交通費精算を効率化するには?システム導入で経理業務の大幅改善を

交通費の精算申請、精算業務は、なかなかスムーズにいかないことが多いものです。申請書類が期日までに提出されなかったり、記載ミスが多くて差し戻しになったりと、社員と経理部両方がストレスを感じる業務かもしれません。ここでは、今さら聞けない交通費の定義や一般的な精算業務フロー、精算における手間の軽減・効率化するための手段などを解説します。

本記事の内容:交通費精算に関連する用語説明や精算処理における課題点の解説、効率化する方法の紹介

交通費・旅費交通費・出張費の違い

交通費の精算を効率化するには、経費の分類をしっかりと理解しなければなりません。ここでは、よく耳にする交通費や旅費交通費、出張費の違いを解説します。

交通費とは

交通費とは、一般的に近距離の移動で交通機関を利用した際にかかる費用のことです。具体的には、社員が取引先などへ移動する際の電車、バス、タクシーなどの費用が挙げられます。また、車を使って移動した場合は、ガソリン代や高速道路の利用料金、駐車場代なども交通費になります。さらに、自宅から会社までの通勤費も交通費に入るため、通勤定期代なども交通費に分類されます。通勤費は給与の一部として支給されることが一般的なので所得のイメージがあるかもしれませんが、一定額を超えない限り、所得税を課せられることはなく、所得税の計算をするときには控除の対象です。しかし、交通機関にかかった費用でも交通費にならないものもあります。

例として、消費者や取引先を招待する際の移動にかかった費用は会議費や交際費、広告宣伝費となり、交通費としては扱われません。交通費として扱われるかどうかは、移動にかかる費用であることに加え、どういった目的の経費かということもポイントになるのです。

旅費交通費とは

旅費交通費は勘定科目のひとつで、旅費と交通費をあわせて処理できる科目です。旅費とは、出張など遠方で業務を行った際の出張手当や宿泊費であり、交通費はその際にかかる電車代や飛行機代などです。出張手当や宿泊代、交通費、すべてを合わせて旅費とみなす場合もあります。どちらにせよ、会計ソフトなどに入力する際はこれらをあわせて旅費交通費の勘定科目で処理することができるのです。しかし、遠方へ移動する交通費であっても、旅費交通費とはみなされないものもあります。目的が研修旅行であった場合は、移動にかかった費用であっても研修費となり、社員旅行など慰安のための移動であった場合は福利厚生費として処理され、どちらも旅費交通費の勘定科目を使わないことが一般的です。

出張費とは

出張費とは、社員などが遠方で業務を行うためにかかる費用、つまり出張にかかる費用を包括したものをいいます。移動にかかった交通費、宿泊費、出張手当などを含めて出張費と呼ぶことが一般的です。先に述べた通り、出張にかかるこれらの経費は旅費交通費の勘定科目で処理できます。しかし、出張手当を旅費交通費として処理するには、あらかじめ会社で出張旅費規程を作成しておくことが必要です。これを作成していない場合、税務調査の際などに出張手当が経費ではなく給与とみなされ、所得税額などが変わってきてしまいます。

交通費・旅費交通費・出張費の従来的な経費精算の方法

経費の精算方法は、その会社の規模などによって違いがあります。一般的な企業で行われている経費精算の流れについて解説します。

交通費精算書や出張報告書などを申請者が経理に提出して手続きを進める方法

まずひとつめは、申請書の作成を中心に経費計算をする方法です。営業業務などで社員が近距離移動の交通費を立て替えた場合、交通費精算書を作成し、費用の明細を申告します。一般的な交通費精算書の記入項目は、日付、訪問先、使用した交通機関、ルート、運賃などです。遠方への出張にかかった旅費交通費・出張費の精算には、旅費経費精算書または出張報告書を作成します。旅費経費精算書や出張報告書には、交通費精算書の項目に加え、宿泊場所や宿泊日数、宿泊金額、出張手当の金額などを記入する欄があります。

費用が大きくなる出張には、あらかじめ会社から仮払金が出る場合があるでしょう。その際は、仮払金の余剰分を返金する、もしくは、仮払金では不足した分の経費を申請する内容の書類となります。交通費の場合も旅費交通費・出張費の場合も、申請書を作成できたら、上司など承認者の承認印を捺印して経理部に提出します。申請書には、基本的にすべての領収書の添付が必要な場合が多いです。経理担当者は、記載されている費用の内容が領収書と合致しているか、合計金額は正確かなどをチェックし、会計帳簿へ仕分け入力を行います。その後、現金もしくは口座振り込みで立替金の出金が行われ、精算業務は完了です。

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システムを用いて精算する方法

経費精算システムなどを利用した経費申請も、紙媒体を用いた申請と同じように、申請、承認、経理部での確認というフローで行われます。しかしながら、経費精算システムの大きな特徴は、基本的に紙の書類への記入や会計ソフトへの手入力が必要ないということです。システムによって違いはあるものの、交通費精算であればシステムに出発地と到着地を入力して運賃などを算出し、その情報をそのまま申請できます。また、Googleカレンダーなどに入力しておいたスケジュールデータを取り込み、経路検索に利用できる機能が搭載されているものもあります。

旅費経費精算書や出張報告書を作成する際も、交通にかかる経費は同じようにデータを作成できます。 また、出張手当は、事前設定された項目を選択すると自動計算されるシステムが多いです。ただ、宿泊代や現地でのタクシー代などの情報は個別に入力する必要があり、紙での申請ほどではありませんが、手間が発生します。システムによっては現地で払う費用の領収書はスマートフォンで撮影してアプリに取り込み、データへ入力が可能なものもあります。こうして作成された申請書はリアルタイムで承認者が確認でき、経理部への申請や経理担当者の確認も経費精算システム上で完結します。

承認者は、システム上で共有している申請データを確認して、承認ボタンをクリックすれば承認業務が完了です。その後、経理部へ回付されたデータを担当者が確認し、システムと連携している会計ソフトへのデータ取り込みや出金手続きを行います。交通費の仕分けは申請データ作成時に自動で行われるため、経理担当者の手入力の手間を省くことができます。

■交通費精算書や出張報告書での処理:書面を作成し、上長印をもらったうえで、経理部へ提出。
■経費精算システムを用いた処理:システム上で経路検索をし、実際のルートを指定し申請処理をすすめる。上長及び経理部は同システム上で確認・承認・処理を行う。
(宿泊代や現地でのタクシー代などの情報は経路探索ではなく、個別に入力する必要が生じる)

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交通費の精算で経理担当者が直面しがちな課題と注意点

交通費精算において、経理担当者は以下のような課題に直面します。業務をスムーズにするには、留意点の把握をした上で、ルールを作成し、対策を講じておくことが重要です。

従業員の申請が遅い

交通費の経費申請は、一定期間ごとにすみやかに行われるのが望ましいとされています。経費申請が遅れると、領収書を紛失して申請が困難になったり、月末などに経費申請が集中し、精算業務以外の経理部の業務が滞ったりするからです。しかし、社員それぞれにも経費申請以外の業務が多々あるため、外部との取引などに影響を及ぼさない経費申請を面倒に感じて、つい後回しになってしまうことがあります。特に、経費が多く発生する営業部などの社員ほど、社内にいる時間が少ない傾向があり、書類の作成や上司の承認を得る機会を取るのが難しくなってしまうのです。

なかでも、急な出張に対応すると、出張後に通常業務のスケジュールがよりタイトになるため出張費の申請が遅れがちになります。さらに、業務上のさまざまな判断を迫られる立場である上司も、申請の承認に必要な交通経路の確認などの時間が取れないことがあるでしょう。こうして、経費申請をする社員と、それを承認する上司それぞれのところで書類が止まってしまうと、経理部への申請は2重に遅くなってしまうのです。こういった状況を予防するには、経費申請書の提出期日を明確し、それを周知・リマインドすることが有効となります。 そもそも、経費申請の遅れが望ましくない重要な理由は、経理部の精算業務が圧迫される以上に、その会社の月次決算などに影響が出るからです。申請の遅れで不利益をこうむるのは経理部だけではなく、会社全体であるということが周知されれば、期日までの申請を促しやすくなるでしょう。それでも申請の遅れが目立つ場合は、期日後の申請には稟議書が必要というルールを設ける方法もあります。こうすると、期日を越えた申請の許可を出すのが上司になるため、社員と経理担当者の間でトラブルが起こりにくくなるのです。

精算に手間がかかる

交通機関や交通経路が何種類にも及ぶことから、交通費精算は非常にチェック項目が多く、経理担当者にとって手間がかかりがちな業務です。どの交通機関を使ったか、経路はどのルートか、申請内容と領収書の内容は合致しているかなど、膨大な項目を照合しなくてはなりません。ただでさえ手間がかかるうえ、経理担当者に申請書類を作成させようとする社員や、申請ミスによる差し戻しで担当者とトラブルになる社員がいると、交通費精算は精神的な負担の大きいものになってしまうでしょう。精算業務をできるだけスムーズに行うには、以下のような項目に留意しておくのが有効です。

交通費精算処理における注意点

1.申請書に記載の金額の確認

申請書が提出されたら、まず、記載されている小計や合計の金額のチェックを行っておきます。エクセルなどの自動計算を使っていない場合、この部分のミスが発生することがあり、ミスに基づいて照合を行うと 大幅に時間をロスしてしまうからです。特に、1つ1つの項目の金額は正しく、合計金額だけが間違っていた場合などは、ミスに気付かず出金してしまうことがあります。

2.適切なルートで交通機関を利用しているかの確認

定められたルールに従って経費申請されているかも重要なチェック項目です。ルールに反して最短距離の経路を使っていないなどの場合、社員への質問や差し戻しが必要となってきます。遅延や突発的な用事で目的地までの最短ルートを使えなかった際は、あらかじめ理由を記載するルールを作っておくと業務がスムーズになるでしょう。

3.領収書のない経費の確認

電車やバスに乗車した場合や、領収書を紛失してしまった場合など、領収書を添付できない交通費が申請されることがあります。そういった場合は、申請書の記載だけを証拠に出金しなければならないため、備考欄などに訪問先や訪問目的も記載するルールを設けるとよいでしょう。また、申請の際、経路から定期区間分をあらかじめ控除するよう周知することも重要です。全社員分の定期区間を経理部が把握するのは非常に負担がかかり、精算業務を圧迫する大きな要素となります。

4.余裕をもった申請期日の設定と促し

多々ある通常業務の合間に作成される経費申請書類は、記載ミスが起こることも多く、しばしば申請者への差し戻しを行う必要があります。こうした事態を見越して、申請期日は余裕をもって設定しておきましょう。精算業務終了日まで余裕がない状態で差し戻しをすると、修正する社員と精算業務を行う経理担当者、双方の精神的負担が増してしまい、社員と担当者の間でトラブルが起こりやすくなってしまうのです。

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交通費精算を迅速かつ正確に処理する方法

交通費精算を効率化するには、スピード感とミスを防ぐことが不可欠です。以下のような利便性の高い機能を利用して、迅速かつ正確な交通費精算につなげていきましょう。

ICカードを利用して交通費精算を行う

効率化の方法ひとつめは、交通費利用はICカードで統一するということです。電車の切符代を現金で支払った場合などは、領収書を取ることが困難なため、申請が自己申告になってしまいます。しかし、ICカードを利用すれば、駅の券売機やICカードリーダーなどで区間や料金の履歴を確認することができ、正確な情報で申請できるのです。スマホに登録したモバイルsuicaなどでも、アプリから同様の履歴を確認できます。

ひと月分の交通費精算を一括で申請する場合なら、月初めのICカードの料金表示にチャージ分をプラスし、月末時点の余剰分を差し引くだけで正確な金額が出るため、申請者の手間を省けます。経理担当者も経路と料金の照らし合わせをする手間が省け、精算業務の効率化を図れるでしょう。

システムを導入する

経費精算システムや出張管理システムを導入すると、さらなる効率化を図れます。それぞれのシステムの具体的な利便性は以下のようなものです。

1.経費精算システムの利便性

経費精算システムの特徴は、経路検索などを伴う交通費の計算や記録が非常に簡単になることです。多くのシステムでは、交通費やルートの自動計算、定期区間分の自動控除などの機能があり、申請書を作成する社員の負担を軽減できます。さらに、経費精算システムのICカード読み取り機能が搭載されている場合は、利用した区間や料金が自動的にシステムに反映されるため、正確な金額の取得から申請書の作成までを一度に行えるのです。経路を自己申告する方法ではミスや不正申請の可能性がありますが、ICカード読み取りなら実際に利用した料金を把握できるため、不正やミスの予防効果を期待できます。

また、領収書の写真データ読み取り機能、会計ソフトへのデータ取り込み機能などを利用すると、記録の手間を省いて時間的なコストを削減でき、業務の効率化を図れるといえるでしょう。さらに、領収書の画像データをアップした際、タイムスタンプを付与して信ぴょう性を確保する機能もあり、こうして電子化されたデータは電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件に対応しています。紙の領収書は紛失などの危険性もあるため、領収書の電子化は業務の効率化だけでなく安全性の向上も図れるといえるのです。

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2.出張手配管理システムの利便性

■出張申請・手配・精算など出張に関わる業務を一元管理が可能
■出張旅費規程をシステム内に反映でき、不正防止に
■月々の出張費データを見える化できる
■社員が出張費を立て替える必要がなく、月々の出張費を一括請求書払いにできる

出張手配管理システムの特徴は、 出張申請・手配・精算など出張に関わる業務を一元管理できる点です。また、カラ出張などの不正対策も可能です。出張手配管理システムでは、専用ページから交通機関やホテルの予約をすることができ、承認者とデータを共有できます。出張旅費規程もシステム内に反映ができ、宿泊費の上限金額を上回る予約ができないよう制限をかけることのできるものもあります。管理画面から利用の状況や予約の変更履歴も確認できるため、実際にかかった費用などの出張実態を簡単に把握でき、精算書の承認もスムーズです。システムによっては、その月にかかった社員の出張費を一括請求払いすることが可能です。その場合、出張者が立て替え払いをして、出張費精算を行う必要がなく、出張者・経理担当者ともに負担が軽減化されます。また月々の出張費データは経理担当者も確認できるので、出張にかかる費用の精算が飛躍的に迅速になり、かつ正確性も保てるといえます。

こういったシステム導入には金銭的コストがかかるものの、安全性や利便性の向上を図れるのは大きなメリットです。多くのシステムでは詳しい資料を無料でダウンロードできるので、登録前に比較検討すれば、その会社の需要をムダなく満たす経費申請システムを見つけることができるでしょう。

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出張手配管理サービスの導入で時間的コストを削減しよう

手書きやエクセルでの経費申請は、それぞれの部署でストレス源となっている可能性があります。時間的コストがかかり、不正がしやすいのもネックです。また、出張においては飛行機や新幹線などの交通手段やホテル手配などの業務が発生します。それぞれに手配をする必要があるので、時間的コストがかかりやすく、精算の際もそれぞれの金額の妥当性を判断しなければならないため、経理担当者も出張者にも負担がかかります。出張管理システムを導入することでこれらの問題は解消され、出張者は簡単に出張手配ができ、複雑な経費精算申請手続きを踏まなくてすみます。システムの導入で利便性と安全性を確保すれば、業務の効率化を図れるうえ、正確性も確保できるといえます。その会社にマッチする出張管理や経費精算システムを導入して、より効率的な精算業務を行っていきましょう。

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