程 で正しく規定しておくと、通常の経費と同じように損金算入することができ、法人税や消費税などの節税につながります。

■必要性3:会社の内部統制に役立つ

出張旅費規程は、会社の内部統制を確保するためにも必要です。規程があれば、宿泊費や交通費の上限金額や条件・基準が明確となるため、出張費相場を超えた妥当金額でない出張を未然に防ぐことができます。また、出張に関する支出について、いつどのように精算をするのか会社として明確にすることができます。その結果、支出の管理が適切になるだけでなく、事前に許可を得る段階から、事後の出張報告まで業務フローも整ってきます。内部統制がしっかりすることは、事業活動においてプラスになります。経営品質を上げるためにも、出張旅費規程を整備するようにしましょう。”

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社員単位で旅費規程の設定可能!出張費用の適正化も

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出張旅費規程の作成方法とポイント

#出張旅費規程の作成方法

“出張旅費規程については、作成手順や作成時のポイントを理解して規程作成を進めることが大切です。そこで、作成方法とポイントについて説明します。

■STEP1:出張旅費規程の目的と適応範囲を決定する

出張旅費規程の作成においては、まず出張旅費規程の目的とその適用範囲を決めることから始めます。

■STEP2:出張の定義と出張費に含まれるものを定める

出張の定義の決定です。たとえば、移動距離が何キロ以上、宿泊を伴うなどを決めます。

また、出張費に含まれるものを規定しておく必要があるでしょう。一般的なものとしては、出張に伴う交通費・宿泊費、出張手当が挙げられます。

■STEP3:出張の申請方法を定める

出張の申請方法です。事前のフローや、●日前までの申請が必要など。具体的には、直属上司と経理部門の承認を得ることなどが必要な場合はその詳細や、出張申請書などの提出を伴う場合はその旨も記載する必要があります。

■STEP4:出張費の精算方法を定める

定めた出張費として取り扱う範囲に基づき、その精算方法を決定します。仮払金方式か実費精算方式かなどを決定し、精算タイミングや支給方法などを記載する必要があります。

■STEP5:宿泊料金の上限金額を定める

宿泊費における上限金額や朝食の有りの場合の取り扱いを明らかにする必要があるでしょう。

■STEP6:交通費の上限金額や交通機関の利用条件を定める

交通費や宿泊費など旅費科目ごとに詳細に規定します。交通費に関しては、新幹線のグリーン車の使用を可能とするかどうか、飛行機のビジネスクラス利用を可能とするかどうかという交通機関ごとの取り決めや、それを役職ごとに規定するかなども決めましょう。

■STEP7:出張手当・日当を定める

出張手当や日当を定めることです。手当の有無や支給条件を定めます。

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#出張旅費規程作成におけるポイントとは?

出張旅費規程は、前述の手順を踏んで作成することで穴のないしっかりとした規程を作ることが可能です。作成にあたっては、規程の適用対象者と適用条件について、それぞれの規定ごとに整理するように意識しましょう。公平性や手間の観点から、妥当かどうかを判断して最終的に決めることがポイントです。一部の人が得をするような規程を作ってしまうと、それ以外の人が不満を感じることになり、モチベーションが下がってしまう可能性があります。また、一部の人が不利になる規程にしてしまうと、規程逃れを考えて行動する従業員が生んでしまうリスクもあるでしょう。

全社員にとって適切な支給金額になっているかどうか、社長や役員などの上層部だけが有利になる規程ではないかなどに注意する必要があります。規程を作成するにあたっては、公平性の担保が欠かせません。公平な規程ができれば、全従業員が納得して規程通りの運用方法に沿って処理を進められるようになり、業務効率アップが期待できます。”

出張旅費規程作成を機に経費削減・業務改善を

出張旅費規程の作成は、経費削減や業務改善につなげることも可能です。ここでは、経費削減や業務改善につなげるためのポイントを解説します。

出張旅費規程を作成することを通じて、交通費や宿泊費などの上限金額が明確になります。その規程に沿って出張を行うようになると、出張案件ごとにその妥当性を判断する必要がなくなるため、経費精算処理の負担が軽減されるようになるでしょう。処理を担当する部門の効率が上がるだけでなく、ルールが明確化されることで精算を行う従業員の精算にかかる時間短縮も可能です。新たに生み出される時間を有効活用できれば、事業活動に有利に働きます。出張費精算などにかけていた時間を、より利益に直結する業務に振り向けることが可能です。

また、妥当な金額設定を規定することで、支出の試算も立てやすく、妥当な金額、ルート、泊数での出張となるため出張費のコストカットが実現できます。より大きな改善効果を得るためには、出張管理システムなどの導入も検討してみましょう。出張申請から出張手配、出張費精算までを一括管理できるようになります。出張の全プロセスを見える化することが、経営改善につながると認識しましょう。”

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出張旅費規程の作成を経費削減・業務改善までつなげよう

出張旅費規程をしっかり作成しておけば、シンプルの精算業務を行えるようになり、節税や内部統制にも役立ちます。また、無駄な出張を減らし経費削減にもつながります。さらに、出張精算業務改善や負担軽減によって別の業務への労力投入につなげられる可能性もあるのです。規程作成と併せてシステムの導入も検討してみましょう。

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